SES Hospedajes : ce que c'est, inscription et envoi des fiches (guide 2026)
SES Hospedajes (officiellement SES.HOSPEDAJES) est la plateforme en ligne du ministère de l’Intérieur espagnol par laquelle les hébergements touristiques en Espagne communiquent les données de leurs clients, la fameuse fiche des voyageurs (parte de viajeros). Elle est obligatoire depuis le 2 décembre 2024 pour les hôtels, campings, gîtes ruraux et locations de vacances de toute l’Espagne, sauf la Catalogne et le Pays basque, et les fiches doivent être envoyées dans les 24 heures suivant l’arrivée du client.
Dans ce guide, nous expliquons ce qu’est SES Hospedajes, qui doit l’utiliser, comment s’inscrire, quels codes sont nécessaires, les trois façons d’envoyer les fiches et que faire lorsque la plateforme pose problème.
Ce qu’est SES Hospedajes
SES Hospedajes est le système qui met en œuvre le décret royal 933/2021, qui oblige les activités d’hébergement à enregistrer et communiquer les données des voyageurs. Il est géré par le secrétariat d’État à la Sécurité du ministère de l’Intérieur et accessible depuis son portail électronique.
Avant SES Hospedajes, les fiches étaient envoyées à la Guardia Civil ou à la Police nationale via des systèmes distincts. SES Hospedajes les a réunis sur une seule plateforme et a élargi les données à communiquer. Si vous avez lu « SES Hospederías », il s’agit de l’ancien système ; nous expliquons la différence dans SES Hospederías vs SES Hospedajes.
| Aspect | SES Hospedajes |
|---|---|
| Organisme | Ministère de l'Intérieur |
| Réglementation | Décret royal 933/2021 |
| Obligatoire depuis | 2 décembre 2024 |
| Champ d'application | Toute l'Espagne sauf la Catalogne et le Pays basque |
| Délai de communication | 24 heures après l'arrivée du client |
| Coût | Gratuit |
| Modes d'envoi | Formulaire web, chargement de fichier et service web |
Qui doit utiliser SES Hospedajes
Toute personne ou entreprise qui propose un hébergement contre rémunération dans une région autre que la Catalogne et le Pays basque :
- Hôtels, auberges, pensions et appart’hôtels.
- Locations de vacances et appartements touristiques, même gérés par un particulier.
- Gîtes ruraux, hostels et campings.
- Locations saisonnières et chambres pour voyageurs.
En Catalogne, les fiches sont communiquées aux Mossos d’Esquadra et au Pays basque à l’Ertzaintza, chacun avec son propre système. Les obligations de fond (données, délai et conservation) sont les mêmes.
Comment s’inscrire sur SES Hospedajes
L’inscription se fait une seule fois par titulaire, puis on ajoute chaque établissement. La procédure complète, avec captures d’écran, figure dans notre guide comment s’inscrire sur SES Hospedajes. En résumé :
- Accédez au portail électronique du ministère de l’Intérieur et ouvrez la démarche SES.HOSPEDAJES.
- Identifiez-vous avec l’une des méthodes acceptées (par exemple un certificat numérique ou Cl@ve).
- Enregistrez-vous comme bailleur : titulaire (personne physique ou société), coordonnées et type d’activité.
- Ajoutez chaque établissement : adresse, type d’hébergement, nombre de chambres et, le cas échéant, le numéro d’enregistrement touristique régional.
- Conservez vos identifiants et vos codes de bailleur et d’établissement : ils vous serviront pour envoyer les fiches et connecter un logiciel.
Si vous gérez plusieurs biens, ils peuvent tous dépendre du même bailleur en tant qu’établissements distincts. Nous l’expliquons dans le check-in de plusieurs propriétés.
Codes SES Hospedajes : bailleur, établissement et utilisateur WS
Après l’inscription, SES Hospedajes vous attribue plusieurs identifiants, souvent confondus :
| Code | À quoi il sert | Où le trouver |
|---|---|---|
| Code bailleur | Identifie le titulaire qui envoie les fiches. | Obtenir le code de bailleur et d'établissement |
| Code établissement | Identifie chaque logement. Un par bien. | Même guide |
| Identifiant et mot de passe | Se connecter à la plateforme pour envoyer et consulter les fiches. | Générés lors de l'inscription |
| Utilisateur service web (terminant par « WS ») | Connecter un logiciel qui envoie les fiches automatiquement. | Obtenir l'utilisateur WS |
Comment envoyer les fiches sur SES Hospedajes
SES Hospedajes accepte trois modes de communication. Ils ont tous la même valeur légale ; la différence tient au temps qu’ils demandent.
1. Formulaire web (manuel)
Vous vous connectez à la plateforme et remplissez, client par client, les données personnelles, de séjour et de paiement. C’est l’option naturelle si vous recevez peu de clients, mais elle exige d’avoir toutes les données sous la main et quelqu’un de disponible pour les envoyer dans les 24 heures, y compris les week-ends et jours fériés.
2. Chargement de fichier
Permet de charger plusieurs fiches à la fois dans un fichier au format défini par le ministère. Il est surtout utilisé par les établissements qui génèrent ce fichier depuis leur logiciel de gestion (PMS).
3. Service web (automatique)
Un logiciel autorisé envoie les fiches directement à SES Hospedajes avec votre utilisateur WS, sans que vous ayez à vous connecter à la plateforme. C’est ce que fait Registro Parte Viajeros : le client effectue son check-in en ligne, scanne son document et signe depuis son téléphone, et la fiche est envoyée automatiquement avec son justificatif.
| Formulaire web | Fichier | Service web | |
|---|---|---|---|
| Qui saisit les données | Vous, à la main | Votre PMS | Le client lors du check-in en ligne |
| Effort par client | Élevé | Moyen | Aucun |
| Risque d'envoi tardif | Élevé | Moyen | Faible |
| Idéal pour | Très peu de clients | Hôtels avec PMS compatible | Tout hébergement |
Si vous travaillez déjà avec un PMS ou des plateformes de réservation, vous pouvez connecter Registro Parte Viajeros à votre fonctionnement actuel : consultez nos intégrations.
Quelles données demande SES Hospedajes
Les données sont fixées par le décret 933/2021 et regroupées en trois blocs :
- Voyageur : nom et prénoms, sexe, type et numéro de document, numéro de support (DNI et NIE espagnols), nationalité, date de naissance, adresse habituelle, téléphone, e-mail et, si des mineurs voyagent, leur lien avec l’adulte.
- Séjour : référence du contrat, dates et heures d’arrivée et de départ, nombre de voyageurs et données du logement.
- Paiement : type de paiement, identification du moyen de paiement et de son titulaire, et date du paiement.
Vous trouverez le détail de chaque champ dans quelles données contient la fiche des voyageurs.
Délais et amendes
La fiche doit être communiquée dans les 24 heures suivant l’arrivée du client, et les registres sont conservés 3 ans. Les manquements sont sanctionnés selon la loi organique 4/2015 sur la sécurité publique :
| Infraction | Exemples | Amende |
|---|---|---|
| Légère | Retards ponctuels, données incomplètes ou erreurs | 100 – 600 € |
| Grave | Ne pas transmettre les fiches, ne pas tenir ou ne pas conserver le registre | 601 – 30 000 € |
Plus d’informations dans amendes et sanctions de SES Hospedajes.
SES Hospedajes ne fonctionne pas : problèmes fréquents
- La plateforme ne charge pas ou affiche une erreur à l’envoi : c’est généralement temporaire. Enregistrez les données et réessayez ; si le problème persiste, consultez les solutions dans SES Hospedajes ne fonctionne pas.
- J’ai oublié mes identifiants : vous pouvez les récupérer depuis la plateforme ; nous l’expliquons dans le guide d’inscription.
- Je n’ai pas d’utilisateur terminant par « WS » : il est nécessaire pour connecter un logiciel. Voir obtenir l’utilisateur WS.
- Le numéro de support du DNI provoque une erreur : c’est un code différent du numéro de DNI ; vérifiez qu’ils n’ont pas été inversés.
- Je me suis trompé dans une fiche déjà envoyée : SES Hospedajes permet de modifier ou d’annuler les communications ; corrigez-la au plus vite.
Questions fréquentes sur SES Hospedajes
SES Hospedajes est-il gratuit ?
Oui. S’inscrire et envoyer des fiches sur SES Hospedajes ne coûte rien. C’est le logiciel qui automatise l’envoi qui peut avoir un coût.
Dois-je m’inscrire sur SES Hospedajes si je loue en tant que particulier ?
Oui, si votre hébergement se trouve hors de Catalogne et du Pays basque et que vous le louez à des voyageurs contre rémunération, même s’il s’agit d’un seul logement.
SES Hospedajes et SES Hospederías, est-ce la même chose ?
Non. « SES Hospederías » est le nom sous lequel était connu l’ancien système. Depuis décembre 2024, le seul système officiel est SES Hospedajes.
Puis-je utiliser SES Hospedajes en Catalogne ou au Pays basque ?
Non. En Catalogne, les fiches vont aux Mossos d’Esquadra et au Pays basque à l’Ertzaintza.
Combien de temps prend l’inscription sur SES Hospedajes ?
L’inscription sur le portail se fait en quelques minutes si vous avez sous la main votre identité électronique et les données de vos logements.
Puis-je inscrire plusieurs logements avec le même compte ?
Oui. Un même bailleur peut avoir plusieurs établissements, chacun avec son propre code.
Comment automatiser l’envoi à SES Hospedajes ?
En connectant un logiciel autorisé avec votre utilisateur WS. Avec Registro Parte Viajeros, le client fait son check-in en ligne et la fiche part toute seule, dès 2,50 €/mois par logement avec 7 jours d’essai gratuit. Nous vous aidons aussi à vous inscrire sur SES Hospedajes.
