Qu'est-ce que le Parte de Viajeros ? Guide 2026 de la fiche voyageurs en Espagne
Le parte de viajeros (fiche des voyageurs) est l’enregistrement officiel des données de chaque client qui séjourne dans un hébergement touristique en Espagne : qui il est, quand il arrive et repart, et comment il paie. Il est imposé par le décret royal 933/2021 et doit être transmis aux autorités dans un délai maximal de 24 heures après l’arrivée du client via SES Hospedajes (ministère de l’Intérieur espagnol), ou via les systèmes des Mossos d’Esquadra en Catalogne et de l’Ertzaintza au Pays basque. Ne pas l’envoyer peut entraîner des amendes de 601 à 30 000 €.
Ce guide réunit tout ce qu’il faut pour être en règle : qui est concerné, quelles données collecter, comment les envoyer, combien de temps les conserver, quelles sont les amendes, ainsi qu’un modèle PDF gratuit de la fiche des voyageurs.
La fiche des voyageurs en bref
| Question | Réponse courte |
|---|---|
| Qu'est-ce que c'est ? | L'enregistrement des données d'identité, de séjour et de paiement de chaque client. |
| Quel texte la régit ? | Décret royal 933/2021 et loi organique 4/2015 sur la sécurité publique (sanctions). |
| Qui doit l'envoyer ? | Tout hébergeur : hôtels, auberges, campings, gîtes ruraux et locations de vacances, professionnels ou particuliers. |
| Où l'envoie-t-on ? | SES Hospedajes dans presque toute l'Espagne ; Mossos d'Esquadra en Catalogne ; Ertzaintza au Pays basque. |
| Délai ? | 24 heures maximum après l'arrivée du client. |
| Faut-il enregistrer les mineurs ? | Oui, tous les clients. Les données des moins de 14 ans sont fournies par l'adulte accompagnant, avec le lien de parenté. |
| Combien de temps la conserver ? | 3 ans. |
| Quelles amendes ? | De 100 à 600 € (légères) et de 601 à 30 000 € (graves). |
Ce qu’est la fiche des voyageurs et à quoi elle sert
La fiche des voyageurs (aussi appelée parte de entrada de viajeros, registro de viajeros ou fiche d’enregistrement des clients) est la communication obligatoire par laquelle l’hébergement transmet à la police les données de chaque personne hébergée. Sa finalité est la sécurité publique : elle permet à la Police nationale et à la Guardia Civil de savoir qui loge où et quand, et sert à prévenir le terrorisme et d’autres délits graves.
L’obligation n’est pas nouvelle, mais elle a beaucoup changé avec le décret royal 933/2021, qui a élargi les données à communiquer (y compris la transaction et le moyen de paiement) et a transféré l’envoi vers la plateforme SES Hospedajes, obligatoire depuis le 2 décembre 2024. Cette plateforme a remplacé l’ancien système de la Guardia Civil (« hospederías ») et celui de la Police nationale. Nous expliquons la différence dans SES Hospederías vs SES Hospedajes.
En pratique, la fiche des voyageurs implique deux obligations distinctes :
- Registre documentaire : collecter et conserver les données du client et du séjour (le « livre registre »).
- Communication : transmettre ces données à l’autorité compétente dans les 24 heures.
Qui doit envoyer la fiche des voyageurs
Toutes les personnes physiques ou morales qui proposent un hébergement contre rémunération sont concernées, quelle que soit la taille de l’activité :
- Hôtels, auberges, pensions et appart’hôtels.
- Appartements touristiques et locations de vacances (VUT, VV, VFT selon la région).
- Gîtes ruraux et hébergements de tourisme rural.
- Campings et hostels.
- Locations saisonnières et chambres louées à des voyageurs.
- Plateformes numériques qui servent d’intermédiaire dans ces activités, pour les obligations que leur attribue le décret 933/2021.
Peu importe que vous gériez un seul appartement sur Airbnb ou une chaîne d’hôtels : le particulier qui loue son logement à des touristes a la même obligation de déclaration qu’un hôtel. Seule la manière de tenir le registre change entre professionnels et non-professionnels (voir le tableau plus bas).
Quelles données contient la fiche des voyageurs
Le décret 933/2021 regroupe les données en trois blocs. Mieux vaut les demander avant l’arrivée du client, car au check-in il manque souvent des informations (surtout le numéro de support du document ou le moyen de paiement).
Données de chaque voyageur
| Donnée | Remarques |
|---|---|
| Nom et prénoms | Tels qu'ils figurent sur le document. |
| Sexe | — |
| Type et numéro de document | DNI, NIE, passeport ou autre pièce d'identité valide. |
| Numéro de support du document | Obligatoire pour les DNI et NIE espagnols. C'est un code imprimé sur le document, différent du numéro d'identité. |
| Nationalité et date de naissance | — |
| Adresse de résidence habituelle | Adresse complète, ville et pays. |
| Téléphone et e-mail | Téléphone fixe ou mobile et e-mail de contact. |
| Lien de parenté | Uniquement si des mineurs voyagent : lien avec l'adulte responsable. |
Données du séjour (contrat)
- Référence du contrat ou de la réservation et date de conclusion.
- Date et heure d’arrivée et de départ.
- Nombre de voyageurs.
- Données du logement : adresse complète, nombre de chambres et présence ou non d’une connexion internet.
Données de paiement
- Type de paiement : espèces, carte, virement, plateforme de paiement, etc.
- Identification du moyen de paiement (par exemple le type et le numéro de carte ou l’IBAN, selon le cas) et de son titulaire.
- Date d’expiration de la carte, le cas échéant, et date du paiement.
Si la réservation provient d’une plateforme (Airbnb, Booking, Vrbo…), c’est elle qui gère le paiement, et cela est indiqué dans la fiche.
Signature : le voyageur majeur doit signer la fiche (sur papier ou électroniquement). Les mineurs ne signent pas ; c’est l’adulte responsable qui le fait.
Délai d’envoi de la fiche des voyageurs : 24 heures
La communication doit être faite dans un délai maximal de 24 heures à compter du début du service d’hébergement, c’est-à-dire de l’arrivée du client. Inutile d’attendre le check-in pour collecter les données : vous pouvez les demander à l’avance et les envoyer dès l’arrivée du client.
Quelques cas fréquents :
- Arrivées de nuit ou sans contact : le délai court quand même. Le plus sûr est que le client complète son enregistrement en ligne avant d’arriver. Voir check-in de nuit.
- Clients arrivant des jours différents : chacun est déclaré à partir de sa propre arrivée. Voir enregistrer des clients qui arrivent à des jours différents.
- Modifications ou erreurs : SES Hospedajes permet de modifier ou d’annuler une communication déjà envoyée ; corrigez-la dès que vous repérez l’erreur.
- Grands groupes : le délai n’est pas prolongé. Voir gérer des groupes de plus de 10 personnes.
Où l’envoyer : SES Hospedajes, Mossos et Ertzaintza
| Localisation de l'hébergement | Destinataire de la fiche |
|---|---|
| Toute l'Espagne sauf la Catalogne et le Pays basque | SES Hospedajes (ministère de l'Intérieur) |
| Catalogne | Système des Mossos d'Esquadra |
| Pays basque | Système de l'Ertzaintza |
Pour envoyer des fiches à SES Hospedajes, vous devez d’abord inscrire votre hébergement sur la plateforme et obtenir vos codes de bailleur et d’établissement. Nous l’expliquons pas à pas dans notre guide SES Hospedajes.
Comment remplir la fiche des voyageurs pas à pas
Option 1 : manuellement
- Inscrivez-vous sur SES Hospedajes avec votre identité électronique et ajoutez chaque établissement. Guide : comment s’inscrire sur SES Hospedajes.
- Collectez les données et la signature de chaque client, sur papier (avec notre modèle gratuit ci-dessous) ou au format numérique.
- Saisissez les données dans SES Hospedajes via le formulaire web ou en chargeant un fichier, dans les 24 heures suivant l’arrivée.
- Conservez le justificatif d’envoi et le registre pendant 3 ans.
Le processus manuel fonctionne, mais il prend 5 à 10 minutes par client, oblige à recopier les données à la main (avec un risque d’erreurs) et dépend de la disponibilité de quelqu’un pour envoyer à temps, y compris les week-ends et jours fériés.
Option 2 : automatiquement
Avec un logiciel connecté à SES Hospedajes par service web, le client fait son check-in en ligne depuis son téléphone, scanne son document, signe, et la fiche part toute seule. C’est ainsi que fonctionne Registro Parte Viajeros :
- Check-in en ligne : vous envoyez un lien au client avant son arrivée et il complète lui-même ses données depuis n’importe quel appareil, dans sa langue.
- Check-in en présentiel : à la réception, la lecture du code MRZ de la carte d’identité ou du passeport remplit les champs en quelques secondes.
- Envoi automatique à SES Hospedajes, aux Mossos d’Esquadra ou à l’Ertzaintza, avec un justificatif pour chaque fiche.
- Fiches et voyageurs illimités dès 2,50 €/mois par logement, avec 7 jours d’essai gratuit.
| Manuel | Automatique | |
|---|---|---|
| Temps par client | 5–10 minutes | Fait par le client lors du check-in en ligne |
| Erreurs de saisie | Fréquentes | Lecture automatique du document |
| Envoi sous 24 heures | Dépend de quelqu'un | Automatique dès le check-in terminé |
| Signature du client | Sur papier ou scannée | Électronique, depuis le téléphone |
| Conservation 3 ans | Archivage par vos soins | Registre numérique inclus |
Modèle de fiche des voyageurs gratuit (PDF)
Si vous préférez collecter les données sur papier, vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle de fiche des voyageurs en PDF. Il contient tous les champs exigés par le décret 933/2021 : données du voyageur, du séjour et du paiement, ainsi qu’un espace pour la signature.
N’oubliez pas que le modèle papier ne remplace pas la communication : les données doivent quand même être envoyées à SES Hospedajes (ou aux Mossos/Ertzaintza) dans les 24 heures. Plus de détails pour le remplir dans le guide du modèle PDF.
Obligations du propriétaire ou du gestionnaire
| Obligation | Concerne | Délai |
|---|---|---|
| S'inscrire sur SES Hospedajes (ou Mossos/Ertzaintza) | Tous | Avant de recevoir des clients |
| Collecter les données et la signature du client | Tous | Au début du séjour |
| Transmettre la fiche | Tous | 24 heures maximum |
| Tenir le registre au format informatique | Professionnels | En continu |
| Conserver les registres | Tous | 3 ans |
Quelle est la différence entre les obligations des professionnels et des non-professionnels ?
| Catégorie | Créer la fiche | Registre informatique | Données à communiquer |
|---|---|---|---|
| Professionnels | ✅ Obligatoire | ✅ Obligatoire | Complètes (transactions incluses) |
| Non-professionnels | ✅ Obligatoire | ❌ Non obligatoire | De base (clients uniquement) |
Combien de temps conserver la fiche des voyageurs
Les registres doivent être conservés 3 ans à compter de la fin du séjour et rester à la disposition des autorités en cas d’inspection. Passé ce délai, ils doivent être supprimés de façon sécurisée, car ce sont des données personnelles soumises au RGPD. Nous le détaillons dans combien de temps conserver les fiches des voyageurs et dans comment traiter les données sensibles de vos clients.
Amendes pour défaut d’envoi de la fiche des voyageurs
Les sanctions sont fixées par la loi organique 4/2015 sur la protection de la sécurité publique :
| Type d'infraction | Exemples | Amende |
|---|---|---|
| Légère | Retards ponctuels, données incomplètes ou erreurs dans le registre | 100 – 600 € |
| Grave | Ne pas transmettre les fiches, ne pas tenir le registre ou ne pas le conserver | 601 – 30 000 € |
Au sein de chaque tranche, le montant dépend de la gravité, de la récidive ou du nombre de clients concernés. Voir le détail dans amendes et sanctions de SES Hospedajes.
Erreurs les plus fréquentes avec la fiche des voyageurs
- Confondre le numéro du document avec le numéro de support : ce sont deux champs différents, et les deux sont exigés.
- Envoyer hors délai parce que le client arrive de nuit ou le week-end.
- Ne pas enregistrer les mineurs ou ne pas indiquer leur lien avec l’adulte. Plus d’informations dans l’enregistrement des moins de 14 ans.
- Demander et conserver une photo de la pièce d’identité, ce que la loi n’exige pas et qui pose des problèmes de protection des données. Voir est-il légal de demander une photo de la pièce d’identité au client ?
- Laisser vides les données de paiement lorsque la réservation ne vient pas d’une plateforme.
La liste complète se trouve dans les erreurs les plus fréquentes des hôtes.
Questions fréquentes sur la fiche des voyageurs
La fiche des voyageurs est-elle obligatoire si je loue mon logement en tant que particulier ?
Oui. L’obligation s’applique à toute personne qui propose un hébergement contre rémunération, y compris les particuliers qui louent une location de vacances via des plateformes comme Airbnb ou Booking.
Le parte de viajeros est-il la même chose que le registro de viajeros ?
Oui, ce sont des noms différents pour la même obligation. On parle aussi de fiche d’arrivée des voyageurs, de fiche client ou de registre des clients.
Que se passe-t-il si le client refuse de donner ses données ?
Vous pouvez lui refuser l’hébergement : sans ses données, vous ne pouvez pas respecter votre obligation de les communiquer. Voir que faire si un client refuse de donner ses données.
Dois-je envoyer la fiche si la réservation est annulée ?
Il n’y a pas de fiche des voyageurs si le client ne séjourne pas, puisque la communication se fait à partir de l’arrivée. Si vous l’avez déjà envoyée, annulez-la dans SES Hospedajes.
Faut-il envoyer la fiche en Catalogne et au Pays basque ?
Oui, mais pas à SES Hospedajes : en Catalogne, elle va aux Mossos d’Esquadra et au Pays basque à l’Ertzaintza, chacun avec son propre système.
Puis-je envoyer la fiche des voyageurs depuis mon téléphone ?
Oui. SES Hospedajes fonctionne dans le navigateur et, avec une solution comme Registro Parte Viajeros, le client fait son check-in depuis son téléphone et l’envoi se fait automatiquement.
Faut-il un certificat numérique pour envoyer la fiche des voyageurs ?
Pour vous inscrire sur SES Hospedajes, vous devez vous identifier sur le portail électronique du ministère de l’Intérieur. Une fois inscrit, les envois se font avec vos identifiants de la plateforme.
Puis-je corriger une fiche des voyageurs déjà envoyée ?
Oui. SES Hospedajes permet de consulter, modifier et annuler les communications envoyées. Corrigez l’erreur au plus vite pour éviter une infraction.
Faut-il aussi enregistrer les bébés et les enfants ?
Oui, tous les clients, sans limite d’âge. Les données des moins de 14 ans sont fournies par l’adulte accompagnant, avec le lien de parenté.
Combien coûte l’automatisation de la fiche des voyageurs ?
Avec Registro Parte Viajeros, 3 €/mois ou 30 €/an par logement (soit 2,50 €/mois), avec fiches et voyageurs illimités et 7 jours d’essai gratuit. Voir les tarifs.
