Quelles fonctionnalités une application d'enregistrement des voyageurs doit-elle avoir pour être conforme à la loi en Espagne ?

Depuis l’entrée en vigueur définitive du Real Decreto 933/2021, l’enregistrement des invités en Espagne n’est plus une simple formalité de « papier et signature » mais est devenu un processus numérique exhaustif, résolvez la bureaucratie de votre hébergement avec notre application d’enregistrement des voyageurs. Il ne suffit plus de noter le DNI ; désormais, la réglementation exige une quantité sans précédent de données et une communication quasi instantanée avec le Ministère de l’Intérieur.

Si vous cherchez une solution technologique, voici les caractéristiques essentielles que votre application doit avoir pour garantir que votre entreprise soit protégée contre des amendes pouvant aller jusqu’à 30 000 €.

Connexion native avec SES.HOSPEDAJES

À partir de décembre 2024, la plateforme SES.HOSPEDAJES du Ministère de l’Intérieur est devenue le canal unique et obligatoire pour la majeure partie du territoire national (remplaçant ou centralisant les anciens envois aux Hospederías de la Guardia Civil et WebPol). Avec Registro Parte Viajeros, vous disposez d’une application d’enregistrement des voyageurs avec toutes les fonctionnalités nécessaires pour respecter les obligations légales.

Capture des « Nouvelles Données » du RD 933/2021

La nouvelle loi exige de collecter jusqu’à 17 champs de données par voyageur, dont beaucoup ne figurent pas sur la puce ou sur le devant d’une carte d’identité traditionnelle. Une application efficace doit vous permettre de capturer facilement :

• Coordonnées : Numéro de téléphone portable et adresse e-mail (obligatoires).

• Lien de parenté : Obligatoire lorsqu’il y a des mineurs de moins de 14 ans.

• Données de la transaction : Méthode de paiement (carte, espèces, virement), titulaire du paiement et date d’expiration de la carte.

Scanner OCR intelligent

Pour éviter les erreurs humaines — qui sont sanctionnées —, l’application doit disposer de la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).

• Scanner le code MRZ : L’application doit lire la zone de lecture mécanique des passeports et des DNI en quelques secondes.

Signature numérique de la fiche

Le formulaire d’entrée doit être signé par tous les voyageurs âgés de plus de 14 ans. L’application doit permettre la signature tactile sur écran et générer un document PDF (le “Formulaire d’Entrée”) conforme aux normes légales de signature électronique, liant de manière incontestable la signature aux données de l’enregistrement.

Stockage sécurisé pendant 3 ans

La loi espagnole oblige les établissements à conserver le registre documentaire pendant une période de 3 ans à compter de la fin du séjour.

• Sécurité : Recherchez des applications utilisant un chiffrement et respectant strictement le RGPD.

• Accessibilité : En cas d’inspection, vous devez pouvoir récupérer et télécharger immédiatement toute partie des entrées des 36 derniers mois.

Automatisation des Délais (Règle des 24 Heures)

La communication aux autorités doit être effectuée dans un délai maximum de 24 heures à partir du début du service (le check-in) et, dans certains cas, même à partir de la confirmation de la réservation.

• Envoi automatique : L’application devrait envoyer les données au moment où l’enregistrement est terminé, sans intervention manuelle, et vous retourner un reçu de l’envoi réussi.

Exigence	Enregistrement manuel / Papier	Registro Parte Viajeros
Temps par invité	5-10 minutes	Menos d'une minute
Erreur de données	Haut (illisibilité)	Très bas (lecture OCR)
Envoi vers l'intérieur	Manuel (risque d'oubli)	Automatique et instantané
Garantie 3 ans	Classeurs physiques (occupent de l'espace)	Nuage sécurisé et organisé
Conformité RD 933/2021	Très difficile à gérer	Intégré par défaut

En 2026, exploiter une location touristique ou un hôtel sans un outil d’automatisation n’est pas seulement inefficace, c’est un risque financier. Une bonne application d’enregistrement n’est pas une dépense, c’est une assurance juridique qui vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : que vos invités profitent de leur séjour.

Essayez la solution d’Registro Parte Viajeros ici et automatisez vos rapports d’entrée dès aujourd’hui.