SES Hospedajes: cos'è, come registrarsi e inviare i parti (guida 2026)
SES Hospedajes (ufficialmente SES.HOSPEDAJES) è la piattaforma online del Ministero dell’Interno spagnolo tramite la quale le strutture turistiche in Spagna comunicano i dati dei loro ospiti, il cosiddetto parte de viajeros. È obbligatoria dal 2 dicembre 2024 per hotel, campeggi, case rurali e case vacanza in tutta la Spagna tranne Catalogna e Paesi Baschi, e i parti devono essere inviati entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite.
In questa guida spieghiamo cos’è SES Hospedajes, chi deve usarlo, come registrarsi, quali codici servono, i tre modi di inviare i parti e cosa fare quando la piattaforma dà problemi.
Cos’è SES Hospedajes
SES Hospedajes è il sistema che dà attuazione al Real Decreto 933/2021, che obbliga le attività ricettive a registrare e comunicare i dati dei viaggiatori. È gestito dalla Segreteria di Stato per la Sicurezza del Ministero dell’Interno e vi si accede dalla sua sede elettronica.
Prima di SES Hospedajes, i parti si inviavano alla Guardia Civil o alla Polizia Nazionale con sistemi diversi. SES Hospedajes li ha unificati in un’unica piattaforma e ha ampliato i dati da comunicare. Se hai letto “SES Hospederías”, si tratta del sistema precedente; ti spieghiamo la differenza in SES Hospederías vs SES Hospedajes.
| Aspetto | SES Hospedajes |
|---|---|
| Ente | Ministero dell'Interno |
| Normativa | Real Decreto 933/2021 |
| Obbligatorio dal | 2 dicembre 2024 |
| Ambito | Tutta la Spagna tranne Catalogna e Paesi Baschi |
| Termine di comunicazione | 24 ore dall'arrivo dell'ospite |
| Costo | Gratuito |
| Modalità di invio | Modulo web, caricamento di file e servizio web |
Chi deve usare SES Hospedajes
Qualsiasi persona o azienda che offra alloggio dietro pagamento in una comunità autonoma diversa da Catalogna e Paesi Baschi:
- Hotel, ostelli, pensioni e aparthotel.
- Case vacanza e appartamenti turistici, anche se gestiti da un privato.
- Case rurali, ostelli e campeggi.
- Affitti stagionali e camere per viaggiatori.
In Catalogna i parti si comunicano ai Mossos d’Esquadra e nei Paesi Baschi all’Ertzaintza, con sistemi propri. Gli obblighi di fondo (dati, termine e conservazione) sono gli stessi.
Come registrarsi su SES Hospedajes
La registrazione si fa una sola volta per titolare e poi si aggiunge ogni struttura. Il procedimento completo, con schermate, è nella nostra guida come registrarsi su SES Hospedajes. In sintesi:
- Accedi alla sede elettronica del Ministero dell’Interno ed entra nella procedura SES.HOSPEDAJES.
- Identificati con uno dei metodi ammessi dalla sede (ad esempio certificato digitale o Cl@ve).
- Registra i tuoi dati come locatore: titolare (persona fisica o società), dati di contatto e tipo di attività.
- Aggiungi ogni struttura: indirizzo, tipo di alloggio, numero di stanze e, se presente, il numero di registrazione turistica regionale.
- Conserva le credenziali e i codici di locatore e di struttura: ti serviranno per inviare i parti e per collegare qualsiasi software.
Se gestisci più proprietà, possono dipendere tutte dallo stesso locatore come strutture distinte. Lo spieghiamo in check-in di più proprietà.
Codici di SES Hospedajes: locatore, struttura e utente WS
Dopo la registrazione, SES Hospedajes ti assegna diversi identificativi. È facile confonderli:
| Codice | A cosa serve | Dove trovarlo |
|---|---|---|
| Codice locatore | Identifica il titolare che comunica i parti. | Come ottenere il codice di locatore e di struttura |
| Codice struttura | Identifica ogni alloggio. Ce n'è uno per proprietà. | Stessa guida |
| Utente e password di accesso | Entrare nella piattaforma per inviare e consultare i parti. | Generati con la registrazione |
| Utente servizio web (termina in "WS") | Collegare un software che invii i parti in automatico. | Come ottenere l'utente WS |
Come inviare i parti su SES Hospedajes
SES Hospedajes ammette tre modalità di comunicazione. Hanno tutte lo stesso valore legale; cambia il tempo che richiedono.
1. Modulo web (manuale)
Entri nella piattaforma e compili, ospite per ospite, i dati personali, del soggiorno e del pagamento. È l’opzione naturale se ricevi pochi ospiti, ma richiede di avere tutti i dati a portata di mano e qualcuno disponibile per inviarli entro 24 ore, anche nei fine settimana e nei festivi.
2. Caricamento di file
Permette di caricare più parti insieme in un file con il formato definito dal Ministero. Lo usano soprattutto le strutture che generano quel file dal proprio gestionale (PMS).
3. Servizio web (automatico)
Un software autorizzato invia i parti direttamente a SES Hospedajes con il tuo utente WS, senza che tu debba entrare nella piattaforma. È ciò che fa Registro Parte Viajeros: l’ospite completa il suo check-in online, scansiona il documento e firma dal cellulare, e il parte viene inviato automaticamente con la relativa ricevuta.
| Modulo web | File | Servizio web | |
|---|---|---|---|
| Chi inserisce i dati | Tu, a mano | Il tuo PMS | L'ospite nel check-in online |
| Impegno per ospite | Alto | Medio | Nessuno |
| Rischio di inviare in ritardo | Alto | Medio | Basso |
| Ideale per | Pochissimi ospiti | Hotel con PMS compatibile | Qualsiasi struttura |
Se lavori già con un PMS o con le piattaforme di prenotazione, puoi collegare Registro Parte Viajeros al tuo flusso attuale: consulta le nostre integrazioni.
Quali dati richiede SES Hospedajes
I dati sono quelli fissati dal RD 933/2021, raggruppati in tre blocchi:
- Viaggiatore: nome e cognomi, sesso, tipo e numero di documento, numero di supporto (DNI e NIE spagnoli), nazionalità, data di nascita, indirizzo abituale, telefono, email e, se viaggiano minori, la parentela con l’adulto.
- Soggiorno: riferimento del contratto, date e orari di entrata e uscita, numero di viaggiatori e dati dell’immobile.
- Pagamento: tipo di pagamento, identificazione del mezzo di pagamento e del titolare, e data del pagamento.
Trovi il dettaglio di ogni campo in quali dati include il parte de viajeros.
Termini e multe
Il parte va comunicato entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite e i registri si conservano 3 anni. L’inadempimento è sanzionato secondo la Legge Organica 4/2015 sulla sicurezza pubblica:
| Infrazione | Esempi | Multa |
|---|---|---|
| Lieve | Ritardi occasionali, dati incompleti o errori | 100 – 600 € |
| Grave | Non comunicare i parti, non tenere o non conservare il registro | 601 – 30.000 € |
Maggiori informazioni in multe e sanzioni di SES Hospedajes.
SES Hospedajes non funziona: problemi frequenti
- La piattaforma non si carica o dà errore all’invio: di solito è temporaneo. Salva i dati e riprova; se il problema persiste, consulta le soluzioni in SES Hospedajes non funziona.
- Non ricordo le credenziali: puoi recuperarle dalla piattaforma stessa; lo spieghiamo nella guida alla registrazione.
- Non ho l’utente che termina in “WS”: serve per collegare un software. Vedi come ottenere l’utente WS.
- Il numero di supporto del DNI dà errore: è un codice diverso dal numero del DNI; verifica che non siano stati scambiati.
- Ho sbagliato un parte già inviato: SES Hospedajes permette di modificare o annullare le comunicazioni; correggilo il prima possibile.
Domande frequenti su SES Hospedajes
SES Hospedajes è gratuito?
Sì. Registrarsi e inviare i parti su SES Hospedajes non ha costi. Può avere un costo il software che automatizza l’invio.
Devo registrarmi su SES Hospedajes se affitto da privato?
Sì, se la tua struttura si trova fuori da Catalogna e Paesi Baschi e la affitti a viaggiatori dietro pagamento, anche se è una sola casa.
SES Hospedajes e SES Hospederías sono la stessa cosa?
No. “SES Hospederías” è il nome con cui era noto il vecchio sistema. Da dicembre 2024 l’unico sistema ufficiale è SES Hospedajes.
Posso usare SES Hospedajes in Catalogna o nei Paesi Baschi?
No. In Catalogna i parti si comunicano ai Mossos d’Esquadra e nei Paesi Baschi all’Ertzaintza.
Quanto tempo richiede la registrazione su SES Hospedajes?
La registrazione nella sede si completa in pochi minuti se hai a portata di mano la tua identità digitale e i dati delle tue strutture.
Posso registrare più alloggi con lo stesso account?
Sì. Uno stesso locatore può avere più strutture, ciascuna con il proprio codice.
Come automatizzo l’invio a SES Hospedajes?
Collegando un software autorizzato con il tuo utente WS. Con Registro Parte Viajeros l’ospite fa il check-in online e il parte si invia da solo, da 2,50 €/mese per struttura e con 7 giorni di prova gratuita. Inoltre ti aiutiamo con la registrazione su SES Hospedajes.
