Was ist der Parte de Viajeros? Leitfaden zur Gästemeldung in Spanien 2026
Der parte de viajeros (Meldeschein für Reisende) ist die amtliche Erfassung der Daten jedes Gastes, der in einer touristischen Unterkunft in Spanien übernachtet: wer er ist, wann er an- und abreist und wie er bezahlt. Vorgeschrieben ist er durch das Königliche Dekret 933/2021, und er muss den Behörden innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft des Gastes über SES Hospedajes (spanisches Innenministerium) übermittelt werden – in Katalonien über das System der Mossos d’Esquadra und im Baskenland über das der Ertzaintza. Wer ihn nicht übermittelt, riskiert Bußgelder von 601 bis 30.000 €.
In diesem Leitfaden finden Sie alles, was Sie für die Einhaltung brauchen: wer verpflichtet ist, welche Daten zu erfassen sind, wie die Übermittlung funktioniert, wie lange aufzubewahren ist, welche Bußgelder drohen – und eine kostenlose PDF-Vorlage für den Meldeschein.
Der Meldeschein auf einen Blick
| Frage | Kurze Antwort |
|---|---|
| Was ist das? | Die Erfassung von Identitäts-, Aufenthalts- und Zahlungsdaten jedes Gastes. |
| Welche Vorschrift regelt ihn? | Königliches Dekret 933/2021 und Organgesetz 4/2015 über die öffentliche Sicherheit (Sanktionen). |
| Wer muss ihn senden? | Alle Beherbergungsbetriebe: Hotels, Hostels, Campingplätze, Landhäuser und Ferienwohnungen – gewerblich oder privat. |
| Wohin wird er gesendet? | SES Hospedajes in fast ganz Spanien; Mossos d'Esquadra in Katalonien; Ertzaintza im Baskenland. |
| Frist? | Höchstens 24 Stunden nach Ankunft des Gastes. |
| Müssen Minderjährige gemeldet werden? | Ja, alle Gäste. Die Daten von Kindern unter 14 Jahren gibt der begleitende Erwachsene an, einschließlich des Verwandtschaftsverhältnisses. |
| Wie lange aufbewahren? | 3 Jahre. |
| Welche Bußgelder gibt es? | 100 bis 600 € (leicht) und 601 bis 30.000 € (schwer). |
Was der Meldeschein ist und wozu er dient
Der Meldeschein (auch parte de entrada de viajeros, registro de viajeros oder Gästeregistrierung genannt) ist die Pflichtmitteilung, mit der die Unterkunft der Polizei die Daten jeder beherbergten Person übermittelt. Sein Zweck ist die öffentliche Sicherheit: Die Nationalpolizei und die Guardia Civil wissen so, wer sich wann wo aufhält, und er dient der Vorbeugung von Terrorismus und anderen schweren Straftaten.
Die Pflicht ist nicht neu, hat sich aber mit dem Königlichen Dekret 933/2021 stark verändert: Es hat die zu meldenden Daten erweitert (einschließlich Transaktion und Zahlungsmittel) und die Übermittlung auf die Plattform SES Hospedajes verlagert, die seit dem 2. Dezember 2024 verpflichtend ist. Sie ersetzt das frühere System der Guardia Civil („hospederías”) und das der Nationalpolizei. Den Unterschied erklären wir in SES Hospederías vs. SES Hospedajes.
In der Praxis umfasst der Meldeschein zwei getrennte Pflichten:
- Dokumentenregister: die Daten von Gast und Aufenthalt erfassen und aufbewahren (das „Gästebuch”).
- Meldung: diese Daten innerhalb von 24 Stunden an die zuständige Behörde übermitteln.
Wer den Meldeschein senden muss
Verpflichtet sind alle natürlichen und juristischen Personen, die Unterkunft gegen Entgelt anbieten, unabhängig von der Größe des Betriebs:
- Hotels, Hostels, Pensionen und Aparthotels.
- Touristische Apartments und Ferienwohnungen (VUT, VV, VFT, je nach Region).
- Landhäuser und Unterkünfte im ländlichen Tourismus.
- Campingplätze und Herbergen.
- Saisonvermietungen und an Reisende vermietete Zimmer.
- Digitale Plattformen, die bei diesen Tätigkeiten vermitteln, für die Pflichten, die ihnen das Dekret 933/2021 zuweist.
Es spielt keine Rolle, ob Sie eine einzige Wohnung auf Airbnb oder eine Hotelkette verwalten: Privatpersonen, die ihre Wohnung an Touristen vermieten, haben dieselbe Meldepflicht wie ein Hotel. Zwischen gewerblichen und privaten Vermietern unterscheidet sich nur die Art der Registerführung (siehe Tabelle weiter unten).
Welche Daten der Meldeschein enthält
Das Dekret 933/2021 gliedert die Daten in drei Blöcke. Es empfiehlt sich, sie vor der Ankunft des Gastes anzufordern, denn beim Check-in fehlen oft Angaben (vor allem die Trägernummer des Dokuments oder das Zahlungsmittel).
Daten jedes Reisenden
| Angabe | Hinweise |
|---|---|
| Vor- und Nachnamen | Wie im Dokument angegeben. |
| Geschlecht | — |
| Art und Nummer des Dokuments | DNI, NIE, Reisepass oder ein anderes gültiges Ausweisdokument. |
| Trägernummer des Dokuments | Pflicht bei spanischem DNI und NIE. Ein auf dem Dokument aufgedruckter Code, der sich von der Ausweisnummer unterscheidet. |
| Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum | — |
| Gewöhnliche Wohnadresse | Vollständige Adresse, Ort und Land. |
| Telefon und E-Mail | Festnetz oder Mobiltelefon und Kontakt-E-Mail. |
| Verwandtschaft | Nur bei reisenden Minderjährigen: Beziehung zum verantwortlichen Erwachsenen. |
Daten des Aufenthalts (Vertrag)
- Vertrags- oder Buchungsreferenz und Abschlussdatum.
- Datum und Uhrzeit von An- und Abreise.
- Anzahl der Reisenden.
- Daten der Unterkunft: vollständige Adresse, Anzahl der Zimmer und ob ein Internetzugang vorhanden ist.
Zahlungsdaten
- Zahlungsart: bar, Karte, Überweisung, Zahlungsplattform usw.
- Angaben zum Zahlungsmittel (z. B. Kartentyp und -nummer oder IBAN, je nach Fall) und dessen Inhaber.
- Ablaufdatum der Karte, falls zutreffend, und Zahlungsdatum.
Kommt die Buchung über eine Plattform (Airbnb, Booking, Vrbo …), wickelt diese die Zahlung ab, und das wird im Meldeschein so angegeben.
Unterschrift: Volljährige Reisende müssen den Meldeschein unterschreiben (auf Papier oder digital). Minderjährige unterschreiben nicht; das übernimmt der verantwortliche Erwachsene.
Frist für den Meldeschein: 24 Stunden
Die Meldung muss innerhalb von 24 Stunden nach Beginn der Beherbergung erfolgen, also ab der Ankunft des Gastes. Sie müssen nicht bis zum Check-in warten, um die Daten zu erfassen: Sie können sie vorab anfordern und senden, sobald der Gast eintrifft.
Einige häufige Fälle:
- Nächtliche oder kontaktlose Anreise: Die Frist läuft trotzdem. Am sichersten ist es, wenn der Gast die Online-Registrierung vor der Anreise abschließt. Siehe nächtlicher Check-in.
- Gäste, die an verschiedenen Tagen ankommen: Jeder wird ab seiner eigenen Ankunft gemeldet. Siehe Gäste registrieren, die an verschiedenen Tagen ankommen.
- Änderungen oder Fehler: SES Hospedajes erlaubt es, eine bereits gesendete Meldung zu ändern oder zu stornieren; korrigieren Sie den Fehler, sobald Sie ihn bemerken.
- Große Gruppen: Die Frist verlängert sich nicht. Siehe Gruppen von mehr als 10 Personen verwalten.
Wohin er gesendet wird: SES Hospedajes, Mossos und Ertzaintza
| Lage der Unterkunft | Wohin der Meldeschein geht |
|---|---|
| Ganz Spanien außer Katalonien und dem Baskenland | SES Hospedajes (Innenministerium) |
| Katalonien | System der Mossos d'Esquadra |
| Baskenland | System der Ertzaintza |
Um Meldungen an SES Hospedajes zu senden, müssen Sie zuerst Ihre Unterkunft auf der Plattform registrieren und Ihre Vermieter- und Betriebscodes erhalten. Wir erklären es Schritt für Schritt in unserem SES-Hospedajes-Leitfaden.
So erstellen Sie den Meldeschein Schritt für Schritt
Option 1: manuell
- Registrieren Sie sich bei SES Hospedajes mit Ihrer elektronischen Identität und legen Sie jeden Betrieb an. Anleitung: bei SES Hospedajes registrieren.
- Erfassen Sie die Daten und die Unterschrift jedes Gastes, auf Papier (mit unserer kostenlosen Vorlage weiter unten) oder digital.
- Geben Sie die Daten in SES Hospedajes ein – über das Webformular oder per Datei-Upload – innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft.
- Bewahren Sie den Übermittlungsnachweis und das Register 3 Jahre lang auf.
Der manuelle Weg funktioniert, kostet aber 5 bis 10 Minuten pro Gast, erfordert das Abschreiben von Daten (mit Fehlerrisiko) und hängt davon ab, dass jemand rechtzeitig sendet – auch an Wochenenden und Feiertagen.
Option 2: automatisch
Mit einer Software, die per Webservice mit SES Hospedajes verbunden ist, macht der Gast den Online-Check-in am Handy, scannt sein Dokument, unterschreibt, und der Meldeschein wird automatisch gesendet. So funktioniert Registro Parte Viajeros:
- Online-Check-in: Sie senden dem Gast vor der Anreise einen Link, und er erfasst seine Daten selbst auf jedem Gerät, in seiner Sprache.
- Check-in vor Ort: An der Rezeption füllt das Auslesen des MRZ-Codes von Ausweis oder Reisepass die Felder in Sekunden aus.
- Automatische Übermittlung an SES Hospedajes, Mossos d’Esquadra oder Ertzaintza, mit Nachweis für jede Meldung.
- Unbegrenzte Meldungen und Gäste ab 2,50 €/Monat pro Unterkunft, mit 7 Tagen kostenloser Testphase.
| Manuell | Automatisch | |
|---|---|---|
| Zeit pro Gast | 5–10 Minuten | Erledigt der Gast beim Online-Check-in |
| Übertragungsfehler | Häufig | Automatisches Auslesen des Dokuments |
| Übermittlung in 24 Stunden | Hängt davon ab, dass es jemand tut | Automatisch nach dem Check-in |
| Unterschrift des Gastes | Auf Papier oder gescannt | Digital, am Handy |
| Aufbewahrung 3 Jahre | Eigenes Archiv | Digitales Register inklusive |
Kostenlose Meldeschein-Vorlage (PDF)
Wenn Sie die Daten lieber auf Papier erfassen, können Sie unsere Meldeschein-Vorlage als PDF kostenlos herunterladen. Sie enthält alle vom Dekret 933/2021 verlangten Felder: Daten des Reisenden, des Aufenthalts und der Zahlung sowie Platz für die Unterschrift.
Denken Sie daran: Das Papierformular ersetzt nicht die Meldung. Die Daten müssen trotzdem innerhalb von 24 Stunden an SES Hospedajes (bzw. Mossos/Ertzaintza) gesendet werden. Mehr zum Ausfüllen finden Sie in der Anleitung zur PDF-Vorlage.
Pflichten des Eigentümers oder Verwalters
| Pflicht | Gilt für | Frist |
|---|---|---|
| Registrierung bei SES Hospedajes (oder Mossos/Ertzaintza) | Alle | Vor dem ersten Gast |
| Daten und Unterschrift des Gastes erfassen | Alle | Zu Beginn des Aufenthalts |
| Meldeschein übermitteln | Alle | Höchstens 24 Stunden |
| Register in elektronischer Form führen | Gewerbliche Vermieter | Laufend |
| Unterlagen aufbewahren | Alle | 3 Jahre |
Was ist der Unterschied zwischen den Pflichten gewerblicher und privater Gastgeber?
| Kategorie | Meldeschein erstellen | Elektronisches Register | Zu meldende Daten |
|---|---|---|---|
| Gewerblich | ✅ Pflicht | ✅ Pflicht | Vollständig (inkl. Transaktionen) |
| Privat | ✅ Pflicht | ❌ Nicht verpflichtend | Grunddaten (nur Gäste) |
Wie lange der Meldeschein aufzubewahren ist
Die Unterlagen sind 3 Jahre ab Ende des Aufenthalts aufzubewahren und den Behörden bei einer Kontrolle vorzulegen. Danach müssen sie sicher gelöscht werden, da es sich um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO handelt. Mehr dazu in wie lange Meldescheine aufzubewahren sind und wie Sie sensible Gästedaten behandeln.
Bußgelder bei fehlendem Meldeschein
Die Sanktionen regelt das Organgesetz 4/2015 zum Schutz der öffentlichen Sicherheit:
| Art des Verstoßes | Beispiele | Bußgeld |
|---|---|---|
| Leicht | Gelegentliche Verspätungen, unvollständige Daten oder Fehler beim Ausfüllen | 100 – 600 € |
| Schwer | Meldescheine nicht übermitteln, kein Register führen oder nicht aufbewahren | 601 – 30.000 € |
Innerhalb jeder Spanne hängt die Höhe von Schwere, Wiederholung und Anzahl der betroffenen Gäste ab. Details unter Bußgelder und Sanktionen von SES Hospedajes.
Häufige Fehler beim Meldeschein
- Ausweisnummer und Trägernummer verwechseln: Es sind zwei verschiedene Felder, und beide werden verlangt.
- Zu spät senden, weil der Gast nachts oder am Wochenende ankommt.
- Minderjährige nicht melden oder ihr Verwandtschaftsverhältnis nicht angeben. Mehr in Registrierung von Kindern unter 14 Jahren.
- Ein Foto des Ausweises verlangen und speichern – das verlangt die Vorschrift nicht, und es wirft Datenschutzprobleme auf. Siehe darf man vom Gast ein Ausweisfoto verlangen?
- Zahlungsdaten leer lassen, wenn die Buchung nicht über eine Plattform kommt.
Die vollständige Liste finden Sie in die häufigsten Fehler von Gastgebern.
Häufige Fragen zum Meldeschein
Ist der Meldeschein Pflicht, wenn ich meine Wohnung privat vermiete?
Ja. Die Pflicht gilt für alle, die Unterkunft gegen Entgelt anbieten, auch für Privatpersonen, die eine Ferienwohnung über Plattformen wie Airbnb oder Booking vermieten.
Ist der parte de viajeros dasselbe wie das registro de viajeros?
Ja, es sind verschiedene Namen für dieselbe Pflicht. Man spricht auch von Gästemeldung, Meldeschein oder Gästeregister.
Was passiert, wenn der Gast seine Daten nicht angeben will?
Sie können ihm die Unterkunft verweigern: Ohne seine Daten können Sie Ihre Meldepflicht nicht erfüllen. Siehe was tun, wenn ein Gast seine Daten verweigert.
Muss ich den Meldeschein senden, wenn die Buchung storniert wird?
Nein, wenn der Gast nicht übernachtet, gibt es keinen Meldeschein, denn die Meldung erfolgt ab der Ankunft. Wurde er bereits gesendet, stornieren Sie ihn in SES Hospedajes.
Muss man in Katalonien und im Baskenland melden?
Ja, aber nicht an SES Hospedajes: In Katalonien an die Mossos d’Esquadra und im Baskenland an die Ertzaintza, jeweils mit eigenem System.
Kann ich den Meldeschein vom Handy aus senden?
Ja. SES Hospedajes funktioniert im Browser, und mit einer Lösung wie Registro Parte Viajeros macht der Gast den Check-in am Handy, und die Übermittlung erfolgt automatisch.
Brauche ich ein digitales Zertifikat, um den Meldeschein zu senden?
Für die Registrierung bei SES Hospedajes müssen Sie sich im elektronischen Portal des Innenministeriums identifizieren. Danach erfolgen die Übermittlungen mit Ihren Zugangsdaten der Plattform.
Kann ich einen bereits gesendeten Meldeschein korrigieren?
Ja. SES Hospedajes erlaubt es, gesendete Meldungen einzusehen, zu ändern und zu stornieren. Korrigieren Sie Fehler so schnell wie möglich, um keinen Verstoß zu begehen.
Müssen auch Babys und Kinder gemeldet werden?
Ja, alle Gäste, ohne Altersgrenze. Die Daten von Kindern unter 14 Jahren gibt der begleitende Erwachsene an, einschließlich des Verwandtschaftsverhältnisses.
Was kostet die Automatisierung des Meldescheins?
Mit Registro Parte Viajeros 3 €/Monat oder 30 €/Jahr pro Unterkunft (entspricht 2,50 €/Monat), mit unbegrenzten Meldungen und Gästen und 7 Tagen kostenloser Testphase. Siehe Preise.
