Cos'è il Parte de Viajeros? Guida 2026 alla registrazione ospiti in Spagna
Il parte de viajeros è la registrazione ufficiale dei dati di ogni ospite che soggiorna in una struttura turistica in Spagna: chi è, quando entra ed esce e come paga. È previsto dal Real Decreto 933/2021 e deve essere comunicato alle autorità entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite tramite SES Hospedajes (Ministero dell’Interno spagnolo), oppure tramite i sistemi dei Mossos d’Esquadra in Catalogna e dell’Ertzaintza nei Paesi Baschi. Non inviarlo può comportare multe da 601 a 30.000 €.
In questa guida trovi tutto ciò che serve per essere in regola: chi è obbligato, quali dati raccogliere, come inviarlo, per quanto tempo conservarlo, quali sono le sanzioni e un modello PDF gratuito del parte de viajeros.
Il parte de viajeros in sintesi
| Domanda | Risposta breve |
|---|---|
| Che cos'è? | La registrazione dei dati di identità, soggiorno e pagamento di ogni ospite. |
| Quale norma lo regola? | Real Decreto 933/2021 e Legge Organica 4/2015 sulla sicurezza pubblica (sanzioni). |
| Chi deve inviarlo? | Chiunque offra alloggio: hotel, ostelli, campeggi, case rurali e case vacanza, professionisti o privati. |
| Dove si invia? | SES Hospedajes in quasi tutta la Spagna; Mossos d'Esquadra in Catalogna; Ertzaintza nei Paesi Baschi. |
| Entro quando? | Al massimo 24 ore dall'arrivo dell'ospite. |
| Si registrano anche i minori? | Sì, tutti gli ospiti. I dati dei minori di 14 anni li fornisce l'adulto accompagnatore, indicando il grado di parentela. |
| Per quanto tempo si conserva? | 3 anni. |
| Quali sono le multe? | Da 100 a 600 € (lievi) e da 601 a 30.000 € (gravi). |
Cos’è il parte de viajeros e a cosa serve
Il parte de viajeros (chiamato anche parte de entrada de viajeros, registro de viajeros o scheda ospiti) è la comunicazione obbligatoria con cui la struttura trasmette alle forze dell’ordine i dati di ogni persona alloggiata. La sua finalità è la sicurezza pubblica: consente alla Polizia Nazionale e alla Guardia Civil di sapere chi alloggia dove e quando, ed è uno strumento di prevenzione del terrorismo e di altri reati gravi.
L’obbligo non è nuovo, ma è cambiato molto con il Real Decreto 933/2021, che ha ampliato i dati da comunicare (compresi quelli della transazione e del mezzo di pagamento) e ha spostato l’invio sulla piattaforma SES Hospedajes, obbligatoria dal 2 dicembre 2024. Questa piattaforma ha sostituito il vecchio sistema della Guardia Civil (“hospederías”) e quello della Polizia Nazionale. Spieghiamo la differenza in SES Hospederías vs SES Hospedajes.
In pratica, il parte de viajeros comporta due obblighi distinti:
- Registro documentale: raccogliere e conservare i dati dell’ospite e del soggiorno (il “libro registro”).
- Comunicazione: inviare quei dati all’autorità competente entro 24 ore.
Chi è obbligato a inviare il parte de viajeros
Sono obbligate tutte le persone fisiche o giuridiche che offrono alloggio dietro pagamento, indipendentemente dalle dimensioni dell’attività:
- Hotel, ostelli, pensioni e aparthotel.
- Appartamenti turistici e case vacanza (VUT, VV, VFT a seconda della comunità autonoma).
- Case rurali e strutture di turismo rurale.
- Campeggi e ostelli.
- Affitti stagionali e camere affittate a viaggiatori.
- Piattaforme digitali che fanno da intermediari in queste attività, per gli obblighi che il RD 933/2021 attribuisce loro.
Non importa se gestisci un solo appartamento su Airbnb o una catena di hotel: il privato che affitta la propria casa ai turisti ha lo stesso obbligo di comunicazione di un hotel. Tra professionisti e non professionisti cambia solo il modo di tenere il registro (lo riassumiamo nella tabella più avanti).
Quali dati include il parte de viajeros
Il RD 933/2021 raggruppa i dati in tre blocchi. Conviene richiederli prima dell’arrivo dell’ospite, perché al check-in spesso mancano informazioni (soprattutto il numero di supporto del documento o il mezzo di pagamento).
Dati di ogni viaggiatore
| Dato | Note |
|---|---|
| Nome e cognomi | Come riportati sul documento. |
| Sesso | — |
| Tipo e numero di documento | DNI, NIE, passaporto o altro documento di identità valido. |
| Numero di supporto del documento | Obbligatorio per DNI e NIE spagnoli. È un codice stampato sul documento, diverso dal numero di identità. |
| Nazionalità e data di nascita | — |
| Indirizzo di residenza abituale | Indirizzo completo, località e paese. |
| Telefono ed email | Telefono fisso o cellulare ed email di contatto. |
| Parentela | Solo se viaggiano minori: rapporto con l'adulto responsabile. |
Dati del soggiorno (contratto)
- Riferimento del contratto o della prenotazione e data di stipula.
- Data e ora di entrata e di uscita.
- Numero di viaggiatori.
- Dati dell’immobile: indirizzo completo, numero di stanze e se dispone di connessione internet.
Dati del pagamento
- Tipo di pagamento: contanti, carta, bonifico, piattaforma di pagamento, ecc.
- Identificazione del mezzo di pagamento (ad esempio tipo e numero di carta o IBAN, a seconda dei casi) e del titolare.
- Data di scadenza della carta, se applicabile, e data del pagamento.
Se la prenotazione arriva da una piattaforma (Airbnb, Booking, Vrbo…), il pagamento lo gestisce la piattaforma e così si indica nel parte.
Firma: il viaggiatore maggiorenne deve firmare il parte (su carta o in digitale). I minori non firmano; firma l’adulto responsabile.
Termine per inviare il parte de viajeros: 24 ore
La comunicazione va effettuata entro 24 ore dall’inizio del servizio di alloggio, cioè dall’arrivo dell’ospite. Non è necessario aspettare il check-in per raccogliere i dati: puoi chiederli in anticipo e inviarli non appena l’ospite arriva.
Alcuni casi frequenti:
- Arrivi notturni o senza contatto: il termine decorre comunque. La cosa più sicura è che l’ospite completi la registrazione online prima di arrivare. Vedi check-in notturno.
- Ospiti che arrivano in giorni diversi: ciascuno si comunica dal proprio arrivo. Vedi come registrare ospiti che arrivano in giorni diversi.
- Modifiche o errori: SES Hospedajes consente di modificare o annullare una comunicazione già inviata; correggila appena noti l’errore.
- Gruppi numerosi: il termine non si allunga. Vedi come gestire gruppi di più di 10 persone.
Dove si invia: SES Hospedajes, Mossos ed Ertzaintza
| Ubicazione della struttura | Dove si comunica il parte |
|---|---|
| Tutta la Spagna tranne Catalogna e Paesi Baschi | SES Hospedajes (Ministero dell'Interno) |
| Catalogna | Sistema dei Mossos d'Esquadra |
| Paesi Baschi | Sistema dell'Ertzaintza |
Per inviare i parti a SES Hospedajes devi prima registrare la tua struttura sulla piattaforma e ottenere i codici di locatore e di struttura. Lo spieghiamo passo dopo passo nella nostra guida a SES Hospedajes.
Come fare il parte de viajeros passo dopo passo
Opzione 1: manualmente
- Registrati su SES Hospedajes con la tua identità digitale e aggiungi ogni struttura. Guida: come registrarsi su SES Hospedajes.
- Raccogli i dati e la firma di ogni ospite, su carta (puoi usare il nostro modello gratuito, più sotto) o in formato digitale.
- Inserisci i dati in SES Hospedajes tramite il modulo web o caricando un file, entro le 24 ore successive all’arrivo.
- Conserva la ricevuta dell’invio e il registro per 3 anni.
Il processo manuale funziona, ma richiede dai 5 ai 10 minuti per ospite, obbliga a copiare i dati a mano (con il rischio di errori) e dipende dal fatto che qualcuno sia disponibile per inviarlo in tempo, anche nei fine settimana e nei festivi.
Opzione 2: in automatico
Con un software collegato a SES Hospedajes tramite servizio web, l’ospite fa il check-in online dal cellulare, scansiona il documento, firma e il parte si invia da solo. Così funziona Registro Parte Viajeros:
- Check-in online: invii un link all’ospite prima dell’arrivo e lui stesso completa i suoi dati da qualsiasi dispositivo, nella sua lingua.
- Check-in di persona: alla reception, la lettura del codice MRZ della carta d’identità o del passaporto compila i campi in pochi secondi.
- Invio automatico a SES Hospedajes, Mossos d’Esquadra o Ertzaintza, con ricevuta per ogni parte.
- Parti e ospiti illimitati da 2,50 €/mese per struttura, con 7 giorni di prova gratuita.
| Manuale | Automatico | |
|---|---|---|
| Tempo per ospite | 5–10 minuti | Lo fa l'ospite nel check-in online |
| Errori di trascrizione | Frequenti | Lettura automatica del documento |
| Invio entro 24 ore | Dipende da chi lo fa | Automatico a check-in completato |
| Firma dell'ospite | Su carta o scansionata | Digitale, dal cellulare |
| Conservazione 3 anni | Archivio proprio | Registro digitale incluso |
Modello di parte de viajeros gratuito (PDF)
Se preferisci raccogliere i dati su carta, puoi scaricare gratis il nostro modello di parte de viajeros in PDF. Include tutti i campi richiesti dal RD 933/2021: dati del viaggiatore, del soggiorno e del pagamento, più lo spazio per la firma.
Ricorda che il modello cartaceo non sostituisce la comunicazione: i dati vanno comunque inviati a SES Hospedajes (o a Mossos/Ertzaintza) entro 24 ore. Trovi più dettagli su come compilarlo nella guida al modello PDF.
Obblighi del proprietario o gestore della struttura
| Obbligo | Si applica a | Termine |
|---|---|---|
| Registrarsi su SES Hospedajes (o Mossos/Ertzaintza) | Tutti | Prima di ricevere ospiti |
| Raccogliere i dati e la firma dell'ospite | Tutti | All'inizio del soggiorno |
| Comunicare il parte | Tutti | Entro 24 ore |
| Tenere il registro in formato informatico | Professionisti | Continuo |
| Conservare i registri | Tutti | 3 anni |
Qual è la differenza tra gli obblighi dei professionisti e dei non professionisti?
| Categoria | Creare il parte | Registro informatico | Dati da comunicare |
|---|---|---|---|
| Professionisti | ✅ Obbligatorio | ✅ Obbligatorio | Completi (incluse transazioni) |
| Non professionisti | ✅ Obbligatorio | ❌ Non obbligatorio | Di base (solo ospiti) |
Per quanto tempo conservare il parte de viajeros
I registri devono essere conservati per 3 anni dalla fine del soggiorno ed essere a disposizione delle autorità in caso di ispezione. Trascorso tale periodo vanno eliminati in modo sicuro, perché sono dati personali soggetti al GDPR. Ne parliamo in per quanto tempo conservare i parti de viajeros e in come trattare i dati sensibili dei tuoi ospiti.
Multe per non inviare il parte de viajeros
Le sanzioni sono stabilite dalla Legge Organica 4/2015 sulla protezione della sicurezza pubblica:
| Tipo di infrazione | Esempi | Multa |
|---|---|---|
| Lieve | Ritardi occasionali, dati incompleti o errori nella compilazione | 100 – 600 € |
| Grave | Non comunicare i parti, non tenere il registro o non conservarlo | 601 – 30.000 € |
All’interno di ogni fascia, l’importo dipende dalla gravità, dalla recidiva o dal numero di ospiti coinvolti. Vedi il dettaglio in multe e sanzioni di SES Hospedajes.
Errori più comuni nel parte de viajeros
- Confondere il numero del documento con il numero di supporto: sono due campi diversi ed entrambi sono richiesti.
- Inviare fuori termine perché l’ospite arriva di notte o nel fine settimana.
- Non registrare i minori o non indicare la parentela con l’adulto. Approfondisci in registrazione dei minori di 14 anni.
- Chiedere e conservare una foto del documento, cosa che la norma non richiede e che crea problemi di protezione dei dati. Lo spieghiamo in è legale chiedere una foto del documento all’ospite?
- Lasciare vuoti i dati del pagamento quando la prenotazione non arriva da una piattaforma.
Trovi l’elenco completo in gli errori più comuni degli host.
Domande frequenti sul parte de viajeros
Il parte de viajeros è obbligatorio se affitto il mio appartamento da privato?
Sì. L’obbligo riguarda chiunque offra alloggio dietro pagamento, compresi i privati che affittano una casa vacanza su piattaforme come Airbnb o Booking.
Il parte de viajeros è lo stesso del registro de viajeros?
Sì, sono nomi diversi per lo stesso obbligo. Si chiama anche parte de entrada de viajeros, scheda ospiti o registro ospiti.
Cosa succede se l’ospite si rifiuta di fornire i suoi dati?
Puoi negargli l’alloggio: senza i suoi dati non puoi adempiere all’obbligo di comunicarli. Vedi cosa fare se un ospite si rifiuta di fornire i propri dati.
Devo inviare il parte se la prenotazione viene cancellata?
Non c’è parte de viajeros se l’ospite non soggiorna, perché la comunicazione si fa a partire dall’arrivo. Se l’avevi già inviato, annullalo in SES Hospedajes.
Bisogna inviare il parte in Catalogna e nei Paesi Baschi?
Sì, ma non a SES Hospedajes: in Catalogna si comunica ai Mossos d’Esquadra e nei Paesi Baschi all’Ertzaintza, ciascuno con il proprio sistema.
Posso inviare il parte de viajeros dal cellulare?
Sì. SES Hospedajes funziona dal browser e, con una soluzione come Registro Parte Viajeros, l’ospite fa il check-in dal cellulare e l’invio avviene automaticamente.
Serve un certificato digitale per inviare il parte de viajeros?
Per registrarti su SES Hospedajes devi identificarti nella sede elettronica del Ministero dell’Interno. Una volta registrato, gli invii si fanno con le credenziali della piattaforma.
Posso correggere un parte de viajeros già inviato?
Sì. SES Hospedajes consente di consultare, modificare e annullare le comunicazioni inviate. Correggi l’errore il prima possibile per non incorrere in un’infrazione.
Bisogna registrare anche neonati e bambini?
Sì, tutti gli ospiti, senza limiti di età. I dati dei minori di 14 anni li fornisce l’adulto accompagnatore, indicando la parentela.
Quanto costa automatizzare il parte de viajeros?
Con Registro Parte Viajeros, 3 €/mese o 30 €/anno per struttura (equivalente a 2,50 €/mese), con parti e ospiti illimitati e 7 giorni di prova gratuita. Vedi prezzi.
