Si vous êtes propriétaire d’une location de vacances en Espagne, vous saurez que le Real Decreto 933/2021 a changé les règles du jeu. Ce qui nous amène à réfléchir à comment automatiser l’enregistrement des hôtes pour ma location de vacances en Espagne. Il ne suffit plus de collecter la carte d’identité et de la noter dans un carnet. Avec l’exigence de communiquer jusqu’à 21 données par réservation (y compris les méthodes de paiement et le lien de parenté) en moins de 24 heures, la gestion manuelle est, tout simplement, un piège à temps et à erreurs.
La bonne nouvelle est que la technologie a progressé pour que vous n’ayez pas à être un expert en bureaucratie. Ici, nous vous expliquons comment automatiser ce processus de bout en bout.
Pourquoi automatiser avec Registro Parte Viajeros ?
L’automatisation n’est pas seulement un luxe ; c’est une stratégie de survie pour trois raisons clés :
- Zéro erreurs dans SES.HOSPEDAJES : Le système du ministère de l’Intérieur est strict. Une erreur dans un chiffre peut invalider l’envoi. Le logiciel de lecture automatique élimine le facteur humain.
- Gain de Temps : Passer de 15 minutes par Check-in à moins de 30 secondes.
- Expérience du client : Personne n’aime attendre à la porte pendant que l’hôte copie des données. Le Check-in en ligne permet au voyageur de faire le travail depuis son mobile avant d’arriver.
Automatiser totalement avec enregistrement partie voyageurs
1. L’enregistrement en ligne (Le libre-service)
Au lieu d’accueillir l’invité avec du papier et un stylo, envoyez-lui un lien automatique après la réservation. L’invité remplit ses données, télécharge une photo de son document et signe numériquement depuis son propre appareil.
Tout d’abord, pour automatiser le check-in avec Registro Parte Viajeros, vous devez créer votre compte, une fois le compte créé, souvenez-vous que vous avez 7 jours gratuits pour essayer l’application et que nous ne facturons que 3€ par mois et par propriété, une fois le compte créé, nous commencerons par remplir les données de votre propriété, en commençant par le nom de l’hébergement, le nombre de chambres ou de places, si elle dispose de WiFi et à quelle heure se fait le Check-In et le Check-Out :
Nous continuerons à configurer le calendrier en ajoutant les portails des OTA que nous utilisons pour annoncer et réserver les hébergements, consultez nos guides pour intégrer les plateformes dans notre application, comme celles de Holidu ou VRBO et nous collerons l’URL du calendrier :
2. Connectivité avec SES.HOSPEDAJES
C’est l’étape critique. Votre système d’enregistrement doit être connecté via API à la plateforme du Ministère de l’Intérieur. Une fois que le client signe sa partie :
- Le système génère le fichier compressé.
- Il l’envoie automatiquement aux autorités.
- Recevez et stockez le code de réponse (le justificatif d’envoi) pour vos archives légales.
Pour effectuer la connectivité visite notre guide, mais vous devrez remplir les données relatives à SES.HOSPEDAJES :
- Nous devrons remplir l’utilisateur et le mot de passe de SES.HOSPEDAJES.
- Le code de l’établissement que nous enregistrons.
- Notre Code personnel de Bailleur.
- Enfin, nous établirons un mot de passe de cryptage pour notre rapport de voyageurs.
Avec Registro Parte Viajeros, nous pouvons créer une notification si le client ne remplit pas le formulaire, en établissant combien de temps avant le lien sera automatiquement envoyé pour qu’il effectue l’enregistrement et configurer un message de bienvenue personnalisé.
Une fois configuré, nous pourrons coller le message de bienvenue dans notre OTA de confiance afin qu’il soit également envoyé automatiquement au moment de la réservation.
3. Créer une réservation
À titre d’exemple, nous vous montrons comment enregistrer un client. Tout d’abord, depuis l’application mobile (disponible sur IOS et Android), nous pourrons créer une nouvelle réservation ou commencer l’enregistrement.
En second lieu, nous sélectionnerons la propriété pour laquelle nous voulons créer le rapport d’enregistrement :
En troisième lieu, nous établirons la date d’entrée et de sortie :
En quatrième lieu, nous pourrons générer une Référence pour le contrat, nous sélectionnerons sa date et choisirons un moyen de paiement :
Enfin, les données de l’hôte : seront remplies : nous utilisons des outils permettant de scanner la MRZ (la bande de caractères au pied des cartes d’identité et passeports). Cette technologie extrait instantanément le prénom, le nom, le numéro de document et la date de naissance, les intégrant directement dans le formulaire d’entrée. Si le document ne dispose pas de code MRZ parce qu’il s’agit d’un passeport étranger, ces données seront remplies manuellement, puis nous compléterons les données de contact, le genre, la nationalité, le type de document d’identité, le numéro de document, l’adresse de l’hôte et nous laisserons l’hôte signer dans le cadre.
Et nous aurions déjà enregistré automatiquement la fiche des voyageurs avec notre application !
Avec notre méthode d’enregistrement automatique pour un petit prix, vous pouvez simplifier l’enregistrement et oublier les obligations bureaucratiques tout en maintenant un profil accueillant pour vos invités.
