Qu’est-ce que SES HOSPEDAJES ?
SES HOSPEDAJES est une plateforme numérique créée par le Ministère de l’Intérieur pour faciliter l’enregistrement des voyageurs dans les établissements touristiques. À travers elle, les responsables des hébergements devront envoyer les informations des clients, notamment une série de données, telles que la nationalité, leur numéro de DNI ou de passeport, leurs coordonnées, le nombre de personnes qui vont séjourner, entre autres.
L’objectif est de centraliser et d’accélérer ce processus, qui était auparavant réalisé par différents canaux. Actuellement, la réglementation est le Real Decreto 933/2021, du 26 octobre. Il s’agit d’une mesure obligatoire pour les hôtes d’hébergements. Depuis Registro Parte Viajeros, nous vous offrons la possibilité de numériser le processus via notre service vous faisant ainsi gagner beaucoup de temps et de bureaucratie et vous permettant de consacrer plus de temps à améliorer votre entreprise et à votre temps libre.
Pourquoi est-il important de s’inscrire sur SES HOSPEDAJES ?
SES HOSPEDAJES est une plateforme obligatoire pour les hébergements touristiques en Espagne, cette plateforme sert à tenir un registre des clients séjournant dans le pays dans le but de lutter contre la délinquance et le terrorisme, garantir la sécurité des clients et des hôtes, prévenir les fraudes et faciliter la communication avec les autorités lorsqu’elles en ont besoin et surveiller les secteurs du logement et du tourisme.
Le non-respect de l’enregistrement dans SES HOSPEDAJES entraînera l’imposition d’amendes pouvant aller de 100 à 30 000 € et pouvant même entraîner la fermeture de l’établissement.
Comment puis-je m’inscrire ?
L’inscription à SES HOSPEDAJES se fait via le portail électronique du Ministère de l’Intérieur, si vous n’êtes pas encore inscrit, vous devrez compléter les étapes suivantes pour l’enregistrement sur :
https://sede.interior.gob.es/portal/sede/tramites?idAgrupacion=18
Cet enregistrement est obligatoire et remplace l’envoi des données à la Guardia Civil ou à la Police Nationale, sauf dans les régions avec des réglementations spéciales comme le Pays Basque et la Catalogne, qui ont leurs propres plateformes de l’Ertzaintza et des Mossos recueillant un nombre similaire de données.
Enregistrement du logement
Étape 1 : Accéder à la plateforme
La première étape sera d’accéder au siège du Ministère de l’Intérieur via le lien ci-dessus. Recherchez la section « Accès au registre des établissements et entités » et cliquez sur ACCÈS pour y accéder.
Étape 2 : S’inscrire à l’aide des moyens d’identification possibles
La plateforme SES.HOSPEDAJES vous demande d’utiliser un moyen d’identification électronique pour y accéder. Plusieurs options sont disponibles :
• CL@VE PIN
• DNI électronique (DNIe)
• Certificat électronique
• MOT DE PASSE MOBILE (mot de passe mobile)
• CLAVE PERMANENTE (mot de passe permanent)
Si vous ne disposez encore d’aucun de ces moyens d’identification, nous vous recommandons d’en obtenir un en suivant les instructions disponibles sur le site web du ministère de l’Intérieur ou en vous rendant sur https://clave.gob.es/clave_Home/registro.html
Problèmes potentiels :
- La page reste constamment bleue :
- Nous recommandons d’utiliser un ordinateur avec le programme Autofirma si vous utilisez une signature numérique. Pour télécharger autofirma, rendez-vous sur le lien suivant.
- Normalement, certains appareils mobiles peuvent rencontrer des erreurs lors de l’inscription à SES Hospedajes.
- Nous recommandons d’utiliser un ordinateur avec Chrome pour vous inscrire, bien que cela soit également possible sur un appareil mobile.
Étape 3 : Enregistrer l’hébergement
Una vez conectado, verá la opción para completar el formulario de registro de entidades. Haga clic en Completar el formulario.
Étape 4 : Remplir le formulaire
4.1 Sélectionner la représentation
Une fois cette option sélectionnée, il nous sera demandé d’indiquer si nous agissons en nom propre ou en tant que représentant d’une autre personne, cette option concerne les gestionnaires d’hébergements touristiques qui gèrent les hébergements d’autres particuliers.
4.2 Remplir les données personnelles et de contact
Après avoir continué, on nous demandera de remplir nos données personnelles et de contact :
Il est important que dans la section « Tipo de entidad », nous sélectionnions « Hospedaje », car les autres options concernent les grandes entités ou plateformes de gestion, comme Booking.com ou Airbnb. En tant que particuliers ou entreprises qui gèrent des hébergements touristiques, notre activité est légalement reconnue comme « de hospedaje ».
4.3 « Envoi de communications par service web« :
Remplissez le formulaire avec les informations relatives à l’hébergement et au titulaire, en veillant à inclure toutes les données requises par SES Hospedajes. Il est extrêmement important d’accepter l’envoi de communications par service web, cela permettra à registroparteviajeros.com d’envoyer les rapports de voyageurs en votre nom.
De plus, dans le courrier de notification d’erreurs du service web, vous devrez indiquer l’adresse électronique suivante : [email protected]
‼TRÈS IMPORTANT : Sélectionnez « Envoi de communications par service web »
4.4 Données d’établissement et ajout d’adresses
Notre prochaine étape sera remplir les données de notre établissement, dans lequel nous devrons sélectionner son nom, le type d’établissement, le nombre de chambres, si une connexion Internet est disponible et les coordonnées. La page web est facultative, cependant, depuis Registro Parte Viajeros, nous vous proposons le service de créer une page web personnalisée pour vos hébergements.
En bas apparaîtra une liste des établissements que nous enregistrons, et nous devrons les ajouter à la liste, sache que tous les établissements que tu enregistres seront liés à l’entité que tu es en train d’enregistrer :
4.5 Vérifier et signer
Enfin, il ne resterait plus qu’à vérifier les données saisies et les signer avec l’application Autofirma, n’oubliez pas de l’avoir installée sur votre appareil.
Je suis déjà inscrit à SES Hospedajes
Je n’ai pas les identifiants qui se terminent par WS
Les identifiants se terminant par WS sont ceux qui vous permettent d’automatiser l’enregistrement des voyageurs avec Registro Parte Viajeros et d’autres OTA. Un des signes indiquant que vous ne disposez pas encore d’identifiants pour le service web est que, en entrant dans le portail d’enregistrement des entités et établissements, seules ces 3 options apparaissent :
Si vous étiez déjà inscrit à SES HOSPEDAJES mais que vous ne disposez pas des identifiants pour les communications par service web, dans le portail électronique, nous entrerons dans le Registre des entités et établissements et nous devrons sélectionner l’option : « Consultation et modification de mes données » :
Une fois sur place, nous sélectionnerons la case qui active l’envoi de communications par service web et remplirons le courriel avec le courriel suivant : [email protected].
Je ne me souviens pas de mes identifiants
Si au contraire vous l’aviez déjà activé, mais vous ne vous souvenez pas des identifiants, vous pouvez soit consulter l’adresse e-mail enregistrée et chercher le courriel de [email protected] ou gérer et modifier les identifiants depuis le siège électronique de SES HOSPEDAJES en cliquant sur « Gestion des identifiants d’accès au service web » :
Dans cette section, il nous sera donné l’option de sélectionner sur quelle entité nous voulons consulter les données, nous sélectionnerons chacune des entités que nous gérons, en la sélectionnant dans le menu déroulant, un utilisateur se terminant par WS apparaîtra, cet utilisateur sera celui que nous devrons entrer pour l’automatisation de l’enregistrement. Nous recommandons également de changer le mot de passe de chaque utilisateur, car il est indispensable pour effectuer l’enregistrement et la consultation des rapports des voyageurs :
Cet utilisateur et mot de passe seront ceux que nous saisirons dans l’application de Registre Partie Voyageurs pour nous permettre de gérer l’envoi automatique des registres.
Obtenir le code du loueur et de l’établissement
Les codes de bailleur et d’établissement vous seront envoyés par e-mail depuis : [email protected] Vous recevrez cet e-mail une fois que vous vous serez inscrit sur SES Hospedajes et il aura un aspect similaire au suivant :
Chaque fois que vous souhaiterez les consulter, vous devrez vous adresser à ce courriel, si nous avions supprimé le courriel, nous pourrons le consulter sur la plateforme SES HOSPEDAJES, pour cela nous sélectionnerons l’option « Consultation et modification de mes données » :
Une fois là-bas, nous pourrons consulter le code du bailleur de SES HOSPEDAJES qui se trouvera dans « Mes Données enregistrées » et qui consistera en plusieurs zéros suivis d’un numéro. Nous pourrons également consulter les codes de chaque établissement dans la « Liste des Établissements » :
Automatiser l’enregistrement avec registroparteviajeros.com
Une fois localisées les données suivantes :
- Code d’établissement
- Code du bailleur
- Utilisateur
- Mot de passe
Nous procéderons à l’automatisation de l’envoi des rapports d’enregistrement des voyageurs en accédant à l’application d’Enregistrement des Rapports de Voyageurs, où nous saisirons les données recueillies.
- La première étape sera d’entrer dans notre assistant virtuel depuis notre application, pour cela nous sélectionnerons le bouton 🏠propriétés en haut à gauche et cliquerons sur « Configurez vos propriétés avec l’assistant »:
2. La deuxième étape sera de sélectionner la propriété que nous voulons configurer :
3. Ici, nous commencerons à introduire les données de notre propriété :
4. Nous configurerons un mot de passe de cryptage pour pouvoir ouvrir les PDF avec les données d’enregistrement saisies par les clients :
5. Ensuite, nous sélectionnerons la méthode d’expédition. Nous pouvons choisir d’effectuer l’envoi automatique via les chats de vos plateformes de réservation, telles que Airbnb, Booking.com, Holidu ou VRBO, c’est l’option la plus confortable pour les utilisateurs, mais il existe également l’option de les envoyer manuellement :
6. Nous sélectionnerons sur quelles plateformes nous voulons effectuer l’intégration automatique et nous copierons le message pour le saisir dans notre OTA de confiance, sous le bouton de copie du message nous incluons les instructions pour réaliser l’intégration automatique sur Airbnb, Booking, Holidu et pour le reste de celles qui opèrent sur le marché :
7. Nous sélectionnerons si nous voulons être notifiés lorsque nos invités ne remplissent pas le registre des voyageurs. Cette option est assez importante, car en cas de non-respect des obligations, c’est l’hôte qui assume la responsabilité :
8. Nous configurerons le Calendrier de nos OTA pour qu’il se synchronise avec l’application en suivant les instructions pour l’intégration sur notre site web et nous remplirons les données recueillies de SES HOSPEDAJES : le utilisateur Web Service (terminé par WS), le mot de passe de SES HOSPEDAJES, le code du bailleur et le code de l’établissement que nous enregistrons :
🎉 Félicitations ! Vous avez déjà configuré SES HOSEPDAJES
Ayant configuré SES HOSPEDAJES avec l’Enregistrement Partie Voyageurs, vous pouvez désormais utiliser tous nos services et réduire le temps que vous consacrez à la bureaucratie de vos hébergements touristiques.
