💥 L’AEPD vient de se prononcer. Dans le monde du tourisme et de l’hébergement, respecter la loi n’est pas toujours aussi simple qu’il y paraît. L’une des questions qui suscite le plus de doutes parmi les propriétaires, les gestionnaires et les entreprises du secteur est la suivante :
Puis-je demander une copie de la carte d’identité de mes clients afin de respecter la réglementation ?
C’est une question très fréquente. De nombreux établissements, par habitude, par simplicité ou par « précaution », continuent de collecter des copies de la carte d’identité de leurs clients… sans savoir que cette pratique est illégale et que les amendes ne sont pas une plaisanterie.
📢 Nous allons vous expliquer la NOTE DE L’AGENCE ESPAGNOLE DE PROTECTION DES DONNÉES concernant la demande de copies de pièces d’identité dans les hébergements afin de se conformer au Décret Royal 933/2021. Vous pouvez la consulter ici : 👉 Note AEPD – Registre des hébergements
📜 Le Décret Royal 933/2021 : ce qu’il dit réellement
Paragraphe
En octobre 2021, le Décret Royal 933/2021 a été approuvé. Il réglemente l’obligation d’enregistrer les données des personnes qui utilisent des services d’hébergement (et également de location de véhicules). Son objectif est clair : collaborer avec les forces de sécurité pour prévenir les délits et garantir la tranquillité des citoyens.
Ce décret oblige les établissements d’hébergement à collecter et à communiquer certaines données d’identification des clients avant le début du séjour, mais il y a un point très important à prendre en compte :
Le Décret Royal n’exige PAS que l’on demande ou que l’on conserve une copie de la carte d’identité ou du passeport.
🚫Alors, faut-il demander une copie de la carte d’identité ? NON : c’est ce que dit l’AEPD (Agence espagnole de protection des données).
L’Agence espagnole de protection des données (AEPD) a été très claire à ce sujet :
Il ne faut pas demander de copie de la pièce d’identité.
Pourquoi ?
Porque pedir o almacenar una copia del DNI o pasaporte vulnera el principio de minimización de datos del artículo 5.1.c) del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Este principio establece que solo se pueden tratar los datos estrictamente necesarios para la finalidad prevista.
Et une copie de la pièce d’identité contient beaucoup plus de données que ce dont vous avez besoin :
- Photographie
- Date d’expiration
- Nom des parents
- Code CAN
- Et bien d’autres informations
De plus, la conservation de ces documents augmente le risque d’usurpation d’identité, de fuites de données ou d’utilisation abusive, ce qui peut entraîner des sanctions très sévères de la part de l’AEPD.
🤯 Ce n’est pas tout… il y a des amendes
Oui, en plus d’être une pratique interdite, cela peut coûter cher. Le RGPD prévoit des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel global, selon la gravité de l’infraction.
C’est pourquoi nous insistons : ne demandez pas et ne conservez pas de copies de la carte d’identité de vos clients. Ce n’est pas légal, ce n’est pas nécessaire et ce n’est pas sûr.
✅ Quelles données pouvez-vous et devez-vous collecter ?
Revenons au Décret Royal 933/2021. Son annexe I (sections A.3, A.4, B.3 et B.4) détaille les informations obligatoires que vous devez collecter :
- Nom et prénom
- Numéro de pièce d’identité (carte d’identité, passeport ou équivalent)
- Nacionalidad
- Date de délivrance et validité du document
- Adresse
- Mode de paiement et coordonnées du titulaire (le cas échéant)
- Numéro de téléphone et adresse e-mail
- Etc.
👁️🗨️ Et comment vérifier les données sans en faire de copie ?
C’est là que beaucoup prennent peur. Mais ne vous inquiétez pas : vérifier les données n’implique pas de conserver le document.
Selon l’AEPD :
- En personne, une vérification visuelle de la pièce d’identité suffit. Autrement dit, vous comparez les données fournies avec la pièce d’identité que vous avez en main.
- Online, vous pouvez, conformément à la loi, utiliser des méthodes telles que :
- Certificats numériques
- Vérification croisée avec les moyens de paiement
- Codes d’authentification envoyés par SMS ou par e-mail
- Autres facteurs d’authentification valides
En résumé : il existe des moyens de vérifier sans stocker. Vous respectez la loi et protégez la vie privée de vos clients.
🛡️ Et comment m’assurer que je fais tout correctement ?
C’est là que nous intervenons. (www.registroparteviajeros.com)
💡 Chez Registro Parte Viajeros, nous vous facilitons la tâche (et vous mettons en conformité avec la loi).
Chez Registroparteviajeros.com, nous avons conçu une solution complète qui respecte à 100 % le décret royal 933/2021, le RGPD et la loi organique sur la protection des données et la garantie des droits numériques (LOPDGDD)
Que faisons-nous pour vous ? Entre autres choses :
✔️ Nous ne collectons que les données exigées par la loi.
✔️ Nous ne demandons ni ne conservons de copies de documents.
✔️ Nous vous avertissons si le client ne remplit pas le formulaire.
✔️ Nous communiquons et envoyons les formulaires directement au ministère de l’Intérieur.
En d’autres termes : nous vous aidons à vous conformer à la loi sans vous compliquer la vie.
Et en cas de changements réglementaires, nous nous adaptons pour vous, car notre plateforme évolue avec la loi.
🧾 Quelles lois devez-vous prendre en compte ?
Si vous souhaitez approfondir le sujet, voici les principales réglementations qui régissent le traitement des données et l’activité d’hébergement en Espagne :
- Décret Royal 933/2021 du 26 octobre
- Règlement général sur la protection des données (RGPD) – Règlement (UE) 2016/679
- Loi organique 3/2018 du 5 décembre relative à la protection des données à caractère personnel et à la garantie des droits numériques (LOPDGDD)
- Loi sur la sécurité citoyenne (loi organique 4/2015), qui régit également une partie des obligations en matière d’identification des clients
✨ Conclusion : protégez votre entreprise, protégez vos clients
Dans le secteur de l’hébergement, la confiance est primordiale. Et cette confiance commence par la protection des données de vos clients.
Ne demandez pas de copies de la carte d’identité. Vous n’en avez pas besoin, elles ne sont pas légales et ne vous aident pas à mieux respecter la loi.
Faites-le bien, faites-le facilement et faites-le en toute sécurité.
Chez Registro Parte Viajeros, nous sommes là pour vous aider à respecter la réglementation, à protéger les informations de vos clients et à vous éviter des problèmes.
👉 Vous souhaitez en savoir plus ? Écrivez-nous et nous vous aiderons étape par étape. (Whatsapp)
Sources consulted :
- Real Decreto 933/2021
- RGPD – Reglamento (UE) 2016/679
- Nota informativa de la AEPD – Junio 2025
- LOPDGDD – Ley Orgánica 3/2018
