Les obligations légales d’enregistrement des voyageurs en Espagne ont connu une transformation profonde avec la pleine application du Real Decreto 933/2021. Depuis le 2 décembre 2024, le respect de ces obligations n’est pas seulement une recommandation, mais une exigence cruciale pour toute personne physique ou morale exerçant une activité d’hébergement (hôtels, appartements touristiques, maisons rurales, auberges, etc.).
L’objectif principal de cette réglementation est d’améliorer la sécurité publique grâce à la numérisation et à la centralisation des informations.
1. La plataforma obligatoire : SES.Hospedajes
Les principales obligations légales de l’enregistrement des voyageurs en Espagne concernent la plateforme officielle SES.Hospedajes, gérée par le Ministère de l’Intérieur. Pour y opérer, les établissements doivent être enregistrés et accéder par des méthodes d’identification numérique sécurisées, telles que le certificat numérique, le DNI électronique ou le système Cl@ve.
Depuis l’enregistrement Partie Voyageurs nous automatisons l’envoi des données de la partie des voyageurs requises par le ministère de l’Intérieur pour seulement 3€ par mois et par propriété, garantissant que vous respectez les obligations légales et que les données de vos invités sont en sécurité, grâce à notre cryptage de la plus haute qualité. Évitez les erreurs lors de l’envoi grâce à notre service
2. Informations requises : Quelles données devez-vous collecter ?
La réglementation exige la collecte d’un volume de données plus large qu’auparavant. Il faut distinguer deux types d’informations :
- Données du voyageur : Nom et prénom, sexe, type et numéro de document d’identité (DNI, passeport, TIE), numéro de support, nationalité, date de naissance, adresse complète (habituelle), téléphone portable et adresse électronique.
- Données sur la transaction et le séjour : Date et heure d’entrée et de sortie, identification du moyen de paiement (type, titulaire, etc.), nombre de voyageurs et lien de parenté en cas de mineurs.
Avec notre application, vous pouvez scanner le code MRZ du document d’identité de vos invités, sans avoir besoin de prendre une photo de la carte d’identité, activité que réalisent de nombreux hôtes et qui pourtant, est illégale, car vous exposez une série de données personnelles non nécessaires pour l’obligation de l’enregistrement des voyageurs. En outre, vous vous exposez à la possibilité que ces images soient soustraites, ce qui causerait un préjudice aux invités et entraînerait des sanctions légales.
Important : Tous les invités de plus de 14 ans doivent signer le registre d’entrée (les signatures électroniques validées sont acceptées).
3. Délais de communication
La loi est stricte concernant les délais d’expédition. L’information doit être communiquée dans un délai maximum de 24 heures à partir de deux moments clés :
- La formalisation de la réservation (ou son annulation).
- Le début des services contractés (le moment du check-in).
4. Conservation et protection des données
- Fichier : Les sujets obligés doivent tenir un registre informatique à jour de toutes les données collectées pendant au moins 3 ans à partir de la fin du service.
- Protection (RGPD) : Étant donné que des données personnelles sensibles sont traitées, il est obligatoire de mettre en place des mesures de sécurité (chiffrement, contrôle d’accès, authentification multifactorielle) et de fournir à l’invité les informations nécessaires sur le traitement de ses données conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
5. Le risque de non-respect
Le non-respect de l’obligation d’enregistrement ou le non-communication des données dans les délais établis est considéré comme une infraction administrative grave selon la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana. Les sanctions économiques peuvent varier considérablement, atteignant jusqu’à 30.000 euros en cas de non-respect répété ou grave.
En plus de l’enregistrement des voyageurs au moment de l’enregistrement, à partir de février 2026, des obligations légales d’enregistrement des voyageurs en Espagne sont établies, le NRUA ou registre annuel. À partir de ce moment, nous devrons collecter les dates d’entrée et de sortie des clients ainsi que leur nombre et les envoyer au Registre de la Propriété via le programme N2. Pour toute question à ce sujet, consultez nos guides.
