L’AEPD ha appena preso posizione. Nel mondo del turismo e dell’ospitalità, rispettare la legge non è sempre così semplice come sembra. Una delle questioni che genera più dubbi tra proprietari, gestori e aziende del settore è la seguente:
Posso chiedere una copia della carta d’identità ai miei ospiti per rispettare la normativa?
È una domanda molto frequente. Molti esercizi commerciali, per abitudine, semplicità o “precauzione”, continuano a raccogliere copie dei documenti d’identità dei clienti… senza sapere che questa pratica è illegale e che le multe non sono affatto uno scherzo.
Vi illustriamo la NOTA DELL’AGENZIA SPAGNOLA PER LA PROTEZIONE DEI DATI in merito alla richiesta di copie dei documenti di identità negli alloggi per ottemperare al Regio Decreto 933/2021. Potete consultarla qui: 👉 Nota AEPD – Registro degli alloggi
Il Regio Decreto 933/2021: cosa dice realmente
Nell’ottobre 2021 è stato approvato il Regio Decreto 933/2021, che regola l’obbligo di registrare i dati delle persone che utilizzano servizi di alloggio (e anche di noleggio veicoli). Il suo scopo è chiaro: collaborare con le forze dell’ordine per prevenire i reati e garantire la tranquillità dei cittadini.
Questo decreto impone alle strutture ricettive di raccogliere e comunicare alcuni dati identificativi degli ospiti prima dell’inizio del soggiorno, ma c’è una cosa molto importante da tenere presente:
Il Real Decreto NON richiede che venga richiesta o conservata una copia della carta d’identità o del passaporto.
Quindi, richiedere una copia della carta d’identità? NO: lo dice l’AEPD (Agenzia spagnola per la protezione dei dati).
L’Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD) è stata molto chiara al riguardo:
non è necessario richiedere una copia del documento d’identità.
Perché?
Perché richiedere o conservare una copia della carta d’identità o del passaporto viola il principio di minimizzazione dei dati di cui all’articolo 5.1.c) del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD). Tale principio stabilisce che possono essere trattati solo i dati strettamente necessari per lo scopo previsto.
E una copia del documento d’identità contiene molte più informazioni di quelle che ti servono:
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Fotografia
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Data di scadenza
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Nome dei genitori
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Codice CAN
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E molti altri dati
Inoltre, conservare questi documenti aumenta il rischio di furto d’identità, fuga di dati o uso improprio, il che può comportare sanzioni molto severe da parte dell’AEPD.
Ma non è tutto… ci sono anche delle multe
Sì, oltre ad essere una pratica non consentita, può rivelarsi costosa. Il GDPR prevede multe fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale, a seconda della gravità della violazione.
Per questo motivo ribadiamo: non richiedete né conservate copie dei documenti d’identità dei vostri ospiti. Non è legale, non è necessario e non è sicuro.
Quali dati puoi e devi raccogliere?
Torniamo al Regio Decreto 933/2021. Nell’Allegato I (sezioni A.3, A.4, B.3 e B.4) sono riportate in dettaglio le informazioni obbligatorie che è necessario raccogliere:
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Nome e cognome
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Numero di documento d’identità (carta d’identità, passaporto o equivalente)
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Nazionalità
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Data di emissione e validità del documento
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Indirizzo
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Metodo di pagamento e dati del titolare (se applicabile)
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Telefono ed e-mail
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Eccetera.
E come faccio a verificare i dati senza una copia?
Molti host se ne preoccupano, ma verificare i dati non implica salvare il documento.
Secondo l’AEPD:
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Di persona, è sufficiente una verifica visiva del documento d’identità. In altre parole, si confrontano i dati forniti con il documento in possesso dell’ospite.
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Online, secondo la legge, puoi utilizzare metodi quali:
Certificati digitali
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Verifica incrociata con i mezzi di pagamento
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Codici di autenticazione inviati tramite e-mail
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Altri fattori di autenticazione validi
In sintesi: esistono modi per verificare senza memorizzare. Rispetti la legge e proteggi la privacy dei tuoi ospiti.
E come faccio ad assicurarmi di fare tutto bene?
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Cosa possiamo fare per te? Tra le altre cose, infatti:
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Raccogliamo solo i dati richiesti dalla legge.
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Non richiediamo né conserviamo copie dei documenti.
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Ti avvisiamo se l’ospite non compila il modulo.
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Comunichiamo e inviamo i rapporti direttamente al Ministero dell’Interno. In altre parole: ti aiutiamo a rispettare gli obblighi senza complicarti la vita.
E se ci sono cambiamenti normativi, ci adattiamo per te, perché la nostra piattaforma evolve con la legge.
Quali leggi devi tenere in considerazione?
Se desideri approfondire l’argomento, ecco le principali normative che regolano il trattamento dei dati e l’attività di hosting in Spagna:
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Decreto reale 933/2021, del 26 ottobre
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Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) – Regolamento (UE) 2016/679
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Legge organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e la garanzia dei diritti digitali (LOPDGDD)
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Legge sulla sicurezza dei cittadini (Legge organica 4/2015), che disciplina anche parte degli obblighi in materia di identificazione degli ospiti.
Conclusione: proteggi la tua attività, proteggi i tuoi ospiti
Nel settore ricettivo, la fiducia è tutto. E quella fiducia inizia con la protezione dei dati dei tuoi clienti.
Non richiedere copie della carta d’identità. Non sono necessarie, non sono legali e non aiutano a rispettare meglio la legge.
Fallo bene, fallo facilmente e fallo in modo sicuro.
Noi di Registro Parte Viajeros siamo qui per aiutarti a rispettare la normativa, proteggere le informazioni dei tuoi ospiti ed evitare problemi.
Vuoi saperne di più? Scrivici e ti aiuteremo passo dopo passo. (Whatsapp)
Fonti consultate:
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Decreto reale 933/2021
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RGPD – Regolamento (UE) 2016/679
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Nota informativa dell’AEPD – Giugno 2025
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LOPDGDD – Legge organica 3/2018