Depuis l’entrée en vigueur définitive du Real Decreto 933/2021, l’enregistrement des invités en Espagne n’est plus une simple formalité de « papier et signature » mais est devenu un processus numérique exhaustif, résolvez la bureaucratie de votre hébergement avec notre application d’enregistrement des voyageurs. Il ne suffit plus de noter le DNI ; désormais, la réglementation exige une quantité sans précédent de données et une communication quasi instantanée avec le Ministère de l’Intérieur.
Si vous cherchez une solution technologique, voici les caractéristiques incontournables que votre application doit avoir pour garantir que votre entreprise soit protégée à 100 % contre des amendes pouvant aller jusqu’à 30 000 €.
Connexion native avec SES.HOSPEDAJES
À partir de décembre 2024, la plateforme SES.HOSPEDAJES du Ministère de l’Intérieur est devenue le canal unique et obligatoire pour la majeure partie du territoire national (remplaçant ou centralisant les anciens envois aux Hospederías de la Guardia Civil et WebPol). Avec Registro Parte Viajeros, vous disposez d’une application d’enregistrement des voyageurs avec toutes les fonctionnalités nécessaires pour respecter les obligations légales.
La clave : Votre application doit être intégrée via API avec SES.HOSPEDAJES. Si l’application vous oblige à télécharger un fichier .txt pour le télécharger manuellement, vous n’automatisez pas, vous changez simplement d’outil d’écriture.
Capture des « Nouvelles Données » du RD 933/2021
La nouvelle loi exige de collecter jusqu’à 17 champs de données par voyageur, dont beaucoup ne figurent pas sur la puce ou sur le devant d’une carte d’identité traditionnelle. Une application efficace doit vous permettre de capturer facilement :
- Coordonnées : Numéro de téléphone portable et adresse e-mail (obligatoires).
- Lien de parenté : Obligatoire lorsqu’il y a des mineurs de moins de 14 ans.
- Données de la transaction : Méthode de paiement (carte, espèces, virement), titulaire du paiement et date d’expiration de la carte.
Scanner OCR intelligent
Pour éviter les erreurs humaines — qui sont sanctionnées —, l’application doit disposer de la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).
- Scanner le code MRZ : L’application doit lire la zone de lecture mécanique des passeports et des DNI en quelques secondes.
Signature numérique légale (Conformité eIDAS)
Le formulaire d’entrée doit être signé par tous les voyageurs âgés de plus de 14 ans. L’application doit permettre la signature tactile sur écran et générer un document PDF (le « Formulaire d’Entrée ») conforme aux normes légales de signature électronique, liant de manière incontestable la signature aux données de l’enregistrement.
Stockage sécurisé pendant 3 ans
La loi espagnole oblige les établissements à conserver le registre documentaire pendant une période de 3 ans à compter de la fin du séjour.
- Sécurité : Recherchez des applications utilisant un chiffrement de niveau bancaire (AES-256) et respectant strictement le RGPD.
- Accessibilité : En cas d’inspection, vous devez pouvoir récupérer et télécharger immédiatement toute partie des entrées des 36 derniers mois.
Automatisation des Délais (Règle des 24 Heures)
La communication aux autorités doit être effectuée dans un délai maximum de 24 heures à partir du début du service (le check-in) et, dans certains cas, même à partir de la confirmation de la réservation.
- Envoi automatique : L’application devrait envoyer les données au moment où l’enregistrement est terminé, sans intervention manuelle, et vous retourner un reçu de l’envoi réussi.
| Exigence | Enregistrement manuel / Papier | Enregistrement Partie Voyageurs |
| Temps par invité | 5-10 minutes | Menos d’une minute |
| Erreur de données | Haut (illisibilité) | Très bas (lecture OCR) |
| Envoi vers l’intérieur | Manuel (risque d’oubli) | Automatique et instantané |
| Garantie 3 ans | Classeurs physiques (occupent de l’espace) | Nuage sécurisé et organisé |
| Conformité RD 933/2021 | Très difficile à gérer | Intégré par défaut |
En 2026, exploiter une location touristique ou un hôtel sans un outil d’automatisation n’est pas seulement inefficace, c’est un risque financier. Une bonne application d’enregistrement n’est pas une dépense, c’est une assurance juridique qui vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : que vos invités profitent de leur séjour.
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