Si eres propietario de un alquiler vacacional en España, sabrás que el Real Decreto 933/2021 ha cambiado las reglas del juego. Lo que nos hace plantearnos cómo automatizar el registro de huéspedes para mi alquiler vacacional en España. Ya no basta con recoger el DNI y apuntarlo en un cuaderno. Con la exigencia de comunicar hasta 21 datos por reserva (incluyendo métodos de pago y relación de parentesco) en menos de 24 horas, la gestión manual es, sencillamente, una trampa de tiempo y errores.
La buena noticia es que la tecnología ha avanzado para que tú no tengas que ser un experto en burocracia. Aquí te explicamos cómo automatizar este proceso de principio a fin.
¿Por qué automatizar con Registro Parte Viajeros?
La automatización no es solo un lujo; es una estrategia de supervivencia por tres razones clave:
- Cero Errores en SES.HOSPEDAJES: El sistema del Ministerio del Interior es estricto. Un error en un dígito puede invalidar el envío. El software de lectura automática elimina el factor humano.
- Ahorro de Tiempo: Pasar de 15 minutos por Check-in a menos de 30 segundos.
- Experiencia del Huésped: A nadie le gusta esperar en la puerta mientras el anfitrión copia datos. El Check-in online permite que el viajero haga el trabajo desde su móvil antes de llegar.
Automatizar Totalmente con Registro Parte Viajeros
1. El Check-in Online (El Autoservicio)
En lugar de recibir al huésped con papel y boli, envíale un enlace automático tras la reserva. El huésped rellena sus datos, sube una foto de su documento y firma digitalmente desde su propio dispositivo.
En primer lugar, para automatizar el check-in con Registro Parte Viajeros deberás crear tu cuenta, una vez creada la cuenta recuerda que tienes 7 días gratis para probar la aplicación y que solo cobramos 3€ por mes y propiedad, una vez creada la cuenta empezaremos rellenando los datos de tu propiedad, empezando por el nombre del alojamiento, el número de habitaciones o plazas, si tiene WiFi y a qué hora se realiza el Check-In y el Check-Out:
Continuaremos configurando el calendario añadiendo los portales de las OTA que usemos para anunciar y reservar los alojamiento, consulta nuestras guías para integrar las plataformas en nuestra app, como las de Holidu o VRBO y pegaremos la dirección URL del Calendario:
2. Conectividad con SES.HOSPEDAJES
Este es el paso crítico. Tu sistema de registro debe estar conectado mediante API con la plataforma del Ministerio del Interior. Una vez que el huésped firma su parte:
- El sistema genera el fichero comprimido.
- Lo envía automáticamente a las autoridades.
- Recibe y almacena el código de respuesta (el justificante de envío) para tu archivo legal.
Para realizar la conectividad visita nuestra guía, pero deberás rellenar los datos relativos a SES.HOSPEDAJES:
- Deberemos rellenar el usuario y la contraseña de SES.HOSPEDAJES.
- El Código del Establecimiento que estamos registrando.
- Nuestro Código personal de Arrendador.
- Por último estableceremos una contraseña de encriptación para nuestro parte de viajeros.
Con Registro Parte Viajeros podremos crear un aviso si el cliente no realiza el parte, estableciendo cuanto tiempo antes se enviará automáticamente el enlace para que realice el registro y configurar un mensaje de bienvenida personalizado.
Una vez configurado, podremos pegar el mensaje de bienvenida en nuestra OTA de confianza para que además se envíe automáticamente en el momento de la reserva.
3. Crear una reserva
Como ejemplo, le enseñamos como registrar un huésped .En primer lugar, desde la aplicación móvil (disponible en IOS y Android), podremos crear una nueva reserva o iniciar el check-in.
En segundo lugar, seleccionaremos la propiedad de la que queremos crear el parte de registro:
En tercer lugar, estableceremos la fecha de entrada y la de salida:
En cuarto lugar, podremos generar una Referencia para el contrato, seleccionaremos su fecha y elegiremos un medio de pago:
Por último, se rellenarán los datos del huésped: utilizamos herramientas que permitan escanear el MRZ (la banda de caracteres al pie de los DNI y pasaportes). Esta tecnología extrae nombre, apellidos, número de documento y fecha de nacimiento al instante, volcándolos directamente en el parte de entrada. En caso de que no tenga código MRZ por ser un pasaporte extranjero rellenaremos esos datos manualmente, posteriormente rellenaremos los datos de contacto, el género, nacionalidad, el tipo de documento de identidad, el número de documento, la dirección del huésped y dejaremos que el huésped firme en el recuadro.
¡Y ya habríamos realizado el registro del parte de viajeros automáticamente con nuestra aplicación!
Con nuestro método de registro automático por un pequeño precio puedes simplificar el registro y olvidarte de las obligaciones burocráticas manteniendo un perfil amable de bienvenida para tus huéspedes.
