Per quanto tempo devo conservare i moduli di ingresso dei viaggiatori? Termini e Normativa

Per ogni proprietario di una casa ad uso turistico (VUT) o gestore di alloggi, il Libro-Registro de Viajeros non è solo una pratica amministrativa; è un documento di sicurezza cittadina. Uno dei dubbi più ricorrenti è: Quanto tempo devo conservare i moduli di ingresso dei viaggiatori una volta che il cliente se ne è andato?

Dalla Registrazione Parte Viaggiatori ti spieghiamo i termini legali, il modo di conservazione e le conseguenze del mancato rispetto di questo obbligo.

Qual è il termine legale?

Secondo la normativa statale vigente (Orden INT/1922/2003 e il Real Decreto 933/2021), gli esercizi di ospitalità hanno l’obbligo di conservare i registri di entrata (o il Libro-Registro) per un periodo di 3 anni.

Questo termine inizia a decorrere dal giorno in cui è stato generato il rapporto di ingresso.

In quale formato devono essere conservati?

La legge consente flessibilità nel formato, ma richiede ordine e disponibilità immediata:

• Libro-Registro fisico: Se utilizzi parti su carta, questi devono essere rilegati in volumi da 100 a 500 fogli. Devono essere numerati e pronti per essere presentati se un agente dell’autorità li richiede durante un’ispezione.
• Libro-Registro digitale: Sempre più ospitanti optano per la digitalizzazione. Se utilizzi una piattaforma di registrazione, assicurati che ti permetta di scaricare l’intero Libro-Registro. I file digitali hanno la stessa validità legale, purché garantiscano l’integrità dei dati.

Come dovrei salvare questi dati?

Per ogni proprietario di una casa ad uso turistico (VUT) o gestore di alloggi, il Libro-Registro de Viajeros non è solo una pratica amministrativa; è un documento di sicurezza cittadina. Uno dei dubbi più ricorrenti è: Quanto tempo devo conservare i moduli di ingresso dei viaggiatori una volta che il cliente se ne è andato?

Cosa succede dopo i 3 anni?

Una volta trascorso il termine legale di tre anni, la raccomandazione è la distruzione sicura dei documenti.

Dato che i moduli di ingresso contengono dati personali sensibili (DNI, firme, indirizzi), non puoi semplicemente buttarli nel contenitore della carta. Devi usare una distruggi documenti (livello di sicurezza P-3 o superiore) o affidarti a un servizio di distruzione certificata per rispettare il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD).

Sanzioni per inadempienza

Non conservare i report per il periodo stabilito o perdere il Libro-Registro può comportare sanzioni economiche considerevoli ai sensi della Legge sulla Sicurezza Civile:

• Infrazioni lievi: Da 100 € a 600 €.
• Gravi infrazioni: Da 601 € a 30.000 €.

Conclusione

Mantenere un archivio organizzato è la migliore difesa durante un’ispezione. Che sia su uno scaffale o sui tuoi dispositivi, assicurati che ogni scheda viaggiatore sia localizzata e datata.

Dal Registro Parte Viaggiatori le consigliamo di salvare i Dati del Libro-Registro in formato digitale, poiché conservarli in file cartacei rende più difficile alle autorità consultarli. Normalmente questi obblighi di conservare i registri di ingresso dei viaggiatori vengono adottati per garantire la sicurezza pubblica e la protezione delle persone che utilizzano le strutture ricettive turistiche. Pertanto, è più conveniente per lei e per le autorità averli in formato elettronico.

Vi consigliamo di conservarli sui vostri dispositivi e di non caricarli su servizi di archiviazione cloud (archiviazione su cloud), dati i rischi insiti nel conservare qualsiasi tipo di dati, essendo particolarmente comune negli ultimi anni che le grandi aziende abbiano violazioni della sicurezza che potrebbero interessare i loro clienti. In Registro Parte Viaggiatori crittografiamo i dati che ci inviano e li inviamo immediatamente, mantenendoli solo per il tempo indispensabile affinché non esistano problemi legali e possano essere rettificati errori, riducendo enormemente il rischio di sottrazione dei dati.