Für jeden Eigentümer einer Wohnung für touristische Nutzung (VUT) oder Unterkunftsverwalter ist das Libro-Registro de Viajeros nicht nur ein Verwaltungsverfahren; es ist ein Dokument der öffentlichen Sicherheit. Eine der häufigsten Fragen lautet: Wie lange muss ich die Anmeldungen der Reisenden aufbewahren, nachdem der Kunde gegangen ist?
Vom Reisenden-Teil-Register erklären wir dir die gesetzlichen Fristen, die Art der Aufbewahrung und die Folgen der Nichterfüllung dieser Verpflichtung.
Wie lange ist die gesetzliche Frist?
Laut den geltenden staatlichen Vorschriften (Orden INT/1922/2003 und dem Real Decreto 933/2021) sind Beherbergungsbetriebe verpflichtet, die Anmeldeformulare (oder das Anmeldebuch) für einen Zeitraum von 3 Jahren aufzubewahren.
Diese Frist beginnt am Tag der Ausstellung des Eingangsberichts zu laufen.
In welchem Format sollen sie aufbewahrt werden?
Das Gesetz erlaubt Flexibilität im Format, verlangt aber Ordnung und sofortige Verfügbarkeit:
- Physisches Buch-Register: Wenn Sie Papierformulare verwenden, müssen diese in Bänden von 100 bis 500 Blättern gebunden sein. Sie müssen nummeriert und bereit zur Vorlage sein, wenn ein Behördenvertreter sie während einer Inspektion verlangt.
- Digitales Registerbuch: Immer mehr Gastgeber entscheiden sich für die Digitalisierung. Wenn Sie eine Registrierungsplattform verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie das vollständige Registerbuch herunterladen können. Digitale Dateien haben die gleiche rechtliche Gültigkeit, sofern sie die Integrität der Daten gewährleisten.
Wie soll ich diese Daten speichern?
Für jeden Eigentümer einer Wohnung für touristische Nutzung (VUT) oder Unterkunftsverwalter ist das Libro-Registro de Viajeros nicht nur ein Verwaltungsverfahren; es ist ein Dokument der öffentlichen Sicherheit. Eine der häufigsten Fragen lautet: Wie lange muss ich die Anmeldungen der Reisenden aufbewahren, nachdem der Kunde gegangen ist?
| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist | Motiv |
| Eingabeteil (Physisch/Digital) | 3 Jahre | Bürgerliche Sicherheit (Ley Orgánica 4/2015) |
| Rechnungen für den Aufenthalt | 4 Jahre | Steuerliche Verpflichtungen (Finanzamt) |
| Kontaktdaten (Marketing) | Bis der Benutzer widerruft | DSGVO (Datenschutz) |
Was passiert nach 3 Jahren?
Nach Ablauf der gesetzlichen Frist von drei Jahren wird die sichere Vernichtung der Dokumente empfohlen.
Da die Eingabebögen sensible personenbezogene Daten enthalten (Personalausweis, Unterschriften, Adressen), dürfen Sie diese nicht einfach in den Papiercontainer werfen. Sie müssen einen Aktenvernichter (Sicherheitsstufe P-3 oder höher) verwenden oder einen zertifizierten Vernichtungsdienst beauftragen, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.
Strafen bei Nichteinhaltung
Das Nichtaufbewahren der Teile für die vorgeschriebene Zeit oder der Verlust des Buchregisters kann erhebliche finanzielle Sanktionen nach dem Bürger-Sicherheitsgesetz nach sich ziehen:
- Geringfügige Verstöße: Von 100 € bis 600 €.
- Schwerwiegende Verstöße: Von 601 € bis 30.000 €.
Fazit
Eine organisierte Akte zu führen ist die beste Verteidigung bei einer Inspektion. Ob im Regal oder auf Ihren Geräten, stellen Sie sicher, dass jede Reiseakte lokalisiert und datiert ist.
Vom Reiseanmelderegister empfehlen wir Ihnen, die Daten des Eintragungsbuchs im digitalen Format zu speichern, da es für die Behörden schwieriger wird, diese einzusehen, wenn sie in physischen Dateien gespeichert sind. Normalerweise werden diese Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Einreiseberichten von Reisenden zur Gewährleistung der öffentlichen Sicherheit und zum Schutz der Personen, die touristische Unterkünfte nutzen, getroffen. Daher ist es sowohl für Sie als auch für die Behörden vorteilhafter, diese im elektronischen Format zu haben.
Wir empfehlen Ihnen, diese auf Ihren Geräten zu belassen und nicht in Cloud-Speicherdiensten hochzuladen, angesichts der Risiken, die mit der Speicherung jeglicher Art von Daten verbunden sind. Besonders in den letzten Jahren ist es häufig vorgekommen, dass große Unternehmen Sicherheitslücken hatten, die ihre Kunden betreffen könnten. Bei Registro Parte Viajeros verschlüsseln wir die uns gesendeten Daten und senden sie sofort weiter, bewahren sie nur so lange auf, wie es unbedingt notwendig ist, um rechtliche Probleme zu vermeiden und Fehler korrigieren zu können, wodurch das Risiko eines Datenentzugs erheblich reduziert wird.
