Die 5 häufigsten Fehler, die Gastgeber beim Ausfüllen eines Meldescheins für Reisende machen

Die Einhaltung des Real Decreto 933/2021 und der Sicherheitverordnung ist nicht nur „ein Papier ausfüllen“. Es ist ein rechtlicher Prozess, der bei fehlerhafter Durchführung Strafen von bis zu 30.000 € nach sich ziehen kann.

Auf registroparteviajeros.com sehen wir täglich Hunderte von Einträgen und haben die häufigsten Fehler festgestellt, die Gastgeber machen. Hier erzählen wir sie dir, damit du nicht darauf reinfällst.

Nicht alle Gäste registrieren

Es ist der Nummer-eins-Fehler schlechthin. Viele Eigentümer denken, dass es ausreicht, nur den „Inhaber“ der Reservierung zu registrieren.

• Die Realität: Das Gesetz verlangt die Registrierung aller Personen über 14 Jahre, die sich in der Unterkunft aufhalten.
• Folge: Ein unvollständiger Eintrag gilt als schwerwiegender Verstoß. Wenn es 4 Erwachsene gibt, müssen 4 Eintragsteile vorhanden sein.

Die „Ausstellungsdatum“ mit dem „Ablaufdatum“ verwechseln

Es scheint offensichtlich, aber durch den Stress beim persönlichen Check-in und die schlechte Beleuchtung mancher Eingänge ist es sehr üblich, diese Daten zu vertauschen.

• Das Problem: Die Systeme der Behörden (wie SES.HOSPEDAJE) können die Übermittlung ablehnen, wenn sie Unstimmigkeiten in den Daten des Dokuments feststellen.
• Tipp: Achte genau auf die Etiketten des Personalausweises oder Reisepasses. Wenn du ein automatisches Scansystem verwendest, stelle sicher, dass die Kamera richtig fokussiert.

Verzögerung beim Versand der Daten (Die Frist von 24 Stunden)

Die Registrierung endet nicht, wenn der Gast das Formular unterschreibt; sie endet, wenn diese Informationen bei den Behörden eingehen.

• Die Regel: Sie haben eine Frist von maximal 24 Stunden ab Beginn der Unterkunft, um die Daten zu übermitteln.
• Der Fehler: Am Ende des Wochenendes zu warten, um alle Berichte zusammen zu senden. Dies erzeugt eine digitale Nichteinhaltungsspur, die bei einer Inspektion leicht erkennbar ist.

Nicht unterschriebene Teile aufbewahren

Auch wenn Sie die Daten elektronisch übermitteln, entfällt die Aufbewahrungspflicht nicht.

• Die Verpflichtung: Sie müssen die Eingangsformulare (das „Registerbuch“) für einen Zeitraum von 3 Jahren aufbewahren, geordnet nach chronologischer Reihenfolge.
• Der Fehler: Die Fotos der Ausweise zu löschen oder die Papiere wegzuwerfen, nachdem sie auf die Plattform hochgeladen wurden. Im Falle einer physischen Inspektion wird man Sie nach dem gedruckten oder digital gespeicherten und ordnungsgemäß paginierten Registrierungsbuch fragen.

Für weitere Informationen konsultieren Sie unseren Leitfaden zu den Registrierungsbüchern und wie lange wir die Registrierungsdaten aufbewahren sollten,

Fehler im „Dokumenttyp“

Ein spanischer DNI ist nicht dasselbe wie eine NIE, ein Reisepass oder ein Personalausweis eines EU-Landes.

• Der häufige Fehler: Alle Einträge standardmäßig als „DNI“ markieren. Jeder Dokumententyp hat einen spezifischen Code bei der Datenübermittlung. Wenn der Code nicht mit dem Format der Dokumentennummer übereinstimmt, gibt das System eine Validierungsfehlermeldung aus.

Um herauszufinden, wie man den Personalausweis über den MRZ-Code scannt, lesen Sie unseren Ratgeber in unserem Blog.

Vergleich: Manuelle Registrierung vs. Automatisierte Registrierung

Fazit: Technologie ist dein bester Verbündeter

Die meisten dieser Fehler entstehen durch den menschlichen Faktor: Müdigkeit, Eile oder mangelndes technisches Wissen über die offiziellen Plattformen. Die Automatisierung dieses Prozesses ist nicht nur ein Luxus, sondern eine Sicherheitsmaßnahme für Ihr Unternehmen.

Möchten Sie sich nicht mehr um diese 5 Fehler sorgen? Bei registroparteviajeros.com digitalisieren wir den Prozess: Der Gast scannt sein Dokument, wir validieren die Daten und senden sie automatisch für Sie an die Behörden.

Möchten Sie, dass wir Ihnen helfen, Ihr Konto einzurichten und Registrierungsfehler für immer zu vergessen?