Como anfitrión, cuando solicitas el DNI o pasaporte a un viajero, te conviertes legalmente en un Responsable de Tratamiento de Datos. Esto conlleva una responsabilidad ética y, sobre todo, legal. En la era de la ciberseguridad, gestionar mal estos datos puede exponerte a sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Aquí te mostramos cómo tratar los datos sensibles de tus huéspedes sin riesgos para proteger a tus clientes y a tu negocio.
Pide la Menor Cantidad de Datos Posible para Cumplir con la Legalidad
La regla de oro del RGPD es: no pidas lo que no necesites.
- Para el parte de entrada de viajeros, solo debes recoger los datos que exige la ley (RD 933/2021).
- Evita fotocopiar o fotografiar el DNI completo ya que no es estrictamente necesario para la facturación o el contrato, ya que el DNI contiene datos (como la firma o la foto) que requieren una protección especial. Si lo haces, asegúrate de destruirlo una vez cumplimentado el registro. Sigue nuestra guía de los datos que debes recoger del DNI o automatiza y escanea solo lo imprescindible con nuestra app.
Digitalización vs. Papel: ¿Qué es más seguro?
Aunque el papel parece «inofensivo», es más difícil de proteger frente a robos, incendios o extravíos.
- Si usas papel: Los partes deben guardarse bajo llave en un archivador ignífugo. Nunca los dejes a la vista de otros huéspedes o personal de limpieza.
- Si usas digital: Es la opción más segura siempre que uses plataformas con cifrado de datos. La información viaja encriptada desde el móvil del huésped hasta el servidor, reduciendo el riesgo de interceptación. Desde Registro Parte Viajeros te ofrecemos la mejor encriptación para que los datos de tus huéspedes estén seguros.
El peligro de los grupos de WhatsApp y el Email
Muchos anfitriones cometen el error de pedir fotos del DNI por WhatsApp o correo electrónico convencional. Esto es una práctica de alto riesgo:
- Las fotos quedan guardadas en la galería del teléfono.
- Si pierdes el móvil o te hackean la cuenta, los datos de tus clientes quedan expuestos.
- No hay control sobre quién accede a esa información.
Recomendación: Utiliza nuestro formulario de registro seguro que procesa los datos en un entorno cerrado y no los almacena en la memoria física de tus dispositivos personales.
Protocolo de Seguridad para el Anfitrión
| Acción | Práctica Correcta | Práctica de Riesgo |
| Recogida | Escaneo directo o formulario cifrado | Foto enviada por WhatsApp o SMS |
| Almacenamiento | Nube con doble factor de autenticación (2FA) | Carpeta abierta en el ordenador o escritorio |
| Acceso | Solo personas autorizadas (gestores) | Compartir claves con todo el personal |
| Eliminación | Destrucción certificada o borrado seguro | Tirar los partes a la papelera común |
¿De qué debemos informar a los huéspedes?
El huésped tiene derecho a saber qué haces con su información. Es obligatorio disponer de una Cláusula informativa de Protección de Datos. En ella debes indicar:
- Quién es el responsable (tú o tu empresa).
- Para qué usas los datos (cumplimiento legal y gestión de la reserva).
- Cuánto tiempo los guardarás (3 años para el registro de viajeros). Visita nuestro artículo sobre los Libros-Registro.
- Cómo pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación o supresión.
¿Qué hacer en caso de que me roben los datos?
Si sufres un hackeo o pierdes el libro-registro físico o tienes dudas de que puedan haber entrado en tu cuenta lo mejor es prevenir, la ley te obliga a notificar cualquier brecha de seguridad que puedas haber detectado a la AEPD en un plazo máximo de 72 horas. Tener tus datos centralizados en una plataforma profesional facilita enormemente la gestión de estos incidentes.
Conclusión
Tratar los datos de forma segura no es solo una obligación, es un valor añadido. Un huésped que ve que te tomas en serio su privacidad se sentirá mucho más tranquilo y predispuesto a volver.
¿Quieres automatizar la protección de tus datos? En registroparteviajeros.com utilizamos protocolos de cifrado avanzado para que tú solo tengas que preocuparte de ser el mejor anfitrión.
