Come ospite, conosci la storia: un volo in ritardo, una macchina a noleggio che impiega più del previsto e, all’improvviso, ricevi un messaggio alle 2:30 del mattino: “Siamo già al portale”. Dal letto ti prepari a fare il check-in a tarda notte, senza poter riposare correttamente.
Il dilemma è reale. Ti alzi e vai a ricevere gli ospiti solo per raccogliere i loro dati dal DNI? Oppure lasci le chiavi in un cassetto e rischi che si dimentichino di inviarti la foto del documento il giorno successivo, violando il termine legale di 24 ore?
In questo articolo ti insegniamo come gestire gli arrivi notturni in modo professionale, legale e, soprattutto, senza che ti costi il riposo.
Il rischio legale delle “chiavi sotto lo zerbino”
Il sistema di self check-in (ingresso autonomo) ha rivoluzionato il settore, ma legalmente presenta una trappola. Il Real Decreto 933/2021 obbliga a che l’identificazione sia effettiva al momento dell’ingresso.
Se lasci entrare un ospite nella tua proprietà alle 3:00 AM e non registri i suoi dati sulla piattaforma delle autorità entro le 3:00 AM del giorno successivo, stai commettendo un’infrazione. Se si verifica qualsiasi incidente di sicurezza quella notte e l’ospite non è registrato, il responsabile legale sei tu.
3 Strategie per un Check-in Notturno impeccabile
1. Il Check-in Online Previo (L’opzione più sicura)
Non aspettare che l’ospite arrivi alla porta. Invia un link di check-in automatico 24 o 48 ore prima dell’arrivo.
- Vantaggio: Quando l’ospite arriva a casa tua a tarda notte, hai già la sua parte di ingresso firmata e validata nel tuo pannello di controllo.
- Punto chiave: La consegna del codice della serratura elettronica è subordinata al completamento della registrazione. “Nessuna registrazione, nessun codice”.
2. Serrature intelligenti sincronizzate
Se usi dispositivi come Nuki, Yale o Salto, puoi automatizzare completamente il processo.
- Flusso ideale: L’ospite completa i suoi dati su registroparteviajeros.com → Il sistema verifica la sua identità → Viene inviato automaticamente il codice di apertura temporaneo per il soggiorno.
3. Il QR di Benvenuto nell’Alloggio
Se preferisci non essere così severo prima dell’arrivo, metti un cartello visibile con un código QR proprio all’ingresso o sul tavolo del salone.
- L’ospite arriva stanco, scansiona il codice con il suo cellulare, fa una foto al suo passaporto e il sistema fa il resto. Tu ricevi solo una notifica sul tuo cellulare che conferma che la registrazione è stata inviata alla Polizia o alla Guardia Civil.
Cosa deve includere il tuo “Protocollo di Prima Mattina”?
Perché questo sistema funzioni senza intoppi, assicurati di comunicare questi tre punti nei tuoi messaggi automatici di Airbnb, Booking o del tuo sito web:
- Avviso di Obbligatorietà: “Per ragioni di sicurezza nazionale e conformemente al RD 933/2021, tutti gli ospiti devono registrarsi prima di accedere all’alloggio”.
- Istruzioni del processo digitale: Spiega che è un processo di 30 secondi che possono fare dal loro cellulare.
- Supporto base: Indica cosa devono fare se la scansione del DNI fallisce (ad esempio, caricare la foto manualmente).
Conclusione: Il tuo riposo è produttività
Gestire una casa per uso turistico (VUT) non dovrebbe significare essere disponibili 24 ore su 24 per compiti burocratici. La tecnologia attuale permette che la conformità normativa sia invisibile e automatica.
En registroparteviajeros.com abbiamo progettato uno strumento che lavora mentre tu dormi. Il sistema riceve i dati dei tuoi ospiti notturni, genera il modulo di ingresso e lo comunica alle autorità all’istante.
Vuoi iniziare a dormire tranquillo sapendo che i tuoi check-in di notte sono 100% legali?
Ti piacerebbe che ti aiutassimo a configurare il tuo messaggio di benvenuto automatico con il link di registrazione?
