Als Gastgeber kennst du die Geschichte: ein verspäteter Flug, ein Mietwagen, der länger als erwartet dauert, und plötzlich erhältst du um 2:30 Uhr morgens eine Nachricht: „Wir sind schon am Tor“. Du machst dich aus dem Bett, um mitten in der Nacht einzuchecken, ohne dich richtig ausruhen zu können.
Das Dilemma ist real. Stehst du auf und empfängst die Gäste nur, um ihre Personalausweisdaten aufzunehmen? Oder lässt du ihnen die Schlüssel in einem Schließfach und riskierst, dass sie vergessen, dir am nächsten Tag das Foto des Ausweises zu schicken, womit sie die gesetzliche Frist von 24 Stunden nicht einhalten?
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie nächtliche Ankünfte professionell, legal und vor allem ohne Beeinträchtigung Ihrer Ruhe verwalten.
Das rechtliche Risiko der „Schlüssel unter der Fußmatte“
Das self check-in-System (autonomer Eintritt) hat die Branche revolutioniert, hat aber rechtlich einen Haken. Das Real Decreto 933/2021 verpflichtet dazu, die Identifikation zum Zeitpunkt des Eintritts wirksam vorzunehmen.
Wenn du einem Gast erlaubst, um 3:00 Uhr morgens dein Grundstück zu betreten und seine Daten nicht bis 3:00 Uhr morgens des folgenden Tages auf der Plattform der Behörden registrierst, begehst du eine Ordnungswidrigkeit. Wenn in dieser Nacht ein Sicherheitsvorfall passiert und der Gast nicht registriert ist, bist du rechtlich verantwortlich.
3 Strategien für einen makellosen nächtlichen Check-in
1. Der Vorab-Online-Check-in (Die sicherste Option)
Warten Sie nicht, bis der Gast an der Tür ankommt. Senden Sie einen automatischen Registrierungslink 24 oder 48 Stunden vorher vor der Ankunft.
- Vorteil: Wenn der Gast in den frühen Morgenstunden bei dir zu Hause ankommt, hast du bereits seinen unterschriebenen und in deinem Bedienfeld validierten Teil des Eingangs.
- Wichtiger Punkt: Die Übergabe des Codes für das elektronische Schloss hängt vom Abschluss der Registrierung ab. „Keine Registrierung, kein Code“.
2. Synchronisierte intelligente Schlösser
Wenn Sie Geräte wie Nuki, Yale oder Salto verwenden, können Sie den Prozess vollständig automatisieren.
- Idealer Ablauf: Der Gast gibt seine Daten auf registroparteviajeros.com ein → Das System überprüft seine Identität → Der temporäre Zugangscode für den Aufenthalt wird ihm automatisch zugesendet.
3. Der Willkommens-QR im Unterkunft
Wenn Sie vor der Ankunft nicht so streng sein möchten, platzieren Sie ein gut sichtbares Schild mit einem QR-Code direkt am Eingang oder auf dem Tisch im Wohnzimmer.
- Der Gast kommt müde an, scannt den Code mit seinem Handy, macht ein Foto von seinem Reisepass und das System erledigt den Rest. Du erhältst nur eine Benachrichtigung auf deinem Handy, die bestätigt, dass die Anmeldung an die Polizei oder Guardia Civil gesendet wurde.
Was sollte dein „Mitternachtsprotokoll“ enthalten?
Damit dieses System reibungslos funktioniert, stelle sicher, dass du diese drei Punkte in deinen automatischen Nachrichten von Airbnb, Booking oder deiner eigenen Webseite kommunizierst:
- Pflichtmitteilung: „Aus nationalen Sicherheitsgründen und zur Einhaltung der RD 933/2021 müssen sich alle Gäste vor dem Zugang zur Unterkunft registrieren“.
- Anweisungen zum digitalen Prozess: Erklärt, dass es ein 30-Sekunden-Prozess ist, den sie von ihrem Handy aus durchführen können.
- Grundunterstützung: Gibt an, was zu tun ist, wenn das Scannen des Personalausweises fehlschlägt (z. B. das Foto manuell hochladen).
Fazit: Deine Erholung ist Produktivität
Eine Ferienwohnung (VUT) zu betreiben sollte nicht bedeuten, rund um die Uhr für bürokratische Aufgaben verfügbar zu sein. Die heutige Technologie ermöglicht, dass die Einhaltung der Vorschriften unsichtbar und automatisch erfolgt.
En registroparteviajeros.com haben wir ein Tool entwickelt, das arbeitet, während du schläfst. Das System erhält die Daten deiner nächtlichen Gäste, erstellt das Einreiseformular und übermittelt es sofort an die Behörden.
Möchtest du beruhigt schlafen, weil du weißt, dass deine nächtlichen Check-ins zu 100 % legal sind?
Möchten Sie, dass wir Ihnen helfen, Ihre automatische Willkommensnachricht mit dem Registrierungslink einzurichten?
