Als Gastgeber wirst du rechtlich gesehen zum Verantwortlichen für die Datenverarbeitung, wenn du von einem Reisenden den Personalausweis oder Reisepass verlangst. Dies bringt eine ethische und vor allem rechtliche Verantwortung mit sich. Im Zeitalter der Cybersicherheit kann ein schlechter Umgang mit diesen Daten dich Sanktionen der Spanischen Datenschutzbehörde (AEPD) aussetzen.
Hier zeigen wir dir, wie du die sensiblen Daten deiner Gäste risikofrei behandeln kannst, um deine Kunden und dein Geschäft zu schützen.
Fordern Sie die geringstmögliche Datenmenge an, um der Rechtmäßigkeit zu entsprechen
Die goldene Regel der DSGVO lautet: Fordere nicht, was du nicht brauchst.
- Für das Einreiseformular für Reisende müssen Sie nur die Daten erfassen, die das Gesetz verlangt (RD 933/2021).
- Vermeide es, den vollständigen Personalausweis zu kopieren oder zu fotografieren, da dies für die Abrechnung oder den Vertrag nicht unbedingt erforderlich ist, da der Personalausweis Daten enthält (wie Unterschrift oder Foto), die besonderen Schutz erfordern. Falls du es dennoch tust, stelle sicher, dass du ihn nach Abschluss der Registrierung zerstörst. Befolge unseren Leitfaden zu den Daten, die du vom Personalausweis erfassen musst, oder automatisiere und scanne nur das Notwendigste mit unserer App.
Digitalisierung vs. Papier: Was ist sicherer?
Obwohl Papier „harmlos“ erscheint, ist es schwieriger vor Diebstahl, Feuer oder Verlust zu schützen.
- Wenn Sie Papier verwenden: Die Unterlagen müssen in einem feuersicheren Aktenschrank aufbewahrt werden. Lassen Sie sie niemals für andere Gäste oder Reinigungspersonal sichtbar liegen.
- Wenn Sie digital verwenden: Es ist die sicherste Option, solange Sie Plattformen mit Datenverschlüsselung verwenden. Die Informationen werden vom Mobilgerät des Gastes bis zum Server verschlüsselt übertragen, wodurch das Risiko einer Abfangung verringert wird. Von Registro Parte Viajeros bieten wir Ihnen die beste Verschlüsselung, damit die Daten Ihrer Gäste sicher sind.
Die Gefahr von WhatsApp-Gruppen und E-Mails
Viele Gastgeber machen den Fehler, per WhatsApp oder herkömmlicher E-Mail Fotos des Personalausweises anzufordern. Dies ist eine Hochrisikopraxis:
- Die Fotos werden in der Galerie des Telefons gespeichert.
- Wenn du dein Handy verlierst oder dein Konto gehackt wird, sind die Daten deiner Kunden offengelegt.
- Es gibt keine Kontrolle darüber, wer auf diese Informationen zugreift.
Empfehlung: Verwenden Sie unser sicheres Anmeldeformular, das die Daten in einer geschlossenen Umgebung verarbeitet und diese nicht im physischen Speicher Ihrer persönlichen Geräte speichert.
Sicherheitsprotokoll für den Gastgeber
| Aktion | Richtige Übung | Risikoübung |
| Abholung | Direktes Scannen oder verschlüsseltes Formular | Foto per WhatsApp oder SMS gesendet |
| Speicherung | Cloud mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) | Ordner geöffnet auf dem Computer oder Desktop |
| Zugang | Nur autorisierte Personen (Manager) | Schlüssel mit dem gesamten Personal teilen |
| Beseitigung | Zertifizierte Vernichtung oder sichere Löschung | Die Berichte in den normalen Papierkorb werfen |
Worüber müssen wir die Gäste informieren?
Der Gast hat das Recht zu wissen, was mit seinen Informationen geschieht. Es ist verpflichtend, eine Datenschutz-Erklärungsklausel zu haben. Darin müssen Sie angeben:
- Wer ist verantwortlich (du oder dein Unternehmen).
- Wofür Sie die Daten verwenden (gesetzliche Verpflichtungen und Reservierungsverwaltung).
- Wie lange bewahren Sie sie auf (3 Jahre für das Reisebuch). Besuchen Sie unseren Artikel über die Registerbücher.
- Wie sie ihre Rechte auf Zugang, Berichtigung oder Löschung ausüben können.
Was tun, wenn meine Daten gestohlen werden?
Wenn Sie Opfer eines Hacks werden, das physische Logbuch verlieren oder Zweifel haben, dass jemand auf Ihr Konto zugegriffen haben könnte, ist es am besten, vorsorglich zu handeln. Das Gesetz verpflichtet Sie, jede Sicherheitslücke, die Sie entdeckt haben, innerhalb von maximal 72 Stunden der AEPD zu melden. Die Zentralisierung Ihrer Daten auf einer professionellen Plattform erleichtert die Verwaltung dieser Vorfälle erheblich.
Fazit
Daten sicher zu behandeln ist nicht nur eine Verpflichtung, sondern ein Mehrwert. Ein Gast, der sieht, dass du seine Privatsphäre ernst nimmst, wird sich viel sicherer fühlen und eher bereit sein, zurückzukehren.
Möchten Sie den Schutz Ihrer Daten automatisieren? Auf registroparteviajeros.com verwenden wir fortschrittliche Verschlüsselungsprotokolle, damit du dich nur darum kümmern musst, der beste Gastgeber zu sein.
