Como anfitrión, conoces la historia: un vuelo retrasado, un coche de alquiler que tarda más de la cuenta y, de repente, recibes un mensaje a las 2:30 AM: «Ya estamos en el portal». Desde la cama te dispones a hacer el check-in de madrugada, sin poder descansar correctamente.
El dilema es real. ¿Te levantas y vas a recibir a los huéspedes solo para recoger sus datos del DNI? ¿Les dejas las llaves en un cajetín y te arriesgas a que se olviden de enviarte la foto del documento al día siguiente, incumpliendo el plazo legal de 24 horas?
En este artículo te enseñamos cómo gestionar las llegadas de noche de forma profesional, legal y, sobre todo, sin que te cueste el descanso.
El riesgo legal de las «llaves bajo el felpudo»
El sistema de self check-in (entrada autónoma) ha revolucionado el sector, pero legalmente tiene una trampa. El Real Decreto 933/2021 obliga a que la identificación sea efectiva en el momento de la entrada.
Si dejas que un huésped entre en tu propiedad a las 3:00 AM y no registras sus datos en la plataforma de las autoridades antes de las 3:00 AM del día siguiente, estás cometiendo una infracción. Si ocurre cualquier incidente de seguridad esa noche y el huésped no está registrado, el responsable legal eres tú.
3 Estrategias para un Check-in Nocturno impecable
1. El Check-in Online Previo (La opción más segura)
No esperes a que el huésped llegue a la puerta. Envía un enlace de registro automático 24 o 48 horas antes de la llegada.
- Ventaja: Cuando el huésped llega a tu casa de madrugada, tú ya tienes su parte de entrada firmado y validado en tu panel de control.
- Punto clave: Condiciona la entrega del código de la cerradura electrónica a la finalización del registro. «Sin registro, no hay código».
2. Cerraduras Inteligentes sincronizadas
Si usas dispositivos como Nuki, Yale o Salto, puedes automatizar el proceso por completo.
- Flujo ideal: El huésped completa sus datos en registroparteviajeros.com → El sistema verifica su identidad → Se le envía automáticamente el código de apertura temporal para su estancia.
3. El QR de Bienvenida en el Alojamiento
Si prefieres no ser tan estricto antes de la llegada, coloca un cartel visible con un código QR justo en la entrada o en la mesa del salón.
- El huésped llega cansado, escanea el código con su móvil, hace una foto a su pasaporte y el sistema hace el resto. Tú solo recibes una notificación en tu móvil confirmando que el registro se ha enviado a la Policía o Guardia Civil.
¿Qué debe incluir tu «Protocolo de Madrugada»?
Para que este sistema funcione sin fricciones, asegúrate de comunicar estos tres puntos en tus mensajes automáticos de Airbnb, Booking o tu web propia:
- Aviso de Obligatoriedad: «Por seguridad nacional y cumplimiento del RD 933/2021, todos los huéspedes deben registrarse antes de acceder al alojamiento».
- Instrucciones del proceso digital: Explica que es un proceso de 30 segundos que pueden hacer desde su móvil.
- Soporte básico: Indica qué deben hacer si el escaneo del DNI falla (por ejemplo, subir la foto manualmente).
Conclusión: Tu descanso es productividad
Llevar una Vivienda de Uso Turístico (VUT) no debería significar estar disponible las 24 horas para tareas burocráticas. La tecnología actual permite que el cumplimiento normativo sea invisible y automático.
En registroparteviajeros.com hemos diseñado una herramienta que trabaja mientras tú duermes. El sistema recibe los datos de tus huéspedes nocturnos, genera el parte de entrada y lo comunica a las autoridades al instante.
¿Quieres empezar a dormir tranquilo sabiendo que tus check-ins de madrugada son 100% legales?
¿Te gustaría que te ayudemos a configurar tu mensaje de bienvenida automático con el enlace de registro?
