Para cualquier propietario de una vivienda de uso turístico (VUT) o gestor de alojamientos, el Libro-Registro de Viajeros no es solo un trámite administrativo; es un documento de seguridad ciudadana. Una de las dudas más recurrentes es: ¿Cuánto tiempo debo guardar los partes de entrada de viajeros una vez que el cliente se ha ido?
Desde Registro Parte Viajeros te explicamos los plazos legales, la forma de conservación y las consecuencias de no cumplir con esta obligación.
¿Cuál es el plazo legal?
Según la normativa estatal vigente (Orden INT/1922/2003 y el Real Decreto 933/2021), los establecimientos de hospedaje tienen la obligación de conservar los partes de entrada (o el Libro-Registro) durante un periodo de 3 años.
Este plazo comienza a contar desde el día en que se generó el parte de entrada.
¿En qué formato se deben conservar?
La ley permite flexibilidad en el formato, pero exige orden y disponibilidad inmediata:
- Libro-Registro físico: Si utilizas partes en papel, estos deben estar encuadernados en tomos de entre 100 y 500 hojas. Deben estar numerados y listos para ser presentados si un agente de la autoridad los solicita durante una inspección.
- Libro-Registro digital: Cada vez más anfitriones optan por la digitalización. Si usas una plataforma de registro, asegúrate de que te permita descargar el Libro-Registro completo. Los archivos digitales tienen la misma validez legal, siempre que garanticen la integridad de los datos.
¿Cómo debo guardar estos datos?
Para cualquier propietario de una vivienda de uso turístico (VUT) o gestor de alojamientos, el Libro-Registro de Viajeros no es solo un trámite administrativo; es un documento de seguridad ciudadana. Una de las dudas más recurrentes es: ¿Cuánto tiempo debo guardar los partes de entrada de viajeros una vez que el cliente se ha ido?
| Tipo de Documento | Plazo de Conservación | Motivo |
| Parte de Entrada (Físico/Digital) | 3 años | Seguridad Ciudadana (Ley Orgánica 4/2015) |
| Facturas de la estancia | 4 años | Obligaciones Tributarias (Hacienda) |
| Datos de contacto (Marketing) | Hasta que el usuario revoque | RGPD (Protección de Datos) |
¿Qué pasa después de los 3 años?
Una vez transcurrido el plazo legal de tres años, la recomendación es la destrucción segura de los documentos.
Dado que los partes de entrada contienen datos personales sensibles (DNI, firmas, direcciones), no puedes simplemente tirarlos al contenedor de papel. Debes usar una destructora de papel (nivel de seguridad P-3 o superior) o contratar un servicio de destrucción certificada para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Sanciones por incumplimiento
No conservar los partes durante el tiempo estipulado o perder el Libro-Registro puede acarrear sanciones económicas considerables bajo la Ley de Seguridad Ciudadana:
- Infracciones leves: De 100 € a 600 €.
- Infracciones graves: De 601 € a 30.000 €.
Conclusión
Mantener un archivo organizado es la mejor defensa ante una inspección. Ya sea en una estantería o en sus dispositivos, asegúrate de que cada ficha de viajero esté localizada y fechada.
Desde Registro Parte Viajeros le recomendamos guardar los Datos del Libro-Registro en formato digital, dado que al guardarlos en ficheros físicos se les hace más difícil a las autoridades el consultarlos. Normalmente estas obligaciones de guardar partes de entrada de viajeros se hacen para garantizar la seguridad ciudadana y la protección de las personas que utilizan los alojamientos turísticos. Por lo tanto, es más conveniente para usted y para las autoridades que los tengan en formato electrónico.
Le recomendamos que los mantenga en sus dispositivos y que no los suba a servicios de almacenamiento cloud (almacenamiento en la nube), dados los riesgos que entraña guardar cualquier tipo de datos, siendo especialmente común estos últimos años que las grandes empresas tengan brechas de seguridad que podrían afectar a sus clientes. En Registro Parte Viajeros encriptamos los datos que nos envían y los mandamos inmediatamente, manteniéndolos solo por el tiempo imprescindible para que no existan problemas legales y puedan rectificarse errores, reduciendo enormemente el riesgo de sustracción de los datos.
