Il momento del check-in è il punto più critico dell’esperienza dell’ospite. È il “primo contatto” reale, dove si conferma se le foto dell’annuncio erano vere e se l’host è gentile come sembrava nei messaggi. La domanda che ci poniamo è: come gestire il primo contatto con il tuo ospite?
Tuttavia, c’è un ostacolo che spesso spezza il fascino: la burocrazia. Chiedere il DNI, compilare il modulo dei viaggiatori e parlare di normative di polizia può trasformare un’accoglienza calorosa in una formalità fredda e burocratica.
Come rispettare la legge senza rovinare l’esperienza del cliente? Qui ti diamo le chiavi psicologiche per un check-in perfetto.
L’effetto del “Carico Cognitivo”: Non saturarli all’arrivo
Quando un viaggiatore arriva al tuo alloggio, il suo cervello è in modalità “sopravvivenza”: ha fame, è stanco, cerca il Wi-Fi e vuole sapere dove lasciare le valigie.
- L’errore: Affrontarli alla porta con un modulo e una penna.
- La soluzione: Lasciali entrare, respirare e vedere la casa. Offri un bicchiere d’acqua o una rapida raccomandazione locale. Una volta che si sentono “a casa”, la resistenza psicologica a fornire i loro dati diminuisce drasticamente.
Cambia il “Devo…” con il “È per la tua sicurezza”
Le parole contano. Non è lo stesso dire “Devo chiederti il documento d’identità per legge” che dire “Per garantire la tua sicurezza e rispettare le normative sulla protezione del viaggiatore, effettueremo una registrazione rapida all’ingresso”.
- Psicología: Presentando la registrazione come un beneficio per la sua sicurezza (identificazione delle persone nell’edificio, controllo ufficiale), l’ospite la percepisce come un valore aggiunto, non come un fastidio amministrativo.
La regola della “Minima Attrito”
La magia si rompe quando il processo è lento. Se ti metti a trascrivere i dati a mano mentre loro aspettano in piedi, stai rubando loro tempo dalle loro vacanze.
- La soluzione tecnologica: L’uso di strumenti digitali consente che il processo sia quasi invisibile. Una scansione rapida con il cellulare o una registrazione preventiva online elimina l’attesa.
Il “Check-in Invisibile”: La migliore esperienza è quella che non si percepisce
La tendenza attuale negli alloggi di lusso e negli host più apprezzati è il Pre-Check-in.
- Invii un link 24 ore prima.
- L’ospite lo compila comodamente dal suo divano.
- Quando arriva all’alloggio, la parte “noiosa” è già fatta.
Questo ti permette di dedicare il 100% del tempo di benvenuto a ciò che conta davvero: spiegare come funziona la macchina del caffè, dove cenare il miglior pesce o quali luoghi segreti visitare.
Come strutturare il tuo messaggio di benvenuto?
Ecco una struttura che equilibra ospitalità e legalità:
Ciao [Nombre]! Stiamo preparando tutto per il tuo arrivo. Perché quando arriverai tu debba preoccuparti solo di divertirti, ti invio questo link per effettuare la registrazione ufficiale dei viaggiatori (è un requisito legale rapido richiesto dalla polizia). Ti ci vorranno solo 30 secondi.
Ciao [Nombre]! Stiamo preparando tutto per il tuo arrivo. Perché quando arriverai tu debba preoccuparti solo di divertirti, ti invio questo link per effettuare la registrazione ufficiale dei viaggiatori (è un requisito legale rapido richiesto dalla polizia). Ti ci vorranno solo 30 secondi.
La registrazione dei viaggiatori non deve essere il “cattivo” della tua ospitalità. Se usi la psicologia a tuo favore e ti appoggi sulla tecnologia, il rispetto del RD 933/2021 diventa un processo fluido che rafforza anche la tua immagine di professionalità.
En registroparteviajeros.com ti aiutiamo a rendere la registrazione così veloce che i tuoi ospiti non la ricorderanno nemmeno come una formalità, ma come parte di un benvenuto perfetto.
Vuoi trasformare il tuo processo di benvenuto? Prova il nostro sistema di registrazione tramite link e dedica il tuo tempo a essere il miglior ospite, non il miglior amministrativo.
Ti piacerebbe che scrivessimo per te una sequenza di messaggi di benvenuto che massimizzi il tasso di risposta dei tuoi ospiti?
