Conformarsi al Real Decreto 933/2021 e alla normativa di sicurezza cittadina non è solo “compilare un modulo”. È un processo legale che, se fatto male, può comportare sanzioni fino a 30.000 €.
Su registroparteviajeros.com vediamo quotidianamente centinaia di registrazioni e abbiamo rilevato gli errori più comuni commessi dagli host. Qui te li raccontiamo affinché tu non cada in essi.
Non registrare TUTTI gli ospiti
È l’errore numero uno per eccellenza. Molti proprietari pensano che registrare il “titolare” della prenotazione sia sufficiente.
- La realtà: La legge richiede la registrazione di tutte le persone sopra i 14 anni che soggiornano nell’immobile.
- Conseguenza: Una registrazione incompleta è considerata un’infrazione grave. Se ci sono 4 adulti, devono esserci 4 moduli di ingresso.
Confondere la “Data di Emissione” con quella di “Scadenza”
Sembra ovvio, ma con la fretta del check-in in presenza e la scarsa illuminazione di alcuni ingressi, è molto comune confondere queste date.
- Il problema: I sistemi delle autorità (come SES.HOSPEDAJE) possono rifiutare l’invio se rilevano incongruenze nelle date del documento.
- Consiglio: Fai attenzione alle etichette della carta d’identità o del passaporto. Se usi un sistema di scansione automatica, assicurati che la fotocamera faccia correttamente fuoco.
Ritardo nell’invio dei dati (Il termine di 24 ore)
La registrazione non termina quando l’ospite firma il modulo; termina quando queste informazioni arrivano alle autorità.
- La norma: Hai un termine massimo di 24 ore dall’inizio del soggiorno per comunicare i dati.
- L’errore: Aspettare la fine del weekend per inviare tutti i rapporti insieme. Questo genera una traccia di non conformità digitale facilmente rilevabile durante un’ispezione.
Non conservare le parti firmate
Anche se invii i dati in modalità telematica, l’obbligo di custodia non scompare.
- L’obbligo: Devi conservare i registri di ingresso (il “registro”) per un periodo di 3 anni, ordinati cronologicamente.
- L’errore: Cancellare le foto dei DNI o gettare i documenti una volta caricati sulla piattaforma. In caso di ispezione fisica, ti chiederanno il libro registro stampato o digitale debitamente numerato.
Per maggiori informazioni consulta la nostra guida sui libri registro e per quanto tempo dobbiamo conservare i dati di registrazione,
Errori nel “Tipo di Documento”
Non è la stessa cosa un DNI spagnolo che un NIE, un passaporto o una carta d’identità di un paese dell’UE.
- L’errore frequente: Segnare tutti i record come “DNI” per impostazione predefinita. Ogni tipo di documento ha un codice specifico nell’invio dei dati. Se il codice non corrisponde al formato del numero del documento, il sistema restituirà un errore di validazione.
Per scoprire come scansionare il DNI tramite il codice MRZ, consulta la nostra guida nel nostro blog.
Comparativa: Registrazione Manuale vs. Registrazione Automatizzata
| Dito comune | Registro Manual (Carta) | Registro con RegistroParteViajeros.com |
| Lettera illeggibile | Molto frequente (errore di dati) | Digitale e chiaro |
| Dimenticare la spedizione | Alto rischio (dipende da te) | Spedizione automatica immediata |
| Perdita di dati | Documenti smarriti | Cloud sicuro e organizzato |
| Tempo per ospite | 5-10 minuti | Meno di 1 minuto |
Conclusione: La tecnologia è la tua migliore alleata
La maggior parte di questi errori si verifica a causa del fattore umano: stanchezza, fretta o mancata conoscenza tecnica delle piattaforme ufficiali. Automatizzare questo processo non è solo un lusso, è una misura di sicurezza per la tua attività.
Vuoi smettere di preoccuparti per questi 5 errori? In registroparteviajeros.com digitalizziamo il processo: l’ospite scansiona il suo documento, noi convalidiamo i dati e li inviamo automaticamente alle autorità per te.
Ti piacerebbe che ti aiutassimo a configurare il tuo account e dimenticare per sempre gli errori di registrazione?
