Enregistrement des voyageurs pour les auberges de jeunesse : enregistrement rapide et automatique

Oui. Le Real Decreto 933/2021 oblige tous les hostels, auberges, auberges de jeunesse et auberges de pèlerins à enregistrer leurs hôtes et à communiquer les données au Ministère de l’Intérieur via SES Hospedajes (ou systèmes autonomes en Catalogne et au Pays Basque) dans un délai maximum de 24h.

La non-conformité entraîne des amendes allant de 100 € à 30 000 €.

Cette obligation s’applique même si les invités se trouvent dans des dortoirs partagés.

Un hostel/albergue est un hébergement économique avec des dortoirs partagés (mixtes, femmes uniquement, hommes uniquement), des salles de bains et une cuisine communes.

Un hostal est un petit hôtel avec des chambres privées, mais sans dortoirs communs.

Un hôtel propose des chambres privées avec salle de bain attenante et des services supplémentaires (piscine, salle de sport, restaurant).

Un albergue de peregrinos est similaire à l’auberge de jeunesse mais situé sur des routes de pèlerinage.

Tous sont tenus d’enregistrer les voyageurs.

Vous devez collecter le nom complet, les noms de famille, le type et le numéro de document d’identité (DNI, passeport, NIE), la date de naissance, la nationalité, l’adresse complète, les dates d’entrée et de sortie, ainsi que le nombre total de voyageurs dans la chambre partagée.

S’il y a des mineurs, vous devez enregistrer le responsable/tuteur et sa relation avec les mineurs. Le responsable doit signer numériquement ou physiquement le rapport d’entrée. Dans les dortoirs mixtes, il doit être clair quels clients partagent la chambre.

Le décret royal 933/2021 spécifie 21 données minimales par adulte invité.

Avec Registro Parte Viajeros, le système capture automatiquement toutes ces informations en scannant la carte d’identité ou via un formulaire en ligne, minimisant les erreurs et économisant du temps.

Les mineurs (personnes de moins de 18 ans) doivent être enregistrés de la même manière que les adultes. Cependant, si le mineur fait partie d’un groupe, il doit être clair qui est l’adulte responsable. Toute personne de plus de 14 ans doit signer numériquement le registre d’entrée, y compris les mineurs. Les tuteurs légaux doivent également signer. Il est important de documenter la relation de parenté (père, mère, tuteur, animateur de groupe, etc.).

Avec Registro Parte Viajeros, le système guide ce processus pour éviter les omissions légales dans la documentation des mineurs.

Les sanctions pour non-respect des obligations légales varient :

• Les sanctions pour non-respect des obligations légales varient :

• Infractions graves (601 € – 30 000 €) : non-enregistrement, données incorrectes ou non conservation pendant 3 ans.

• Infractions très graves (plus de 30 000 €) : falsification ou récidive.

Oui, Registro Parte Viajeros est 100% compatible avec Airbnb ou Booking.com entre autres.

Les données de réservation se synchronisent automatiquement, évitant les doublons et facilitant la gestion centralisée de vos rapports de voyageurs même si vous louez via plusieurs canaux. Il vous suffit de connecter votre compte une seule fois.

Registro Parte Viajeros est conforme à 100 % avec le RGPD et la LOPD. Toutes les données sont envoyées cryptées par un mot de passe de cryptage, protégeant les informations sensibles de vos invités. Seuls vous et les autorités avez accès aux données.

De plus, nous utilisons un cryptage avancé dans toutes les transmissions entre les appareils, les serveurs et la plateforme SES Hospedajes. Vos informations sont protégées à tout moment.

Enregistrement Partie Voyageurs envoie rappels automatiques (3, 2, 1 jour avant leur arrivée). Si vous ne complétez pas l’inscription, nous continuerons d’insister et nous pouvons vous avertir un jour avant afin que vous puissiez contacter directement l’hôte.

À l’arrivée, si vous n’avez pas encore effectué l’enregistrement, vous pouvez le faire sur place en scannant votre document à la réception. Si cela n’est pas non plus réalisé, votre auberge enfreint la réglementation.

Le système d’alertes automatiques et de rappels prévient ce scénario, particulièrement important dans les auberges avec une forte rotation des clients.

Oui, tout à fait.

Enregistrement Partie Voyageurs détecte automatiquement l’espagnol, l’anglais, le français, l’allemand et plus encore. Le formulaire d’enregistrement s’adapte automatiquement à la langue de l’appareil de l’invité, ce qui est particulièrement important dans les auberges de jeunesse et les refuges avec une clientèle internationale de routards et de jeunes voyageurs.

Les rapports des voyageurs envoyés à SES Hospedajes restent en espagnol conformément à la réglementation

Oui, absolument. Si vous gérez plusieurs hostels ou auberges, vous pouvez tous les administrer depuis un compte centralisé unique sur Registro Parte Viajeros. Vous recevrez les alertes regroupées par établissements, facilitant le contrôle et le suivi.

Oui. Ajoutez vos propres règles (annulation, dommages, cohabitation…). Registro Parte Viajeros génère automatiquement le contrat. Votre hôte le signe numériquement lors de son enregistrement et vous recevez tous les deux une copie au format PDF. De plus, les contrats sont disponibles en plusieurs langues.

L’automatisation du check-in avec Registro Parte Viajeros améliore considérablement l’expérience de vos voyageurs et les évaluations sur Airbnb, Booking, etc.:

• Sans attente : enregistrez vos données avant votre arrivée ou en quelques secondes à l’aide d’un QR code.

• Plus de confort : tout se fait depuis votre mobile.

• Dans votre langue : formulaires automatiques multilingues.

• Sans contact inutile : vous pouvez vous enregistrer à distance si vous le souhaitez.

• Première impression professionnelle : vous transmettez une image moderne et efficace dès le premier contact.

Non. Enregistrement Partie Voyageurs propose des plans clairs et adaptés au volume des réservations. Tout est inclus dans l’abonnement que vous choisissez : check-in en ligne, QR, scan, rappels, contrats, envoi automatique à SES Hospedajes et support. Pas de surprises. Les économies de temps et d’amendes compensent l’investissement.

Non, pas du tout. Registro Parte Viajeros est conçu pour être intuitif et facile à utiliser, même pour les personnes sans expérience technologique.
La configuration initiale est guidée étape par étape, puis il vous suffit d’envoyer le lien ou d’afficher le code QR à vos clients, la plateforme se charge automatiquement du reste.

Si vous en avez besoin, nous avons un guide – tutoriel pour vous faciliter encore plus la tâche 😉

Nous vous proposons également une assistance technique en espagnol.

Oui. Le Real Decreto 933/2021 s’applique à tous les hébergements touristiques sur le territoire espagnol, y compris les auberges de jeunesse et les refuges, quel que soit la nationalité du propriétaire ou de l’hôte.

Si vous êtes étranger et gérez une auberge en Espagne, vous devez également vous conformer à l’enregistrement des voyageurs.
Registro Parte Viajeros est multilingue et s’adapte automatiquement à la langue de l’appareil de chaque voyageur, facilitant un enregistrement rapide et sans erreurs.

C’est très simple :

1. Accédez à registroparteviajeros.com et créez un compte.

2. Configurez les données de votre hébergement et vos préférences (langues, rappels, contrats).

3. Choisissez votre méthode d’enregistrement préférée (en ligne, QR ou scan).

4. Invitez votre personnel si vous avez des employés.

5. Envoyez le lien ou le code à vos invités.

6. Le système s’occupe automatiquement du reste.

En moins de 30 minutes, tout est configuré et en fonctionnement.
Vous avez 7 jours gratuits pour essayer sans risque.