Tous les hostels et auberges sont tenus d’enregistrer leurs clients conformément au décret royal 933/2021.
Avec notre plateforme, vous pouvez automatiser l’enregistrement des voyageurs de votre hostel ou auberge, y compris les grands groupes, en moins de 24 heures et sans paperasse, en respectant la réglementation de manière rapide et sécurisée.
Enregistrement des voyageurs pour les auberges de jeunesse : enregistrement rapide et automatique
Automatisez l’enregistrement de votre auberge de jeunesse ou de votre refuge et enregistrez vos clients en quelques minutes.
Enregistrement en ligne :
L’enregistrement en ligne qui fait gagner du temps dans les auberges de jeunesse et les hostels.
Envoyez un lien personnalisé à vos invités ou groupes, et ils complètent l’enregistrement depuis n’importe quel appareil avant d’arriver.
Le système envoie automatiquement la liste des voyageurs à SES Hospedajes, garantissant que tout est conforme à la loi sans que vous ayez à vous soucier de la paperasse.
Enregistrement en ligne avant l’arrivée : Moins de files d’attente et d’attente. Parfait pour les grands groupes !
Sans applis : Un seul lien, fonctionne dans n’importe quel navigateur
Multilingue : espagnol, anglais, français, allemand et plus encore. Idéal pour le tourisme international.
Transmission automatique aux autorités : Conforme au décret royal 933/2021 sans effort.
Enregistrement en personne depuis notre application
Accueillez vos invités avec proximité, même en grands groupes.
Scannez DNI ou passeport avec votre mobile tout en souhaitant la bienvenue à chaque voyageur ou groupe.
La plateforme capture automatiquement toutes les données et les envoie immédiatement au registre officiel.
Avantages :
Enregistrement rapide et sûr, sans erreurs.
Optimisez la gestion de votre auberge ou hostel.
Expérience d’arrivée professionnelle et organisée, même avec de grands groupes.
Enregistrement en personne avec QR
Enregistrement rapide et autonome pour tous vos invités et groupes.
Vos invités scannent un code QR et complètent l’enregistrement depuis leur mobile, pendant qu’ils arrivent à l’auberge ou au dortoir.
Ça fonctionne sur n’importe quel appareil, sans téléchargement, et s’adapte à la langue de l’appareil du voyageur.
Extras:
- Design personnalisable : Renforcez votre marque.
- Envoi automatique : Données au registre officiel de SES Hospedajes en secondes.
- Idéal pour les auberges de jeunesse et les refuges qui accueillent de grands groupes et des voyageurs internationaux.
Avis automatique d’enregistrement en attente
Contrôle total des enregistrements de votre auberge ou refuge.
Si un huésped o grupo n’a pas complété l’enregistrement en ligne, vous pouvez recevoir un rappel automatique un jour avant leur arrivée.
Ainsi, vous pouvez contacter à temps, résoudre les incidents et vous assurer que le rapport des voyageurs est envoyé correctement.
Rappels automatiques
Évite les oublis et les sanctions, même avec de grands groupes.
Configure des rappels automatiques pour rappeler à vos invités de compléter l’enregistrement avant l’arrivée (3, 2 ou 1 jour avant).
S’ils ne le font pas, le système renvoie automatiquement le lien jusqu’à ce que l’enregistrement soit correctement effectué.
Mis en avant
Centralisez les réservations et les enregistrements de votre auberge dans un seul panneau.
Compatible avec Airbnb, Booking, Vrbo, Guesty et plus.
Toutes les réservations, même celles des grands groupes, sont synchronisées automatiquement, simplifiant la gestion de la feuille des voyageurs et évitant les erreurs.
Contrats numériques personnalisés
Contrats adaptés à chaque chambre, couchette ou appartement de votre auberge.
Générez des documents juridiques personnalisés, en plusieurs langues, prêts à être envoyés à vos invités ou groupes.
Incluez les conditions propres à votre auberge ou hostel, les règles de vie commune et les clauses légales, assurant que votre établissement fonctionne de manière professionnelle et sécurisée.
Signature numérique du contrat
Vos invités ou groupes signent numériquement lors de l’enregistrement en ligne, et vous recevez automatiquement le PDF signé.
Processus légal, sûr et rapide, idéal pour gérer de grands groupes sans complications.
L'outil indispensable pour les auberges de jeunesse et les hostels.
Gérez les déclarations des voyageurs et utilisez le scanner MRZ pour remplir rapidement les données de la carte d’identité ou du passeport.
Parfait pour les enregistrements individuels et de groupes, simplifiant la gestion quotidienne tout en garantissant la conformité légale et l’efficacité.
Questions fréquentes sur l’enregistrement des voyageurs.
Est-il obligatoire d'enregistrer le registre des voyageurs dans les auberges de jeunesse et les auberges ?
Oui. Le Real Decreto 933/2021 oblige tous les hostels, auberges, auberges de jeunesse et auberges de pèlerins à enregistrer leurs hôtes et à communiquer les données au Ministère de l’Intérieur via SES Hospedajes (ou systèmes autonomes en Catalogne et au Pays Basque) dans un délai maximum de 24h.
La non-conformité entraîne des amendes allant de 100 € à 30 000 €.
Cette obligation s’applique même si les invités se trouvent dans des dortoirs partagés.
Quelle est la différence entre une auberge de jeunesse, un refuge, un hostal et un hôtel ?
Un hostel/albergue est un hébergement économique avec des dortoirs partagés (mixtes, femmes uniquement, hommes uniquement), des salles de bains et une cuisine communes.
Un hostal est un petit hôtel avec des chambres privées, mais sans dortoirs communs.
Un hôtel propose des chambres privées avec salle de bain attenante et des services supplémentaires (piscine, salle de sport, restaurant).
Un albergue de peregrinos est similaire à l’auberge de jeunesse mais situé sur des routes de pèlerinage.
Tous sont tenus d’enregistrer les voyageurs.
Quelles données dois-je collecter auprès de chaque client de mon auberge ?
Vous devez collecter le nom complet, les noms de famille, le type et le numéro de document d’identité (DNI, passeport, NIE), la date de naissance, la nationalité, l’adresse complète, les dates d’entrée et de sortie, ainsi que le nombre total de voyageurs dans la chambre partagée.
S’il y a des mineurs, vous devez enregistrer le responsable/tuteur et sa relation avec les mineurs. Le responsable doit signer numériquement ou physiquement le rapport d’entrée. Dans les dortoirs mixtes, il doit être clair quels clients partagent la chambre.
Le décret royal 933/2021 spécifie 21 données minimales par adulte invité.
Avec Registro Parte Viajeros, le système capture automatiquement toutes ces informations en scannant la carte d’identité ou via un formulaire en ligne, minimisant les erreurs et économisant du temps.
Que se passe-t-il s'il y a des mineurs dans mon refuge ?
Les mineurs (personnes de moins de 18 ans) doivent être enregistrés de la même manière que les adultes. Cependant, si le mineur fait partie d’un groupe, il doit être clair qui est l’adulte responsable. Toute personne de plus de 14 ans doit signer numériquement le registre d’entrée, y compris les mineurs. Les tuteurs légaux doivent également signer. Il est important de documenter la relation de parenté (père, mère, tuteur, animateur de groupe, etc.).
Avec Registro Parte Viajeros, le système guide ce processus pour éviter les omissions légales dans la documentation des mineurs.
Comment puis-je automatiser l'enregistrement des voyageurs dans mon auberge ou mon hostel ?
Vous avez 3 options selon vos besoins :
Check-in web : envoyez un lien personnalisé à vos invités avant leur arrivée, ils remplissent leurs informations sur n’importe quel navigateur et appareil (y compris les mineurs si applicable), et le système envoie automatiquement le rapport à SES Hospedaje.
Check-in en personne avec QR : placez des codes QR dans l’auberge, vos clients s’enregistrent directement.
Scan de documents : vous scannez les documents à la réception, l’application capture automatiquement toutes les données et la signature digitale.
Dans tous les cas, l’envoi à SES Hospedajes est automatique et instantané, même pour plusieurs invités par chambre.
Quelles amendes puis-je recevoir si je ne respecte pas l'enregistrement des voyageurs ?
Les sanctions pour non-respect des obligations légales varient :
Les sanctions pour non-respect des obligations légales varient :
Infractions graves (601 € – 30 000 €) : non-enregistrement, données incorrectes ou non conservation pendant 3 ans.
Infractions très graves (plus de 30 000 €) : falsification ou récidive.
Registro Parte Viajeros fonctionne-t-il avec Airbnb, Booking et d'autres plateformes ?
Oui, Registro Parte Viajeros est 100% compatible avec Airbnb ou Booking.com entre autres.
Les données de réservation se synchronisent automatiquement, évitant les doublons et facilitant la gestion centralisée de vos rapports de voyageurs même si vous louez via plusieurs canaux. Il vous suffit de connecter votre compte une seule fois.
Comment la plateforme garantit-elle la sécurité des données personnelles ?
Registro Parte Viajeros est conforme à 100 % avec le RGPD et la LOPD. Toutes les données sont envoyées cryptées par un mot de passe de cryptage, protégeant les informations sensibles de vos invités. Seuls vous et les autorités avez accès aux données.
De plus, nous utilisons un cryptage avancé dans toutes les transmissions entre les appareils, les serveurs et la plateforme SES Hospedajes. Vos informations sont protégées à tout moment.
Que se passe-t-il si un client ne complète pas l'enregistrement ?
Enregistrement Partie Voyageurs envoie rappels automatiques (3, 2, 1 jour avant leur arrivée). Si vous ne complétez pas l’inscription, nous continuerons d’insister et nous pouvons vous avertir un jour avant afin que vous puissiez contacter directement l’hôte.
À l’arrivée, si vous n’avez pas encore effectué l’enregistrement, vous pouvez le faire sur place en scannant votre document à la réception. Si cela n’est pas non plus réalisé, votre auberge enfreint la réglementation.
Le système d’alertes automatiques et de rappels prévient ce scénario, particulièrement important dans les auberges avec une forte rotation des clients.
Le système fonctionne-t-il en plusieurs langues pour les clients internationaux ?
Oui, tout à fait.
Enregistrement Partie Voyageurs détecte automatiquement l’espagnol, l’anglais, le français, l’allemand et plus encore. Le formulaire d’enregistrement s’adapte automatiquement à la langue de l’appareil de l’invité, ce qui est particulièrement important dans les auberges de jeunesse et les refuges avec une clientèle internationale de routards et de jeunes voyageurs.
Les rapports des voyageurs envoyés à SES Hospedajes restent en espagnol conformément à la réglementation
Puis-je gérer plusieurs auberges de jeunesse ou hostels depuis un même compte ?
Oui, absolument. Si vous gérez plusieurs hostels ou auberges, vous pouvez tous les administrer depuis un compte centralisé unique sur Registro Parte Viajeros. Vous recevrez les alertes regroupées par établissements, facilitant le contrôle et le suivi.
Puis-je créer des contrats personnalisés ?
Oui. Ajoutez vos propres règles (annulation, dommages, cohabitation…). Registro Parte Viajeros génère automatiquement le contrat. Votre hôte le signe numériquement lors de son enregistrement et vous recevez tous les deux une copie au format PDF. De plus, les contrats sont disponibles en plusieurs langues.
Comment cela améliore-t-il l'expérience de mes clients ?
L’automatisation du check-in avec Registro Parte Viajeros améliore considérablement l’expérience de vos voyageurs et les évaluations sur Airbnb, Booking, etc.:
Sans attente : enregistrez vos données avant votre arrivée ou en quelques secondes à l’aide d’un QR code.
Plus de confort : tout se fait depuis votre mobile.
Dans votre langue : formulaires automatiques multilingues.
Sans contact inutile : vous pouvez vous enregistrer à distance si vous le souhaitez.
Première impression professionnelle : vous transmettez une image moderne et efficace dès le premier contact.
Are there any hidden fees?
Non. Enregistrement Partie Voyageurs propose des plans clairs et adaptés au volume des réservations. Tout est inclus dans l’abonnement que vous choisissez : check-in en ligne, QR, scan, rappels, contrats, envoi automatique à SES Hospedajes et support. Pas de surprises. Les économies de temps et d’amendes compensent l’investissement.
Ai-je besoin de connaissances techniques ?
Non, pas du tout. Registro Parte Viajeros est conçu pour être intuitif et facile à utiliser, même pour les personnes sans expérience technologique.
La configuration initiale est guidée étape par étape, puis il vous suffit d’envoyer le lien ou d’afficher le code QR à vos clients, la plateforme se charge automatiquement du reste.
Si vous en avez besoin, nous avons un guide – tutoriel pour vous faciliter encore plus la tâche 😉
Nous vous proposons également une assistance technique en espagnol.
Est-ce que l'obligation s'applique aux étrangers qui séjournent dans une auberge de jeunesse ?
Oui. Le Real Decreto 933/2021 s’applique à tous les hébergements touristiques sur le territoire espagnol, y compris les auberges de jeunesse et les refuges, quel que soit la nationalité du propriétaire ou de l’hôte.
Si vous êtes étranger et gérez une auberge en Espagne, vous devez également vous conformer à l’enregistrement des voyageurs.
Registro Parte Viajeros est multilingue et s’adapte automatiquement à la langue de l’appareil de chaque voyageur, facilitant un enregistrement rapide et sans erreurs.
Comment commencer à utiliser Registro Parte Viajeros dans mon camping ?
C’est très simple :
Accédez à registroparteviajeros.com et créez un compte.
Configurez les données de votre hébergement et vos préférences (langues, rappels, contrats).
Choisissez votre méthode d’enregistrement préférée (en ligne, QR ou scan).
- Invitez votre personnel si vous avez des employés.
Envoyez le lien ou le code à vos invités.
Le système s’occupe automatiquement du reste.
En moins de 30 minutes, tout est configuré et en fonctionnement.
Vous avez 7 jours gratuits pour essayer sans risque.
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Enregistrement Partie Voyageurs
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