Recevoir une famille nombreuse, un groupe d’amis, une équipe d’entreprise ou d’autres grands groupes est une excellente nouvelle pour la rentabilité de votre hébergement, mais cela peut être un cauchemar logistique pour l’enregistrement des voyageurs.
Si vous avez déjà été à la porte de votre propriété avec 12 personnes fatiguées, essayant de noter à la main les données de 12 DNI différents pendant que les enfants courent et que les valises bloquent le passage, vous savez de quoi nous parlons.
Voici le guide définitif pour gérer de grands groupes avec rapidité, précision et, surtout, en respectant la loi.
Le grand défi : L’effet « goulot d’étranglement »
L’erreur la plus courante est d’essayer d’enregistrer les clients un par un à leur arrivée. Cela entraîne :
- Friction à l’arrivée : Les clients veulent déposer leurs bagages, pas faire la queue.
- Erreurs par précipitation : Données mal saisies ou oublier quelqu’un par inadvertance.
- Risque juridique : Oublier une seule personne dans un groupe de 15 constitue une violation du RD 933/2021.
Stratégies pour une gestion massive efficace
1. L’enregistrement « délégué » (Le chef du groupe)
Lorsque vous gérez de grands groupes, il y a généralement une personne qui a effectué la réservation et le paiement.
- Conseil : Contacte avec le responsable quelques jours avant. Demandez-lui de partager le lien de registroparteviajeros.com avec le reste du groupe via WhatsApp.
- Résultat : Chaque invité remplit ses propres données depuis son canapé avant de quitter la maison. Vous n’avez qu’à vérifier sur votre tableau de bord que vous avez les 10 ou 15 enregistrements complétés avant de remettre les clés.
2. La méthode du Code QR « XL »
Si vous préférez que l’enregistrement se fasse à votre arrivée, oubliez le papier et le stylo.
- La technique : Placez un cadre avec un code QR bien visible dans le hall d’entrée ou sur la table de la salle à manger avec le texte : « Bienvenue. S’il vous plaît, toutes les personnes de plus de 14 ans, scannez ce code pour compléter l’enregistrement obligatoire ».
- Avantage : Au lieu d’une file d’attente de 15 personnes devant vous, vous avez 15 personnes utilisant leur propre mobile simultanément. Le processus de 10 minutes est réduit à 60 secondes.
3. Validation par lots
Ne pas envoyer les rapports un par un aux autorités au fur et à mesure qu’ils arrivent.
- La solución : Utilise une plateforme qui vous permet de regrouper tous les enregistrements d’une même réservation. Ainsi, en un seul clic, vous confirmez que le « Grupo García » est complet et toutes les informations sont envoyées en bloc à la plateforme SES.HOSPEDAJE.
Liste de contrôle pour l’hôte de grands groupes
Avant que le groupe ne franchisse la porte, assure-toi d’avoir sous contrôle :
- [ ] Nombre total de places : Le nombre d’inscrits correspond-il au nombre de personnes qui sont entrées ? (Crucial pour éviter une surpopulation non déclarée).
- [ ] Moins de 14 ans : N’oubliez pas qu’ils n’ont pas besoin de partie individuelle, mais ils doivent être associés à l’inscription d’un adulte responsable.
- [ ] Documentation internationale : Si le groupe est étranger, assure-toi que tout le monde a son passeport ou sa carte d’identité à portée de main.
Comparaison des temps : Enregistrement de 12 personnes
| Tâche | Méthode manuelle (papier) | Méthode numérique (Enregistrement partie voyageurs) |
| Collecter des données | 25 – 30 minutes | 0 minutes (auto-rempli par les invités) |
| Vérification des cartes d’identité | 10 minutes | 2 minutes (révision des photos) |
| Envoi aux autorités | 15 minutes (un à un) | 1 clic (envoi par lots) |
| Temps total | Env. 55 minutes | Approx. 2 minutes |
Conclusion : Professionnalisez le volume
Gérer un grand groupe ne doit pas être stressant. La clé est de décentraliser la charge : laisse les invités faire le travail pénible (saisir leurs données) et limite-toi à superviser.
Non seulement vous économiserez presque une heure de travail pour chaque groupe, mais vous offrirez également une image beaucoup plus technologique et professionnelle de votre entreprise.
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