Pour tout propriétaire d’un logement à usage touristique (VUT) ou gestionnaire d’hébergements, le Livre-Registre des Voyageurs n’est pas seulement une formalité administrative ; c’est un document de sécurité citoyenne. Une des questions les plus récurrentes est : Combien de temps dois-je conserver les déclarations d’entrée des voyageurs une fois que le client est parti ?
Depuis Registro Parte Viajeros, nous vous expliquons les délais légaux, la manière de conservation et les conséquences du non-respect de cette obligation.
Quel est le délai légal ?
Conformément à la réglementation nationale en vigueur (Orden INT/1922/2003 et le Real Decreto 933/2021), les établissements d’hébergement ont l’obligation de conserver les bordereaux d’arrivée (ou le Livre d’enregistrement) pendant une période de 3 ans.
Ce délai commence à courir à partir du jour où le rapport d’entrée a été généré.
Dans quel format doivent-ils être conservés ?
La loi permet une certaine flexibilité dans le format, mais exige de l’ordre et une disponibilité immédiate :
- Livre-registre physique : Si vous utilisez des parties sur papier, celles-ci doivent être reliées en volumes de 100 à 500 feuilles. Elles doivent être numérotées et prêtes à être présentées si un agent de l’autorité les demande lors d’une inspection.
- Registre numérique : De plus en plus d’hôtes optent pour la numérisation. Si vous utilisez une plateforme d’enregistrement, assurez-vous qu’elle vous permette de télécharger le registre complet. Les fichiers numériques ont la même validité juridique, à condition de garantir l’intégrité des données.
Comment dois-je sauvegarder ces données ?
Pour tout propriétaire d’un logement à usage touristique (VUT) ou gestionnaire d’hébergements, le Livre-Registre des Voyageurs n’est pas seulement une formalité administrative ; c’est un document de sécurité citoyenne. Une des questions les plus récurrentes est : Combien de temps dois-je conserver les déclarations d’entrée des voyageurs une fois que le client est parti ?
| Type de document | Durée de conservation | Motif |
| Partie d’Entrée (Physique/Numérique) | 3 ans | Sécurité citoyenne (Loi Organique 4/2015) |
| Factures du séjour | 4 ans | Obligations fiscales (Hacienda) |
| Coordonnées (Marketing) | Jusqu’à ce que l’utilisateur révoque | RGPD (Protection des données) |
Que se passe-t-il après 3 ans ?
Une fois le délai légal de trois ans écoulé, la recommandation est la destruction sécurisée des documents.
Étant donné que les formulaires d’entrée contiennent des données personnelles sensibles (DNI, signatures, adresses), vous ne pouvez pas simplement les jeter dans le conteneur à papier. Vous devez utiliser une destructrice de papier (niveau de sécurité P-3 ou supérieur) ou faire appel à un service de destruction certifiée pour vous conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Sanctions pour non-conformité
Ne pas conserver les rapports pendant la période stipulée ou perdre le Livre-Register peut entraîner des sanctions économiques considérables en vertu de la Loi sur la Sécurité Citoyenne :
- Infractions mineures : De 100 € à 600 €.
- Infractions graves : De 601 € à 30 000 €.
Conclusion
Maintenir un dossier organisé est la meilleure défense lors d’une inspection. Que ce soit sur une étagère ou sur vos appareils, assurez-vous que chaque fiche de voyageur soit localisée et datée.
Depuis l’Enregistrement Partie Voyageurs, nous vous recommandons de conserver les Données du Livre-Registre au format numérique, car en les conservant sous forme de fichiers physiques, il est plus difficile pour les autorités de les consulter. Normalement, ces obligations de conserver les parties d’entrée des voyageurs sont mises en place pour garantir la sécurité citoyenne et la protection des personnes utilisant les hébergements touristiques. Par conséquent, il est plus pratique pour vous et pour les autorités de les avoir au format électronique.
Nous vous recommandons de les conserver sur vos appareils et de ne pas les télécharger sur des services de stockage cloud (stockage en nuage), compte tenu des risques liés à la conservation de tout type de données, étant particulièrement courant ces dernières années que les grandes entreprises subissent des failles de sécurité pouvant affecter leurs clients. Chez Registro Parte Viajeros, nous chiffrons les données qu’on nous envoie et les envoyons immédiatement, ne les conservant que le temps strictement nécessaire pour éviter tout problème légal et permettre la rectification d’erreurs, réduisant ainsi considérablement le risque de vol de données.
