Entdecken Sie, was Guardia Civil Hospederías war, das historische Werkzeug für die Reisendenregistrierung in touristischen Unterkünften, und wie das Real Decreto 933/2021 es ersetzt hat.
Wir erklären Ihnen die neuen gesetzlichen Verpflichtungen und die Zentralisierung der Daten auf der aktuellen Plattform SES Hospedajes, um die gesetzliche Einhaltung Ihrer Ferienimmobilie sicherzustellen, sowie wie Sie diese Verfahren mit Registro Parte Viajeros vereinfachen und automatisieren können.
Von Guardia Civil Hospederías zu SES Hospedajes: Die zentralisierte Reisendenregistrierung mit dem RD 933/2021
Das historische Werkzeug Guardia Civil Hospederías wurde durch die zentralisierte Plattform SES Hospedajes des Innenministeriums ersetzt. Dieser Übergang, angetrieben durch den Real Decreto 933/2021, vereinheitlicht die telemetrische Übertragung der Gästedaten in Spanien (außer Regionen mit autonomen Systemen wie Mossos oder Ertzaintza).
Automatisiere deinen Teil der Reisenden mit Lösungen wie Reisendenmeldung, um die neue Vorschrift einzuhalten und die Verwaltung zu modernisieren.
Wer ist verpflichtet, die Reisendenregistrierung einzuhalten?
Gemäß der Orden INT/1922/2003 und dem Real Decreto 933/2021 sind alle, die Gasttätigkeiten ausüben, verpflichtet, ihre Reisenden zu registrieren, einschließlich:
- Hotels, Hostels und Pensionen.
- Ferienwohnungen und Ferienhäuser
- Ferienhäuser
- Campingplätze und Glamping
- Geteilte Unterkünfte (wie Airbnb)
- Spezialisierte Unterkunftsbetriebe.
- Digitale Vermittlungsplattformen für touristische Unterkünfte
Die Verpflichtung gilt sowohl, wenn Sie Einzelinhaber sind, als auch für Unternehmen. Auch wenn Sie gelegentlich eine Wohnung vermieten.
Gesetzliche Verpflichtungen für Gastgeber und Verwalter.
Die Verantwortlichen für touristische Unterkünfte müssen:
Anmelden bei SES Hospedajes oder dem entsprechenden offiziellen System.
Die Reisemeldungen innerhalb von 24 Stunden nach Bestätigung oder Ankunft ausfüllen und versenden.
Bewahren Sie die Aufzeichnungen mindestens drei Jahre lang auf.
Sicherstellung der Unterschrift von Gästen über 14 Jahren.
Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten gemäß der DSGVO gewährleisten.
Nichteinhaltung kann zu erheblichen Verwaltungsstrafen führen, daher ist die Automatisierung des Prozesses entscheidend, um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.
Datenlagerung und -aufbewahrung
Als Gastgeber oder Unterkunftsverwalter bist du verantwortlich dafür, die Originalunterlagen für drei Jahre ab dem Ausreisedatum des Gastes aufzubewahren, in Übereinstimmung mit dem Königlichen Erlass 933/2021 und der DSGVO-Datenschutzverordnung.
Wichtig: Das Reisegastregistrierungsmodul speichert keine Gästedaten dauerhaft. Der Datenfluss ist direkt: Gast → SES Unterkünfte (Behörden) + Gast → Gastgeber (verschlüsseltes PDF). Nach Abschluss der Übermittlung an SES Unterkünfte werden die Daten sicher gelöscht.
Wie funktioniert das Reisenden-Einreiseformular?
Der Meldezettel der Gäste ist ein offizielles Dokument (physisch oder digital), das die Daten jeder Person enthält, die in einer touristischen Unterkunft übernachtet. Dieser Meldezettel muss:
- Vollständig ausgefüllt mit allen Pflichtangaben.
- Von jedem Gast über 14 Jahren (oder dessen gesetzlichem Vertreter, falls er minderjährig ist) unterschrieben sein.
- Innerhalb von 24 Stunden den Behörden gemeldet sein.
- Für drei Jahre im Archiv des Betriebs aufbewahrt werden.
Traditioneller Prozess vs. Automatischer Prozess mit Reiseteilnehmerregistrierung
| Aussehen | Traditionelle Methode (veraltet) | Mit Reisenden-Teileintrag (automatisch) |
|---|---|---|
| Verteilung des | Berichts Manuelles Ausdrucken auf Papier oder | Versenden per E-Mail Automatischer Versand des Links in Willkommensnachrichten (manuell oder automatisch) |
| Datenerfassung | Manuell ausfüllen oder Papierformular ausgeben | Der Gast füllt das digitale Formular auf jedem Gerät aus |
| Dokumentenscan | Nicht verfügbar | Automatisches Scannen von Personalausweis/Reisepass (wenn vor Ort) |
| Unterschrift | Physische Unterschrift auf Papier | Sichere digitale Unterschrift auf dem Gerät des Gastes |
| Datenvalidierung | Manuell (fehleranfällig) | Automatisch in Echtzeit |
| Versand an Behörden | Manueller Versand an Guardia Civil per Fax oder Portal | Automatischer Versand an SES Hospedajes (ohne Eingreifen des Gastgebers) |
| Empfang des Abschnitts | Papierakt oder einfache PDF | Verschlüsseltes PDF mit allen Informationen des Gastes |
| Aufbewahrung von Aufzeichnungen | Physische Registrierungsbücher oder Aktenordner | Zentralisierter digitaler Zugriff mit automatischen Alarme, wenn der Gast nicht ausfüllt |
| Reservierungs-Synchronisation | Manuelle Eingabe | Automatische Synchronisierung von Airbnb, Booking, Vrbo, etc. |
| Mehrere Sprachen | Nicht verfügbar | Ja: Spanisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Polnisch, Norwegisch und mehr |
| Personalisierte Verträge | Getrennte Dokumentenverwaltung | Digital unterzeichnete Verträge im selben Formular |
| Automatische Erinnerungen | Nein | Warnungen an den Gastgeber, falls der Gast den Bericht nicht ausfüllt |
| Rechtliche Einhaltung | Risiko von Verzögerungen oder Fehlern | Garantiert: automatische Fristeinhaltung |
Das Wichtigste: Mit Registro Parte Viajeros, konfigurierst du das System nur einmal, und der Rest funktioniert völlig automatisch. Du musst keine Sendungen mehr merken, Daten validieren oder dich um gesetzliche Fristen kümmern.
Die automatisierte Lösung: Reisenden-Teil Registrierung
Die manuelle Erfassung von Reisenden ist langwierig, fehleranfällig und verbraucht wertvolle Betriebszeit. Viele Gastgeber und Verwalter machen Fehler, die zu Verwaltungssanktionen führen. Eine automatisierte Lösung wie Registro Parte Viajeros löst diese Probleme:
- Reduzieren Sie die Check-in-Zeit von Minuten auf Sekunden.
- Minimiert Fehler bei der Datenerfassung.
- Garantiert pünktlichen Versand automatisch.
- Erfüllt die Vorschriften ohne falsche Interpretationen.
- Verbessern Sie das Gästeerlebnis mit reibungslosen Prozessen.
Wenn Sie noch manuell Reisende registrieren oder auf veraltete Systeme angewiesen sind, befinden Sie sich im Wettbewerbsnachteil und rechtlichen Risiko. Sanktionen kennen keine Unwissenheit, und die neuen Anforderungen von SES Hospedajes sind ohne geeignete Werkzeuge komplex.
Vorteile der Nutzung von Automatisierung für die Registrierung von Reisenden
Vorteile für Gastgeber
- Massive Zeitersparnis: Check-in von 5-10 Min auf 30-60 Sek.
- Null Fehler: Automatische Auslesung von Ausweis/Reisepass + echte Validierung.
- Ohne Papierkram: Digitale Unterschrift und Cloud-Speicherung.
- Multifunktionsgerät: Handy/Tablet/PC ohne Apps.
- Totale Automatisierung: Erfassen → Versand SES Hosting garantiert.
Vorteile für Manager mehrerer Immobilien
- Zentrale Kontrolle aller Aufzeichnungen.
- Konsolidierte Berichte nach Immobilie und Zeitraum.
- Erleichtertes Audit für rechtliche Nachweise.
- Skalierbarkeit ohne proportionalen Anstieg der Verwaltungsbelastung.
Wie Ihnen das Reisendenregistrierungsformular hilft
Das manuelle Versenden von Reisendenmeldungen ist langsam und fehleranfällig. Registro Parte Viajeros automatisiert diesen Prozess vollständig mit zwei Check-in-Optionen:
Intelligentes persönliches Check-in.
- Personalisierter QR-Code: Der Gast erhält einen vollständig personalisierten QR-Code.
- Automatisches Dokumentenscannen: Die OCR-Technologie liest die MRZ (Personalausweise, Reisepässe und andere Dokumente) in Sekunden.
- Automatische Datenerfassung: Alle Felder werden ohne manuelles Eingreifen ausgefüllt.
- Digitale Unterschrift: Der Gast unterschreibt direkt auf dem Tablet oder Smartphone.
Web-Check-in per Link.
- Senden Sie einen Link an den Gast vor seiner Ankunft.
- The guest fills out his registration from any device.
- Option, Ihr eigenes Dokument mit der Handykamera zu scannen (bald verfügbar).
- Spare Zeit am Empfang und verbessere das Erlebnis.
Automatischer Versand an SES Hospedajes
Nach Abschluss des Check-ins sendet Registro Parte Viajeros automatisch alle Daten an SES Hospedajes, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
Häufig gestellte Fragen zur Guardia Civil Hospederías
Funktioniert das System der Guardia Civil Hospederías noch?
Ja, technisch existiert es, aber ist seit Oktober 2024 operativ nicht funktional. Der Zugriff auf hospederias.guardiacivil.es zeigt Nachrichten an, die darauf hinweisen, dass SES Hospedajes verwendet werden muss.
Was passiert mit meinen alten Aufzeichnungen bei Guardia Civil Hospederías?
Die vor Oktober 2024 vorgenommenen Aufzeichnungen sind gültig und werden aufbewahrt. Eine Migration ist nicht erforderlich, aber neue Aufzeichnungen müssen unbedingt in SES Hospedajes erfolgen.
Was ist der Unterschied zwischen „Bericht der Reisenden Guardia Civil“ und „Bericht der Reisenden SES“?
on esencialmente lo mismo, pero en plataformas diferentes:
- Parte Guardia Civil: Daten gesendet an hospederias.guardiacivil.es (bereits operativ veraltet)
- SES-Teil: an seshospedajes.es gesendete Daten (derzeitige und obligatorische Plattform)
Ambos tienen los mismos campos y requisitos legales, pero SES.Hospedajes es más moderna, centralizada y con mayores capacidades de integración.
Muss ich meine Unterkunft bei SES Hospedajes anmelden, wenn sie bereits bei Guardia Civil Hospederías registriert war?
Ja, auch wenn Sie bei Guardia Civil Hospederías registriert sind, müssen Sie die Registrierung bei SES Hospedajes abschließen. Der Prozess ist seit Oktober 2024 für alle Einrichtungen verpflichtend.
Und denk daran:
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ist nicht optional.
Mach es einfach, mach es richtig, mach es mit Registro Parte Viajeros.
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