Come ospite, quando richiedi il DNI o il passaporto a un viaggiatore, diventi legalmente un Responsabile del Trattamento dei Dati. Questo comporta una responsabilità etica e, soprattutto, legale. Nell’era della cybersicurezza, gestire male questi dati può esporti a sanzioni dell’Agenzia Spagnola per la Protezione dei Dati (AEPD).
Qui ti mostriamo come trattare i dati sensibili dei tuoi ospiti senza rischi per proteggere i tuoi clienti e la tua attività.
Richiedi la minor quantità possibile di dati per conformarti alla legalità
La regola d’oro del RGPD è: non chiedere ciò che non ti serve.
- Per il modulo di ingresso dei viaggiatori, devi raccogliere solo i dati richiesti dalla legge (RD 933/2021).
- Evita di fotocopiare o fotografare il DNI completo poiché non è strettamente necessario per la fatturazione o il contratto, dal momento che il DNI contiene dati (come la firma o la foto) che richiedono una protezione speciale. Se lo fai, assicurati di distruggerlo una volta completata la registrazione. Segui la nostra guida sui dati che devi raccogliere dal DNI o automatizza e scansiona solo l’indispensabile con la nostra app.
Digitalizzazione vs. Carta: Cosa è più sicuro?
Anche se la carta sembra “innocua”, è più difficile da proteggere contro furti, incendi o smarrimenti.
- Se usi carta: I documenti devono essere conservati sotto chiave in un archivio ignifugo. Non lasciarli mai alla vista di altri ospiti o del personale delle pulizie.
- Se usi digitale: È l’opzione più sicura purché utilizzi piattaforme con crittografia dei dati. Le informazioni viaggiano crittografate dal cellulare dell’ospite fino al server, riducendo il rischio di intercettazione. Da Registro Parte Viaggiatori ti offriamo la migliore crittografia affinché i dati dei tuoi ospiti siano al sicuro.
Il pericolo dei gruppi di WhatsApp e dell’Email
Molti host commettono l’errore di chiedere foto della carta d’identità tramite WhatsApp o posta elettronica convenzionale. Questa è una pratica ad alto rischio:
- Le foto vengono salvate nella galleria del telefono.
- Se perdi il cellulare o ti hackerano l’account, i dati dei tuoi clienti rimangono esposti.
- Non c’è controllo su chi accede a queste informazioni.
Raccomandazione: Utilizza il nostro modulo di registrazione sicuro che elabora i dati in un ambiente chiuso e non li memorizza nella memoria fisica dei tuoi dispositivi personali.
Protocollo di Sicurezza per l’Ospite
| Azione | Pratica Corretta | Pratica di Rischio |
| Ritiro | Scansione diretta o modulo crittografato | Foto inviata tramite WhatsApp o SMS |
| Deposito | Cloud con autenticazione a due fattori (2FA) | Cartella aperta sul computer o sul desktop |
| Acceso | Solo persone autorizzate (gestori) | Condividere le chiavi con tutto il personale |
| Eliminazione | Distruzione certificata o cancellazione sicura | Gettare i pezzi nel cestino comune |
Di cosa dobbiamo informare gli ospiti?
L’ospite ha il diritto di sapere cosa fai con le sue informazioni. È obbligatorio disporre di una Cláusula informativa de Protección de Datos. In essa devi indicare:
- Chi è responsabile (tu o la tua azienda).
- Per cosa usi i dati (conformità legale e gestione della prenotazione).
- Per quanto tempo li conserverai (3 anni per il registro dei viaggiatori). Visita il nostro articolo sui Libri-Registro.
- Come possono esercitare i loro diritti di accesso, rettifica o cancellazione.
Cosa fare nel caso in cui mi rubino i dati?
Se subisci un hack o perdi il registro cartaceo o hai dubbi che qualcuno possa essere entrato nel tuo account, il meglio è prevenire, la legge ti obbliga a notificare qualsiasi violazione della sicurezza che potresti aver rilevato all’AEPD entro un massimo di 72 ore. Avere i tuoi dati centralizzati in una piattaforma professionale facilita enormemente la gestione di questi incidenti.
Conclusione
Trattare i dati in modo sicuro non è solo un obbligo, è un valore aggiunto. Un ospite che vede che prendi sul serio la sua privacy si sentirà molto più tranquillo e propenso a tornare.
Vuoi automatizzare la protezione dei tuoi dati? Su registroparteviajeros.com utilizziamo protocolli di crittografia avanzata affinché tu debba preoccuparti solo di essere il miglior ospite.
