Scopri cos’era la Guardia Civil Hospederías, lo strumento storico per il registro dei viaggiatori negli alloggi turistici, e come il Real Decreto 933/2021 lo abbia sostituito.
Ti spieghiamo i nuovi obblighi legali e la centralizzazione dei dati nell’attuale piattaforma SES Hospedajes per garantire il rispetto delle normative della tua proprietà per vacanze, oltre a come poter semplificare e automatizzare queste pratiche con Registro Parte Viajeros.
Da Guardia Civil Hospederías a SES Hospedajes: La registrazione centralizzata dei viaggiatori con il RD 933/2021
Lo storico strumento Guardia Civil Hospederías è stato sostituito dalla piattaforma centralizzata SES Hospedajes del Ministero dell’Interno. Questa transizione, promossa dal Real Decreto 933/2021, unifica la trasmissione telematica dei dati degli ospiti in Spagna (eccetto le regioni con sistemi autonomi come Mossos o Ertzaintza).
Automatizza la tua parte viaggiatori con soluzioni come Registro Parte Viaggiatori per rispettare la nuova normativa e modernizzare la gestione.
Chi è obbligato a rispettare la registrazione dei viaggiatori?
Secondo la Orden INT/1922/2003 e il Real Decreto 933/2021, sono obbligati a registrare i loro viaggiatori tutti coloro che svolgono attività di soggiorno, inclusi:
- Hotel, ostelli e pensioni.
- Appartamenti e case vacanze
- Case rurali
- Campeggi e glamping
- Alloggi condivisi (tipo Airbnb)
- Strutture di alloggio specializzate.
- Piattaforme digitali di intermediazione di alloggi turistici
L’obbligo si applica sia se sei proprietario individuale o azienda professionale. Anche se affitti un’abitazione occasionalmente.
Obblighi legali per ospiti e gestori.
I responsabili delle strutture turistiche devono:
Iscriversi a SES Hospedajes o al sistema ufficiale corrispondente.
Iscriversi a SES Hospedajes o al sistema ufficiale corrispondente.
Conservare i registri per un minimo di tre anni.
Garantire la firma degli ospiti di età superiore ai 14 anni.
Mantenere la riservatezza e la sicurezza dei dati in conformità con il RGPD.
La mancata conformità può comportare sanzioni amministrative significative, quindi l’automazione del processo è fondamentale per evitare errori e ritardi.
Archiviazione e conservazione dei dati
Come ospite o gestore dell’alloggio, sei responsabile di conservare i registri originali per tre anni dalla data di partenza dell’ospite, in conformità al Real Decreto 933/2021 e alle normative RGPD sulla protezione dei dati.
Importante: Registro Parte Viaggiatori non conserva i dati degli ospiti in modo permanente. Il flusso dei dati è diretto: ospite → SES Alloggi (autorità) + ospite → ospitante (PDF cifrato). Una volta completato l’invio a SES Alloggi, i dati vengono eliminati in modo sicuro.
Come funziona il Rapporto di ingresso dei viaggiatori?
Il modulo di registrazione degli ospiti è un documento ufficiale (fisico o digitale) che contiene i dati di ogni persona che soggiorna in una struttura turistica. Questo modulo deve:
- Essere completamente compilato con tutti i dati obbligatori.
- Essere firmato da ogni ospite di età superiore a 14 anni (o dal suo rappresentante legale se minorenne).
- Essere comunicato alle autorità entro 24 ore.
- Essere conservato nell’archivio dell’istituto per tre anni.
Processo tradizionale vs. Processo automatico con Registro Parte Viaggiatori
| Aspetto | Metodo tradizionale (obsoleto) | Con Registro Parte Viaggiatori (automatico) |
|---|---|---|
| Distribuzione della parte | Stampare su carta o inviare via email manualmente | Invio automatico del link nei messaggi di benvenuto (manuale o automatico) |
| Acquisizione dati | Compilare manualmente o fornire modulo cartaceo | L’ospite compila il modulo digitale su qualsiasi dispositivo |
| Scansione dei documenti | Non disponibile | Scansione automatica di DNI/passaporto (se è in presenza) |
| Firma | Firma fisica su carta | Firma digitale sicura sul dispositivo dell’ospite |
| Convalida dei dati | Manuale (soggetto a errori) | Automatica in tempo reale |
| Invio alle autorità | Invio manuale alla Guardia Civil via fax o portale | Invio automatico a SES Hospedajes (senza intervento dell’host) |
| Ricezione della parte | File cartaceo o PDF base | PDF cifrato con tutte le informazioni dell’ospite |
| Conservazione dei registri | Libri registro fisici o cartelle di file | Accesso digitale centralizzato con avvisi automatici se l’ospite non completa |
| Sincronizzazione delle prenotazioni | Inserimento manuale | Sincronizzazione automatica da Airbnb, Booking, Vrbo, ecc. |
| Più lingue | Non disponibile | Sì: spagnolo, inglese, francese, tedesco, polacco, norvegese e altro |
| Contratti personalizzati | Gestione separata dei documenti | Contratti digitali firmati nello stesso modulo |
| Promemoria automatici | No | Avvisi all’host se l’ospite non completa il rapporto |
| Conformità legale | Rischio di ritardi o errori | Garantito: adempimento automatico delle scadenze |
La cosa più importante: Con Registro Parte Viajeros, tu configuri il sistema una volta sola e il resto funziona in modo completamente automatico. Non devi ricordare invii, convalidare dati né preoccuparti dei termini legali.
La soluzione automatizzata: Registrazione Parte Viaggiatori
La registrazione manuale dei viaggiatori è noiosa, soggetta a errori e consuma tempo operativo prezioso. Molti ospiti e gestori commettono errori che portano a sanzioni amministrative. Una soluzione automatizzata come Registro Parte Viajeros risolve questi problemi:
- Riduce il tempo di check-in da minuti a secondi.
- Minimizza gli errori nella raccolta dati.
- Garantisce la consegna puntuale automaticamente.
- Rispetta la normativa senza interpretazioni errate.
- Migliora l’esperienza dell’ospite con processi agili.
Se stai ancora registrando i viaggiatori manualmente o dipendendo da sistemi obsoleti, sei in svantaggio competitivo e a rischio legale. Le sanzioni non perdonano l’ignoranza, e i nuovi requisiti di SES Hospedajes sono complessi senza strumenti adeguati.
Vantaggi dell’utilizzo dell’automazione per la Registrazione dei Viaggiatori
Benefici per gli ospitanti
- Risparmio di tempo massiccio: Check-in da 5-10 min a 30-60 sec.
- Zero errori: Estrazione automatica DNI/passaporto + validazione reale .
- Senza carta: Firma digitale e archiviazione cloud.
- Multidispositivo: Mobile/tablet/PC senza app.
- Automazione totale: Cattura → invio SES Alloggi garantito.
Vantaggi per i gestori di più proprietà
- Controllo centralizzato di tutti i record.
- Report consolidati per proprietà e periodo.
- Audit facilitat per dimostrazioni legali.
- Scalabilità senza aumento proporzionale del carico amministrativo.
Come ti aiuta Registro Parte Viaggiatori
L’invio manual di parti dei viaggiatori è lento e soggetto a errori. Registro Parte Viaggiatori automatizza completamente questo processo con due modalità di check-in:
Check-in presenziale intelligente.
- Codice QR personalizzato: L’ospite accede a un codice QR completamente personalizzato.
- Scansione automatica dei documenti: La tecnologia OCR legge l’MRZ (DNI, passaporti e altri documenti) in pochi secondi.
- Cattura automatica dei dati: Tutti i campi vengono compilati senza intervento manuale.
- Firma digitale: L’ospite firma direttamente su tablet o cellulare.
Check-in web tramite link.
- Invia un link all’ospite prima del suo arrivo.
- L’ospite completa la sua registrazione da qualsiasi dispositivo.
- Opzione per scansionare il proprio documento con la fotocamera del cellulare (prossimamente).
- Risparmia tempo alla reception e migliora l’esperienza.
Invio Automatico a SES Ostelli
Una volta completato il check-in, Registro Parte Viajeros invia automaticamente tutti i dati a SES Hospedajes senza necessità di intervento manuale.
Domande frequenti su Guardia Civil Hospederías
Il sistema di Guardia Civil Hospederías funziona ancora?
Sì, tecnicamente esiste, ma non è operativo da ottobre 2024. L’accesso a hospederias.guardiacivil.es mostra messaggi che indicano che deve essere utilizzato SES Hospedajes.
Cosa succede con i miei vecchi registri in Guardia Civil Hospederías?
I registri effettuati prima di ottobre 2024 sono validi e conservati. Non è necessario migrarli, ma i nuovi registri devono essere obbligatoriamente effettuati in SES Hospedajes.
Qual è la differenza tra "parte di viaggiatori guardia civil" e "parte di viaggiatori SES"?
on esencialmente lo mismo, pero en plataformas diferentes:
- Parte Guardia Civil: dati inviati a hospederias.guardiacivil.es (ormai operativamente obsoleto)
- Parte SES: dati inviati a seshospedajes.es (piattaforma attuale e obbligatoria)
Ambos tienen los mismos campos y requisitos legales, pero SES.Hospedajes es más moderna, centralizada y con mayores capacidades de integración.
Devo registrare il mio alloggio su SES Hospedajes se era già registrato su Guardia Civil Hospederías?
Sì, anche se sei stato registrato in Guardia Civil Hospederías, devi completare la registrazione in SES Hospedajes. Il processo è obbligatorio da ottobre 2024 per tutti gli stabilimenti
E ricorda:
La conformità legale non è opzionale.
Falllo semplice, fallo bene, fallo con Registro Parte Viaggiatori.
Prova gratuita
