Sai cos’è il parte di viaggiatori e perché è così importante per la tua attività di alloggio turistico? Il parte di viaggiatori è un documento ufficiale obbligatorio che registra le informazioni di tutti gli ospiti che soggiornano nella tua struttura, da hotel ad appartamenti per vacanze. In Spagna, questa obbligazione è regolata dal Real Decreto 933/2021 e deve essere comunicata telematicamente attraverso SES Hospedajes, la piattaforma del Ministero dell’Interno. Il mancato rispetto di questa normativa può comportare multe fino a 30.000 euro. La buona notizia è che esistono soluzioni moderne che automatizzano completamente questo processo, facendoti risparmiare tempo e riducendo il rischio di multe. Leggici fino alla fine e scopri come!
Cos’è il Parte di Viaggio e a cosa serve.
La parte di viaggiatori è un registro ufficiale che documenta l’ingresso degli ospiti nelle strutture di alloggio turistico. Il suo scopo principale è consentire alle autorità spagnole (Ministero dell’Interno, Polizia Nazionale e Guardia Civile) di avere informazioni su chi soggiorna dove e quando, il che aiuta nelle attività di sicurezza pubblica e prevenzione delle frodi.
Il rapporto dei viaggiatori serve per:
Adempiere agli obblighi legali di sicurezza e controllo migratorio
Registrare i dati di ingresso e uscita degli ospiti
Documentare le transazioni economiche dell’ospitalità
Prevenire frodi e attività illecite
Facilitare le procedure con le autorità quando necessario
Anche se il concetto di registro dei viaggiatori non è nuovo, il sistema è cambiato significativamente nel dicembre 2024 con l’implementazione di SES Hospedajes, sostituendo il vecchio sistema di “registro alloggi guardia civil” e la piattaforma Webpol.
Come funziona il modulo di ingresso viaggiatori.
La parte di ingresso dei viaggiatori è il documento specifico che si compila quando un ospite arriva al tuo alloggio. Questo sistema si applica a tutti i tipi di strutture ricettive: hotel, ostelli, case rurali, appartamenti per vacanze, appartamenti turistici, campeggi e camere in affitto turistico.
Informazioni richieste nel modulo dei viaggiatori.
Dati obbligatori dell’ospite:
Nome completo e cognomi.
Sesso, nazionalità e data di nascita.
Numero e tipo di documento di identità (DNI, passaporto, NIE, ecc.).
Luogo di residenza abituale.
Firma manoscritta o digitale (obbligatoria per maggiori di 14 anni).
Dati obbligatori dell’alloggio:
Indirizzo completo dell’azienda.
Date e orari esatti di entrata e uscita.
Numero di riferimento della prenotazione.
Payment method (cash, card, bank transfer, booking platform).
Importo della transazione.
Dato importante: Tutti gli ospiti, anche i minori di 14 anni, devono essere registrati. I dati dei minori devono essere forniti dall’adulto accompagnatore.
Obblighi legali del gestore degli alloggi o proprietario.
Tutti i responsabili di strutture turistiche in Spagna hanno obblighi legali chiari riguardo alla registrazione dei viaggiatori.
| Obbligo | Si applica a | Termine | Conseguenza del mancato adempimento |
|---|---|---|---|
| Creare parte dei viaggiatori | Tutti i gestori (professionisti e non professionisti) | Al check-in | Multa: 601-30.000 € |
| Ottenere la firma dell’ospite | Tutti i gestori | Al check-in | Multa: 100-600 € |
| Inviare a SES Hospedajes | Tutti i gestori | Massimo 24 ore | Multa: 601-30.000 € |
| Tenere registro informatico | Solo gestori professionisti | Continuo | Multa: 601-30.000 € |
| Conservare registri | Tutti i gestori | Minimo 3 anni | Multa: 100-600 € |
Il Real Decreto 933/2021 stabilisce che il invio del modulo dei viaggiatori deve essere effettuato telematicamente entro le prime 24 ore dall’arrivo dell’ospite. Il Ministero dell’Interno ha già iniziato a imporre sanzioni agli esercizi che non rispettano questa normativa dal 2025.
Come si effettua l’invio telematico delle parti.
La spedizione delle parti alloggio avviene esclusivamente tramite SES Hospedajes, la piattaforma ufficiale del Ministero dell’Interno.
Processo manual (Il metodo tradizionale)
Passo 1: Registrarsi su SES Hospedajes
Accedi con certificato digitale o Cl@ve PIN
Fornire dati dell’istituto
Ottenere credenziali di accesso
Passo 2: Inserire i dati dell’ospite
Compilare manualmente tutti i campi obbligatori
Ottenere la firma dell’ospite
Rivedere le informazioni prima di inviare
Passo 3: Inviare entro il termine
Inviare telematicamente entro 24 ore
Confermare ricezione da parte del Ministero
Archivia ricevuta
Il problema: Questo processo manuale richiede tra 5 e 10 minuti per ospite, è soggetto a errori ed è inefficiente, specialmente con più proprietà o un alto volume di ospiti.
La soluzione: Automazione del Parte Viaggiatori
L’invio manual di parti di viaggiatori è lento e soggetto a errori. Registro Parte Viajeros (registroparteviajeros.com) automatizza completamente questo processo con due modalità di check-in:
Check-in presenziale intelligente.
Codice QR personalizzato: L’ospite accede a un codice QR completamente personalizzato.
Scansione automatica dei documenti: La tecnologia OCR legge l’MRZ (DNI, passaporti e altri documenti) in pochi secondi.
Cattura automatica dei dati: Tutti i campi vengono compilati senza intervento manuale.
Firma digitale: L’ospite firma direttamente su tablet o cellulare.
Check-in web per link
Invia un link all’ospite prima del suo arrivo.
L’ospite completa la sua registrazione da qualsiasi dispositivo.
Opzione per scansionare il proprio documento con la fotocamera del cellulare (prossimamente).
Risparmia tempo alla reception e migliora l’esperienza.
Invio Automatico a SES Hospedajes
Una volta completato il check-in, Registro Parte Viajeros invia automaticamente tutti i dati a SES Hospedajes senza necessità di intervento manuale
Vantaggi principali
Risparmio di tempo: 1 minuto vs. 5-10 minuti per ospite.
Zero errori: Lettura automatica dei documenti.
Senza carta: 100% digitale e sicuro.
Multidispositivo: Funziona su cellulare, tablet o computer senza applicazioni.
- Multilingua: Il sistema si adatta alla lingua del dispositivo.
Automatizzazione totale: Invio automatico a SES Hospedajes.
Conformità garantita: Tutti i dati richiesti + spedizione entro i termini di legge.
Progettato specificamente per gestori di alloggi turistici in Spagna, Registro Parte Viajeros è scalabile da 1 proprietà fino a più alloggi, e ti permette di rispettare tutte le tue obbligazioni di parti viaggiatori senza stress.
Domande frequenti sul Modulo Viaggiatori
Cos'è il parte di viaggiatori e perché il parte di viaggiatori è obbligatorio?
La parte di viaggiatori è un documento ufficiale che registra chi soggiorna nel tuo alloggio, quando, e a quali condizioni economiche. È obbligatorio perché permette alle autorità spagnole di svolgere funzioni di sicurezza pubblica, controllo migratorio e prevenzione delle frodi. Tutti gli alloggi turistici (ad eccezione dei Paesi Baschi e della Catalogna) devono inviarlo a SES Hospedajes.
Registro Parte Viajeros lo fa per te in modo automatico, senza errori e legale.
Posso rifiutare un ospite che si rifiuta di fornire le sue informazioni?
Sì, puoi negare l’accesso se l’ospite si rifiuta di fornire le sue informazioni. Se fornisce dati falsi o incompleti, entrambi (ospite e struttura) possono ricevere multe fino a 30.000 euro.
Quali sono le multe per il mancato invio delle parti?
Le sanzioni variano a seconda della gravità:
Infrazioni lievi (ritardi minori, piccoli errori): 100-600 €
Violazioni gravi (non inviare, dati errati reiterati): 601-30.000 €
Infrazioni molto gravi (falsità, occultamento): >30.000 €
Devo registrare tutti gli ospiti, inclusi i minori?
Sì, obbligatoriamente. I dati dei minori di 14 anni sono forniti dall’adulto accompagnatore, inclusa la relazione di parentela.
Qual è la differenza tra "obblighi parti viaggiatori" per professionisti e non professionisti?
| Categoria | Crea Parte | Registro Informatico | Dati da Comunicare |
|---|---|---|---|
| Professionisti | ✅ Obbligatorio | ✅ Obbligatorio | Completi (include transazioni) |
| Non Professionisti | ✅ Obbligatorio | ❌ Non obbligatorio | Basilari (solo ospiti) |
Registrazione dei passeggeri
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