Une des erreurs les plus courantes dans la gestion des locations de vacances est de penser que, n’ayant pas de carte d’identité obligatoire, les moins de 14 ans n’ont pas besoin d’être enregistrés. Rien n’est plus éloigné de la réalité.
Tant pour la sécurité citoyenne que pour le strict respect du Real Decreto 933/2021, l’enregistrement des mineurs de moins de 14 ans dans les logements de vacances est obligatoire, quel que soit leur âge. Voici comment le faire correctement pour éviter des sanctions.
Est-il obligatoire d’enregistrer un mineur ?
Oui. La loi ne fait pas de distinction d’âge en ce qui concerne la communication des données aux autorités (SES.HOSPEDAJES, Police ou Garde Civile). La seule différence réside dans le document d’identité utilisé pour effectuer cet enregistrement. Pour un guide plus complet du Registre SES HOSPEDAJES, sur Registro Parte Viajeros, nous mettons à votre disposition un guide complet.
Quels documents sont valides pour l’inscription ?
Étant donné qu’en Espagne la carte d’identité n’est pas obligatoire avant 14 ans, pour la déclaration d’entrée vous devrez utiliser les documents suivants :
Libro de Familia: C’est le document de référence. Vous devrez prendre les données du mineur et les lier à celles de l’adulte responsable qui l’accompagne.
Certificat de naissance : Au cas où vous ne disposeriez pas d’un livret de famille.
Passeport : Si le mineur est étranger ou en possède un, c’est le document idéal car il facilite le scan de la zone MRZ (lecture mécanique).
Comment enregistrer un mineur de moins de 14 ans, étape par étape
L’enregistrement des mineurs de moins de 14 ans dans les logements de vacances peut sembler compliqué, car les documents que nous devons présenter sont différents de ceux que nous présentons pour le reste des clients de notre hébergement.
Pour effectuer un enregistrement impeccable, suivez ces points :
Identification du responsable : Le mineur de 14 ans doit toujours être accompagné de ses parents, tuteurs ou gardiens légaux, tandis que les mineurs de plus de 14 ans peuvent y aller seuls sans besoin d’un adulte responsable.
Prise de données : Vous devez recueillir le prénom, le nom, le sexe, la date de naissance et la nationalité.
Signature du rapport : Les moins de 14 ans ne signent pas le rapport des voyageurs. Le père, la mère ou le tuteur légal doit signer au nom du mineur, en indiquant leur lien de parenté.
Communication : Les données sont envoyées à la plateforme correspondante (SES HOSPEDAJES pour la plupart de l’Espagne et la plateforme de Mossos d’ esquadra pour la Catalogne et Ertzaintza pour le Pays basque) en envoyant le bulletin d’enregistrement dans les 24 premières heures suivant la réservation sur la plateforme de confiance et à nouveau dans les 24 heures suivant le début de l’hébergement.
Moins de 14 ans vs plus de 14 ans
| Concept | Moins de 14 ans | Mineurs de plus de 14 ans |
| Document | Livret de famille / Passeport | DNI / Passeport / NIE |
| Obligation d’enregistrement | Oui | Oui |
| Signature du rapport | Signature du tuteur légal | Signe le titulaire lui-même |
| Communication intérieure | Obligatoire (24h) | Obligatoire (24h) |
Conseils pour l’hôte
- Anticipez-vous : Informez vos invités avant leur arrivée que vous aurez besoin des données des enfants. Beaucoup de voyageurs ne portent pas le Livret de famille sur eux s’ils ne savent pas que c’est nécessaire.
- Numérisez le processus : Utiliser notre outil de check-in en ligne dans l’Enregistrement des Voyageurs, permet aux parents de saisir les documents du mineur confortablement depuis chez eux, évitant ainsi des attentes inutiles à l’arrivée.
- Protection des données : N’oubliez pas que, même s’ils sont mineurs, leurs données sont protégées par le RGPD. Vous devez conserver les rapports pendant 3 ans (ou selon la réglementation régionale applicable) de manière sécurisée.
Évite les amendes ! Le non-respect de la communication des données ou l’absence d’un rapport d’entrée peut entraîner des sanctions graves allant de 601 € à 30 000 €.
