Dans la gestion des locations de vacances, les plans des voyageurs ne coïncident pas toujours. Il est courant que le titulaire de la réservation arrive un vendredi, mais que ses accompagnants arrivent le samedi ou le dimanche. Alors se pose la question de savoir comment enregistrer des invités qui arrivent à des jours différents.
Comment cela est-il géré légalement auprès du Ministère de l’Intérieur ? Ici, nous vous expliquons le protocole correct pour ne pas commettre d’infractions avec le Real Decreto 933/2021.
La règle d’or : La date réelle de début
La réglementation est claire : l’enregistrement doit refléter la réalité de l’hébergement. Vous ne pouvez pas enregistrer quelqu’un à une date où il n’était pas physiquement dans la propriété.
- Erreur courante : Enregistrer tout le groupe avec la date d’entrée de la réservation (le premier jour). C’est une falsification documentaire.
- La forme correcte : Chaque voyageur doit avoir une fiche d’entrée avec sa date réelle d’entrée.
Étapes pour gérer les enregistrements échelonnés
1. Identifier le « Leader » et les « Accompagnateurs »
Bien qu’ils arrivent à des jours différents, ils appartiennent tous à la même relation contractuelle (la même réservation).
- Le premier jour, vous enregistrez le titulaire.
- Les jours suivants, enregistrez les accompagnants au fur et à mesure qu’ils franchissent le seuil de votre porte.
2. Génération de pièces individuelles
Chaque personne de plus de 14 ans génère son propre billet d’entrée.
- Si l’Hôte A arrive le jour 12, sa partie dira « Date d’entrée : 12 ».
- Si l’invité B arrive le jour 13, sa partie dira « Date d’entrée : 13 ».
3. L’envoi aux autorités (Délai de 24 heures)
C’est le point critique. Vous avez 24 heures à partir du moment où l’invité entre pour communiquer vos données.
Exemple pratique : Si un ami du titulaire arrive un samedi à 20h00, vous avez jusqu’au dimanche à 20h00 pour envoyer son inscription. Peu importe que la réservation générale ait commencé le vendredi.
Comment le faire sur RegistroParteViajeros.com (Sans complications)
Gérer cela manuellement sur le site web de la police est confus. Sur notre plateforme, le processus est fluide :
- Lien d’enregistrement dynamique : Envoyez le lien d’enregistrement à tous les invités. Chacun le remplit à son arrivée ou juste avant d’arriver.
- Validation individuelle : Notre système détecte automatiquement la date à laquelle l’invité effectue l’enregistrement ou celle que vous indiquez comme « Date d’entrée ».
- Synchronisation de réservation : Même s’ils arrivent à des jours différents, le système les regroupe sous la même référence de réservation, gardant ton livre de bord organisé tout en respectant scrupuleusement les dates individuelles.
Questions fréquentes (FAQ)
Qu’en est-il de la date de sortie ? La date de départ est généralement la même pour tous s’ils partent ensemble. S’ils partent également à des jours décalés, l’enregistrement doit refléter la date de départ prévue de chaque individu.
Dois-je faire un nouveau contrat pour chacun ? Non. Le contrat de location de vacances est unique pour la réservation, mais les formulaires d’entrée des voyageurs sont individuels et obligatoires pour chaque personne physique.
Et si quelqu’un vient en visite mais ne dort pas ? S’il ne passe pas la nuit (ne séjourne pas), il n’est pas obligatoire de l’enregistrer dans le registre des voyageurs de l’hébergement.
Conclusion : Contrôlez le flux, évitez les sanctions
L’enregistrement échelonné est l’une des situations les plus surveillées par les inspections, car c’est là que se produisent le plus d' »oubli ». Utiliser un outil numérique vous permet de déléguer cette responsabilité à l’hôte : vous vérifiez simplement que le nombre de personnes enregistrées correspond à celles que vous avez dans la maison.
Avez-vous une réservation avec des billets pour des jours différents ? Ne vous compliquez pas la vie. Configurez votre réservation sur registroparteviajeros.com, envoyez les liens et laissez notre système gérer automatiquement les dates d’envoi pour vous.
Souhaitez-vous que nous vous aidions à configurer les alertes afin que le système vous avertisse s’il manque un invité à enregistrer dans une réservation de groupe ?
