En tant qu’hôte, vous connaissez l’histoire : un vol retardé, une voiture de location qui prend plus de temps que prévu et, soudainement, vous recevez un message à 2h30 du matin : « Nous sommes déjà à la porte ». Depuis votre lit, vous vous apprêtez à faire le check-in en pleine nuit, sans pouvoir vous reposer correctement.
Le dilemme est réel. Vous levez-vous pour accueillir les invités juste pour recueillir leurs données de la carte d’identité ? Leur laissez-vous les clés dans un boîtier et prenez-vous le risque qu’ils oublient de vous envoyer la photo du document le lendemain, enfreignant le délai légal de 24 heures ?
Dans cet article, nous vous montrons comment gérer les arrivées de nuit de manière professionnelle, légale et, surtout, sans que cela nuise à votre repos.
Le risque juridique des « clés sous le paillasson »
Le système de self check-in (entrée autonome) a révolutionné le secteur, mais légalement il y a un piège. Le Real Decreto 933/2021 oblige à ce que l’identification soit effective au moment de l’entrée.
Si vous laissez un invité entrer dans votre propriété à 3h00 du matin et que vous ne saisissez pas ses données sur la plateforme des autorités avant 3h00 du lendemain, vous commettez une infraction. Si un incident de sécurité survient cette nuit-là et que l’invité n’est pas enregistré, vous en êtes le responsable légal.
3 stratégies pour un enregistrement nocturne impeccable
1. L’enregistrement en ligne préalable (L’option la plus sûre)
N’attendez pas que l’invité arrive à la porte. Envoyez un lien d’enregistrement automatique 24 ou 48 heures avant l’arrivée.
- Avantage : Lorsque l’invité arrive chez vous à l’aube, vous avez déjà sa partie d’entrée signée et validée dans votre panneau de contrôle.
- Point clé : La remise du code de la serrure électronique est conditionnée à la fin de l’enregistrement. « Pas d’enregistrement, pas de code ».
2. Serrures intelligentes synchronisées
2. Serrures intelligentes synchronisées
- Flux idéal : Le client complète ses données sur registroparteviajeros.com → Le système vérifie son identité → Un code d’ouverture temporaire pour son séjour lui est automatiquement envoyé.
3. Le QR de bienvenue dans l’hébergement
Si vous préférez ne pas être trop strict avant l’arrivée, placez un panneau visible avec un código QR juste à l’entrée ou sur la table du salon.
- L’invité arrive fatigué, scanne le code avec son téléphone portable, prend une photo de son passeport et le système fait le reste. Vous ne recevez qu’une notification sur votre mobile confirmant que l’enregistrement a été envoyé à la Police ou à la Garde Civile.
Que doit inclure votre « Protocole de l’Aube » ?
Pour que ce système fonctionne sans accroc, assurez-vous de communiquer ces trois points dans vos messages automatiques Airbnb, Booking ou sur votre propre site web :
- Avis de Caractère Obligatoire : « Pour des raisons de sécurité nationale et en conformité avec le RD 933/2021, tous les clients doivent s’enregistrer avant d’accéder à l’hébergement ».
- Instructions du processus numérique : Expliquez qu’il s’agit d’un processus de 30 secondes qu’ils peuvent effectuer depuis leur mobile.
- Support de base : Indiquez ce qu’ils doivent faire si la numérisation de la carte d’identité échoue (par exemple, télécharger la photo manuellement).
Conclusion : Ton repos est productivité
Gérer un Logement à Usage Touristique (LUT) ne devrait pas signifier être disponible 24 heures sur 24 pour des tâches bureaucratiques. La technologie actuelle permet que la conformité réglementaire soit invisible et automatique.
En registroparteviajeros.com nous avons conçu un outil qui travaille pendant que tu dors. Le système reçoit les données de tes hôtes nocturnes, génère le rapport d’entrée et le communique aux autorités instantanément.
Voulez-vous commencer à dormir tranquille en sachant que vos enregistrements à l’aube sont 100 % légaux ?
Souhaitez-vous que nous vous aidions à configurer votre message de bienvenue automatique avec le lien d’inscription ?
