Les 5 erreurs les plus courantes que font les hôtes en remplissant un rapport d’arrivée des voyageurs

Respecter le Real Decreto 933/2021 et la réglementation de la sécurité citoyenne n’est pas seulement « remplir un papier ». C’est un processus légal qui, s’il est mal fait, peut entraîner des sanctions allant jusqu’à 30 000 €.

Sur registroparteviajeros.com, nous voyons quotidiennement des centaines d’enregistrements et avons détecté les erreurs les plus courantes commises par les hôtes. Nous vous les expliquons ici pour que vous ne tombiez pas dans ces pièges.

Ne pas enregistrer TOUS les clients

C’est l’erreur numéro un par excellence. Beaucoup de propriétaires pensent qu’en enregistrant le « titulaire » de la réservation, cela suffit.

• La réalité : La loi exige l’enregistrement de toutes les personnes âgées de plus de 14 ans qui séjournent dans l’immeuble.
• Conséquence : Un enregistrement incomplet est considéré comme une infraction grave. S’il y a 4 adultes, il doit y avoir 4 parties d’entrée.

Confondre la « Date d’émission » avec celle de « Date d’expiration »

Cela semble évident, mais avec la précipitation du check-in en personne et le mauvais éclairage de certains portails, il est très courant de confondre ces dates.

• Le problème : Les systèmes des autorités (comme SES.HOSPEDAJE) peuvent rejeter l’envoi s’ils détectent des incohérences dans les dates du document.
• Conseil : Faites bien attention aux étiquettes de la carte d’identité ou du passeport. Si vous utilisez un système de numérisation automatique, assurez-vous que la caméra fasse correctement la mise au point.

Retard dans l’envoi des données (Le délai de 24 heures)

L’enregistrement ne se termine pas lorsque le client signe le formulaire ; il se termine lorsque cette information parvient aux autorités.

• La norma : Vous disposez d’un délai maximal de 24 heures à partir du début de l’hébergement pour communiquer les données.
• L’erreur : Attendre la fin du week-end pour envoyer tous les rapports en même temps. Cela génère une trace de non-conformité numérique facilement détectable lors d’une inspection.

Ne pas conserver les rapports signés

Même si vous envoyez les données par voie télématique, l’obligation de conservation ne disparaît pas.

• L’obligation : Vous devez conserver les bordereaux d’entrée (le « registre ») pendant une période de 3 ans, classés chronologiquement.
• L’erreur : Supprimer les photos des pièces d’identité ou jeter les papiers une fois téléchargés sur la plateforme. En cas d’inspection physique, ils vous demanderont le registre imprimé ou numérique dûment paginé.

Pour plus d’informations, consultez notre guide sur les livres-registres et combien de temps nous devons conserver les données d’enregistrement,

Erreurs dans le « Type de Document »

Il ne s’agit pas de la même chose qu’une DNI espagnole, qu’un NIE, un passeport ou une carte d’identité d’un pays de l’UE.

• L’erreur fréquente : Marquer tous les enregistrements comme « DNI » par défaut. Chaque type de document a un code spécifique dans l’envoi des données. Si le code ne correspond pas au format du numéro de document, le système générera une erreur de validation.

Pour savoir comment scanner la carte d’identité via le code MRZ, consultez notre guide sur notre blog.

Comparatif : Enregistrement Manuel vs. Enregistrement Automatisé

Conclusion : La technologie est votre meilleure alliée

La plupart de ces erreurs sont dues au facteur humain : fatigue, précipitation ou méconnaissance technique des plateformes officielles. Automatiser ce processus n’est pas seulement un luxe, c’est une mesure de sécurité pour votre entreprise.

Voulez-vous arrêter de vous inquiéter de ces 5 erreurs ? Sur registroparteviajeros.com nous numérisons le processus : le client scanne son document, nous validons les données et les envoyons automatiquement aux autorités pour vous.

Souhaitez-vous que nous vous aidions à configurer votre compte et à oublier les erreurs d’enregistrement pour toujours ?