En tant qu’hôte, lorsque vous demandez la carte d’identité ou le passeport à un voyageur, vous devenez légalement un Responsable de Traitement des Données. Cela implique une responsabilité éthique et, surtout, légale. À l’ère de la cybersécurité, une mauvaise gestion de ces données peut vous exposer à des sanctions de l’Agence Espagnole de Protection des Données (AEPD).
Voici comment traiter les données sensibles de vos invités sans risque pour protéger vos clients et votre entreprise.
Demandez la moindre quantité de données possible pour respecter la légalité
La règle d’or du RGPD est : ne demande pas ce dont tu n’as pas besoin.
- Pour le volet d’entrée des voyageurs, vous ne devez recueillir que les données exigées par la loi (RD 933/2021).
- Évitez de photocopier ou de photographier le DNI complet car ce n’est pas strictement nécessaire pour la facturation ou le contrat, le DNI contenant des données (comme la signature ou la photo) qui nécessitent une protection spéciale. Si vous le faites, assurez-vous de le détruire une fois l’enregistrement complété. Suivez notre guide des données que vous devez recueillir du DNI ou automatisez et scannez uniquement l’essentiel avec notre application.
Numérisation vs Papier : Qu’est-ce qui est plus sûr ?
Bien que le papier semble « inoffensif », il est plus difficile à protéger contre les vols, les incendies ou les pertes.
- Si vous utilisez du papier : Les rapports doivent être gardés sous clé dans un classeur ignifuge. Ne les laissez jamais à la vue des autres invités ou du personnel de nettoyage.
- Si vous utilisez le numérique : C’est l’option la plus sûre tant que vous utilisez des plateformes avec chiffrement des données. L’information voyage cryptée depuis le mobile de l’hôte jusqu’au serveur, réduisant le risque d’interception. Depuis Registro Parte Viajeros, nous vous offrons le meilleur chiffrement pour que les données de vos hôtes soient sécurisées.
Le danger des groupes WhatsApp et des e-mails
Beaucoup d’hôtes commettent l’erreur de demander des photos de la carte d’identité par WhatsApp ou courrier électronique classique. Ceci est une pratique à haut risque :
- Les photos sont enregistrées dans la galerie du téléphone.
- Si vous perdez votre téléphone ou si votre compte est piraté, les données de vos clients sont exposées.
- Il n’y a aucun contrôle sur qui accède à cette information.
Recommandation : Utilisez notre formulaire d’inscription sécurisé qui traite les données dans un environnement fermé et ne les stocke pas dans la mémoire physique de vos appareils personnels.
Protocole de sécurité pour l’hôte
| Action | Pratique correcte | Pratique des Risques |
| Ramassage | Scan direct ou formulaire chiffré | Photo envoyée par WhatsApp ou SMS |
| Stockage | Cloud avec authentification à deux facteurs (2FA) | Dossier ouvert sur l’ordinateur ou le bureau |
| Accès | Personnes autorisées uniquement (gestionnaires) | Partager les codes avec tout le personnel |
| Élimination | Destruction certifiée ou effacement sécurisé | Jeter les documents dans la poubelle ordinaire |
De quoi devons-nous informer les invités ?
L’invité a le droit de savoir ce que vous faites de ses informations. Il est obligatoire de disposer d’une Clause informative de Protection des Données. Vous devez y indiquer :
- Qui est responsable (toi ou ton entreprise).
- Pour quoi utilisez-vous les données (conformité légale et gestion de la réservation).
- Combien de temps les conserverez-vous (3 ans pour le registre des voyageurs). Consultez notre article sur les Livres- Registre.
- Comment peuvent-ils exercer leurs droits d’accès, de rectification ou de suppression.
Que faire en cas de vol de mes données ?
Si vous souffrez d’un piratage ou perdez le registre physique ou avez des doutes quant à une possible intrusion dans votre compte, le mieux est de prévenir, la loi vous oblige à notifier toute faille de sécurité que vous pourriez avoir détectée à l’AEPD dans un délai maximum de 72 heures. Avoir vos données centralisées sur une plateforme professionnelle facilite énormément la gestion de ces incidents.
Conclusion
Conclusion
Voulez-vous automatiser la protection de vos données? Sur registroparteviajeros.com, nous utilisons des protocoles de chiffrement avancés pour que vous n’ayez qu’à vous soucier d’être le meilleur hôte.
