Wenn Sie Eigentümer einer Ferienwohnung in Spanien sind, wissen Sie, dass das Real Decreto 933/2021 die Spielregeln geändert hat. Das lässt uns darüber nachdenken, wie wir die Registrierung von Gästen für meine Ferienwohnung in Spanien automatisieren können. Es reicht nicht mehr aus, den Personalausweis zu erfassen und in ein Notizbuch einzutragen. Mit der Anforderung, bis zu 21 Daten pro Buchung (einschließlich Zahlungsmethoden und Verwandtschaftsbeziehungen) in weniger als 24 Stunden zu übermitteln, ist die manuelle Verwaltung schlichtweg eine Zeit- und Fehlerfalle.
Die gute Nachricht ist, dass die Technologie so weit fortgeschritten ist, dass du kein Bürokratie-Experte sein musst. Hier erklären wir dir, wie du diesen Prozess von Anfang bis Ende automatisieren kannst.
Warum mit Registro Parte Viajeros automatisieren?
Automatisierung ist nicht nur ein Luxus; sie ist aus drei Hauptgründen eine Überlebensstrategie:
- Keine Fehler bei SES.HOSPEDAJES: Das System des Innenministeriums ist streng. Ein Fehler in einer Ziffer kann die Übermittlung ungültig machen. Die automatische Lesesoftware eliminiert den menschlichen Faktor.
- Zeitersparnis: Von 15 Minuten pro Check-in auf weniger als 30 Sekunden.
- Gästeerlebnis: Niemand wartet gerne an der Tür, während der Gastgeber Daten kopiert. Der Online-Check-in ermöglicht es dem Reisenden, die Arbeit vor der Ankunft vom Handy aus zu erledigen.
Vollautomatisierung mit Reisegastregistrierung
1. Der Online-Check-in (Selbstbedienung)
Anstatt den Gast mit Papier und Stift zu empfangen, senden Sie ihm nach der Buchung einen automatischen Link. Der Gast füllt seine Daten aus, lädt ein Foto seines Ausweises hoch und unterschreibt digital von seinem eigenen Gerät aus.
Zunächst musst du, um den Check-in mit Registro Parte Viajeros zu automatisieren, dein Konto erstellen. Sobald das Konto erstellt ist, denk daran, dass du 7 Tage kostenlos hast, um die Anwendung auszuprobieren, und dass wir nur 3€ pro Monat und Immobilie berechnen. Sobald das Konto erstellt ist, beginnen wir mit dem Ausfüllen der Daten deiner Immobilie, beginnend mit dem Namen der Unterkunft, der Anzahl der Zimmer oder Plätze, ob es WiFi gibt und um welche Uhrzeit der Check-In und der Check-Out stattfinden:
Wir werden den Kalender weiterhin einrichten, indem wir die Portale der OTA hinzufügen, die wir für die Ankündigung und Buchung der Unterkünfte verwenden. Konsultieren Sie unsere Anleitungen, um die Plattformen in unsere App zu integrieren, wie die von Holidu oder VRBO und fügen wir die URL des Kalenders ein:
2. Konnektivität mit SES.HOSPEDAJES
Dies ist der kritische Schritt. Ihr Registrierungssystem muss über eine API mit der Plattform des Innenministeriums verbunden sein. Sobald der Gast seinen Teil unterschreibt:
- Das System erzeugt die komprimierte Datei.
- Es wird automatisch an die Behörden gesendet.
- Empfängt und speichert den Antwortcode (den Versandbeleg) für Ihre Rechtsakte.
Um die Konnektivität herzustellen, besuche unseren Leitfaden, aber du musst die Daten zu SES.HOSPEDAJES ausfüllen:
- Wir müssen den Benutzernamen und das Passwort von SES.HOSPEDAJES ausfüllen.
- Der Code der Einrichtung, den wir registrieren.
- Der Code der Einrichtung, den wir registrieren.
- Der Code der Einrichtung, den wir registrieren.
Mit dem Reiseteilnehmer-Registrierungsformular können wir eine Benachrichtigung erstellen, falls der Kunde das Formular nicht ausfüllt, wobei festgelegt wird, wie lange vorher der Link automatisch versendet wird, damit die Registrierung erfolgt, und eine personalisierte Willkommensnachricht eingerichtet wird.
Einmal eingerichtet, können wir die Willkommensnachricht in unsere vertrauenswürdige OTA einfügen, damit sie außerdem automatisch zum Zeitpunkt der Buchung versendet wird.
3. Eine Reservierung erstellen
Als Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Gast registrieren. Zunächst können wir über die mobile App (verfügbar für IOS und Android) eine neue Reservierung erstellen oder den Check-in starten.
Als Nächstes wählen wir die Immobilie aus, für die wir das Registrierungsformular erstellen möchten:
Drittens legen wir das Eintrittsdatum und das Austrittsdatum fest:
Viertens können wir eine Referenz für den Vertrag erstellen, wir wählen das Datum und wählen eine Zahlungsmethode:
Schließlich werden die Gästedaten ausgefüllt: Wir verwenden Werkzeuge, die es ermöglichen, den MRZ zu scannen (den Zeichencode am unteren Rand von Personalausweisen und Pässen). Diese Technologie extrahiert sofort Name, Nachnamen, Ausweisnummer und Geburtsdatum und überträgt sie direkt in das Eingangsformular. Falls kein MRZ-Code wegen eines ausländischen Reisepasses vorhanden ist, füllen wir diese Daten manuell aus, anschließend werden die Kontaktdaten, das Geschlecht, die Nationalität, die Art des Ausweises, die Ausweisnummer, die Adresse des Gastes und wir lassen den Gast im Feld unterschreiben.
Und wir hätten die Registrierung des Reiseberichts automatisch mit unserer Anwendung durchgeführt!
Mit unserer automatischen Anmeldemethode zu einem kleinen Preis können Sie die Anmeldung vereinfachen und sich von bürokratischen Verpflichtungen befreien, während Sie ein freundliches Willkommensprofil für Ihre Gäste beibehalten.
