Savez-vous ce qu’est le partie des voyageurs et pourquoi il est si important pour votre activité d’hébergement touristique ? La partie des voyageurs est un document officiel obligatoire qui enregistre les informations de tous les clients séjournant dans votre établissement, des hôtels aux appartements de vacances. En Espagne, cette obligation est régie par le Real Decreto 933/2021 et doit être communiquée par voie télématique via SES Hospedajes, la plateforme du Ministère de l’Intérieur. Le non-respect de cette réglementation peut entraîner des amendes allant jusqu’à 30 000 euros. La bonne nouvelle est qu’il existe des solutions modernes qui automatisent complètement ce processus, vous faisant gagner du temps et réduisant le risque d’amendes. Lisez-nous jusqu’à la fin et découvrez comment !
Qu’est-ce que la Fiche des Voyageurs et à quoi sert-elle.
Le part des voyageurs est un registre officiel qui documente l’entrée des clients dans les établissements d’hébergement touristique. Son objectif principal est de permettre aux autorités espagnoles (Ministère de l’Intérieur, Police Nationale et Garde Civile) d’avoir des informations sur qui séjourne où et quand, ce qui aide aux tâches de sécurité publique et de prévention de la fraude.
Le bulletin des voyageurs sert à :
Respecter les obligations légales de sécurité et de contrôle migratoire
Enregistrer les données d’entrée et de sortie des clients
Documenter les transactions économiques de l’hébergement
Prévenir la fraude et les activités illicites
Faciliter les démarches auprès des autorités lorsque cela est nécessaire
Bien que le concept d’enregistrement des voyageurs ne soit pas nouveau, le système a changé de manière significative en décembre 2024 avec la mise en place de SES Hospedajes, remplaçant l’ancien système d' »enregistrement des hébergements guardia civil » et la plateforme Webpol.
Comment fonctionne la déclaration d’entrée des voyageurs.
La feuille d’arrivée des voyageurs est le document spécifique qui est rempli lorsqu’un client arrive dans votre hébergement. Ce système s’applique à tous les types d’établissements d’hébergement : hôtels, auberges, maisons rurales, appartements de vacances, appartements touristiques, campings et chambres en location touristique.
Informations requises dans la déclaration des voyageurs.
Données obligatoires de l’invité :
Nom complet et prénoms.
Sexe, nationalité et date de naissance.
Numéro et type de document d’identité (DNI, passeport, NIE, etc.).
Lieu de résidence habituel.
Signature manuscrite ou numérique (obligatoire pour les plus de 14 ans).
Données obligatoires de l’hébergement :
Adresse complète de l’établissement.
Dates et heures exactes d’entrée et de sortie.
Numéro de référence de la réservation.
Méthode de paiement (espèces, carte, virement, plateforme de réservation).
Montant de la transaction.
Information importante : Tous les invités, y compris les moins de 14 ans, doivent être enregistrés. Les données des mineurs sont fournies par l’adulte accompagnant.
Obligations légales du gestionnaire d’hébergements ou du propriétaire.
Tous les responsables d’hébergements touristiques en Espagne ont des obligations légales claires concernant l’enregistrement des voyageurs.
| Obligation | S’applique à | Délai | Conséquence du non-respect |
|---|---|---|---|
| Créer une fiche de voyageurs | Tous les gestionnaires (professionnels et non professionnels) | À l’enregistrement | Amende : 601-30.000 € |
| Obtenir la signature de l’invité | Tous les gestionnaires | Au check-in | Amende : 100-600 € |
| Envoyer à SES Hospedajes | Tous les gestionnaires | Maximum 24 heures | Amende : 601-30.000 € |
| Tenir un registre informatique | Gestionnaires professionnels uniquement | Continu | Amende : 601-30 000 € |
| Conserver les dossiers | Tous les gestionnaires | 3 ans minimum | Amende : 100-600 € |
Le Real Decreto 933/2021 établit que l’envoi du rapport des voyageurs doit être effectué par voie télématique dans les 24 premières heures suivant l’arrivée de l’hôte. Le ministère de l’Intérieur a déjà commencé à imposer des sanctions aux établissements qui ne respectent pas cette réglementation depuis 2025.
Comment effectuer l’envoi télématique des rapports.
L’envoi de pièces d’hébergement est effectué exclusivement via SES Hospedajes, la plateforme officielle du Ministère de l’Intérieur.
Processus manuel (La méthode traditionnelle)
Étape 1 : S’inscrire sur SES Hospedajes
Accéder avec un certificat numérique ou Cl@ve PIN
Fournir des données de l’établissement
Obtenir des identifiants d’accès
Étape 2 : Saisir les données de l’invité
Remplir manuellement tous les champs obligatoires
Obtenir la signature de l’invité
Vérifier les informations avant d’envoyer
Étape 3 : Envoyer dans les délais
Envoyer par voie télématique dans les 24 heures
Confirmer la réception par le Ministère
Archiver le reçu
Le problème : Ce processus manuel prend entre 5 et 10 minutes par invité, est sujet aux erreurs et s’avère inefficace, notamment avec plusieurs propriétés ou un grand nombre d’invités.
La solution : Automatisation du Rapport des Voyageurs
L’envoi manuel de parties de voyageurs est lent et sujet à erreurs. Registro Parte Viajeros (registroparteviajeros.com) automatise complètement ce processus avec deux modalités de check-in :
Check-in présentiel intelligent.
Code QR personnalisé : L’invité accède à un code QR entièrement personnalisé.
Numérisation automatique des documents : La technologie OCR lit la MRZ (DNI, passeports et autres documents) en quelques secondes.
Capture automatique des données : Tous les champs sont remplis sans intervention manuelle.
Signature numérique : L’invité signe directement sur la tablette ou le mobile.
Enregistrement en ligne par lien
Envoyez un lien à l’invité avant son arrivée.
L’invité complète son enregistrement depuis n’importe quel appareil.
Option de scanner votre propre document avec la caméra du mobile (bientôt).
Gagnez du temps à la réception et améliorez l’expérience.
Envoi automatique à SES Hospedajes
Une fois l’enregistrement terminé, Registro Parte Viajeros envoie automatiquement toutes les données à SES Hospedajes sans besoin d’intervention manuelle
Principaux avantages
Gain de temps : 1 minute contre 5-10 minutes par invité.
Zéro erreur : Lecture automatique des documents.
Sans paperasse : 100 % numérique et sécurisé.
Multidispositivo : Fonctionne sur mobile, tablette ou ordinateur sans applications.
- Multilingue : Le système s’adapte à la langue de l’appareil.
Automatisation totale : Envoi automatique à SES Hospedajes.
Conformité garantie : Toutes les données requises + envoi dans les délais légaux.
Conçu spécifiquement pour les gestionnaires d’hébergements touristiques en Espagne, Registro Parte Viajeros est évolutif de 1 propriété à plusieurs hébergements, et vous permet de remplir toutes vos obligations de parties viajeros sans stress.
Questions fréquentes sur le Bulletin des Voyageurs
Qu'est-ce que le bulletins des voyageurs et pourquoi est-il obligatoire ?
La feuille de voyageurs est un document officiel qui enregistre qui séjourne dans votre hébergement, quand, et sous quelles conditions économiques. Il est obligatoire car il permet aux autorités espagnoles d’accomplir des fonctions de sécurité publique, de contrôle migratoire et de prévention de la fraude. Tous les hébergements touristiques (sauf le Pays Basque et la Catalogne) doivent le transmettre à SES Hospedajes.
Registro Parte Viajeros le fait pour vous de manière automatique, sans erreurs et légalement.
Puis-je refuser un client qui refuse de fournir ses informations ?
Oui, vous pouvez refuser l’accès si l’invité refuse de fournir ses informations. S’il fournit des données fausses ou incomplètes, les deux (invité et établissement) peuvent recevoir des amendes allant jusqu’à 30 000 euros.
Quelles sont les amendes en cas de non-respect de l'envoi des pièces ?
Les sanctions varient selon la gravité :
Infractions légères (petits retards, petites erreurs) : 100-600 €
Infractions graves (ne pas envoyer, données incorrectes répétées) : 601-30.000 €
Infractions très graves (falsification, dissimulation) : >30.000 €
Dois-je enregistrer tous les invités, y compris les mineurs ?
Oui, obligatoirement. Les données des mineurs de moins de 14 ans sont fournies par l’adulte accompagnant, y compris la relation de parenté.
Quelle est la différence entre « obligations parties voyageurs » pour les professionnels et les non-professionnels ?
| Catégorie | Créer Partie | Enregistrement Informatique | Données à communiquer |
|---|---|---|---|
| Professionnels | ✅ Obligatoire | ✅ Obligatoire | Complets (inclut les transactions) |
| Non professionnels | ✅ Obligatoire | ❌ Non obligatoire | Basique (seulement les invités) |
Enregistrement Partie Voyageurs
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