Facilitez l’enregistrement en ligne automatique pour vos clients.
Simple, sans complications, sans pénalités.
Enregistrement des voyageurs pour les logements de vacances.
La meilleure solution pour les propriétaires et les gestionnaires qui souhaitent automatiser l’enregistrement.
Enregistrement en ligne :
L'enregistrement qui vous fait gagner du temps.
Vos clients s’enregistrent en ligne avant d’arriver dans votre logement de vacances. Vous leur envoyez un lien personnalisé, ils remplissent leurs coordonnées sur leur téléphone portable, et le système envoie automatiquement le formulaire d’arrivée à SES Hospedajes. Sans complications, sans paperasse.
Enregistrement en ligne avant l’arrivée : votre logement prêt à vous accueillir.
Sans application : juste un lien, fonctionne sur n’importe quel appareil.
Multilingue : espagnol, anglais, français, allemand et plus encore.
Envoi automatique : directement aux autorités.
Enregistrement en personne depuis notre application
Conçu pour les hôtes qui aiment recevoir.
Rapide, humain et sans complications.
Oubliez les équipements coûteux.
Avec votre téléphone portable, scannez la carte d’identité ou le passeport de vos clients lorsque vous les accueillez en personne. La plateforme capture automatiquement toutes les données et les envoie instantanément à SES Hospedajes. C’est aussi simple que cela.
Enregistrement en quelques secondes, sans erreur.
Enregistrement en personne avec QR
L’enregistrement avec QR est le moyen le plus simple et le plus rapide d’enregistrer vos clients sur place. Sans paperasse, sans attente, sans erreur.
Inscription sans attente : scannez le QR code et remplissez le formulaire en quelques secondes depuis votre mobile.
Sans application : fonctionne directement depuis le navigateur.
Multilingue : automatique en fonction de l’appareil utilisé par le client.
Entièrement personnalisable : adaptez le design à votre goût.
Envoi automatique : directement à SES Hospedajes.
Rappel automatique pour vous
Si un client ne remplit pas le formulaire d’enregistrement, vous pouvez recevoir une alerte automatique la veille de son arrivée.
Vous pourrez ainsi le contacter à temps et éviter les sanctions pour non-respect.
Rappel aux invités
Programmez des rappels automatiques (3, 2, 1 jour avant…) pour que vos clients n’oublient pas de remplir le formulaire d’enregistrement.
Si vous ne le faites pas, le système continuera à envoyer le lien jusqu’à ce que vous le complétiez.
Mis en avant
Multiples portails
Peu importe le portail que vous utilisez : Airbnb, Booking, Vrbo, Guesty...
Nous nous connectons à tous ces portails pour centraliser vos réservations dans un tableau de bord unique où vous pouvez gérer les fiches de voyageurs.
Contrats personnalisés
Créez des contrats adaptés à votre logement de vacances, en incluant vos propres clauses et conditions. Le système génère automatiquement le document en plusieurs langues, prêt à être partagé et conforme à la réglementation en vigueur.
Simplifiez la gestion juridique de chaque réservation.
Signature du contrat.
Vos clients signent le contrat numériquement lorsqu’ils remplissent le formulaire d’enregistrement en ligne, depuis n’importe quel appareil. Vous recevrez le document signé au format PDF. L’ensemble du processus est rapide, automatisé et légal.
L'application dont vous avez besoin pour gérer les check-ins
Gérer les parties de voyageurs ou utiliser le scanner MRZ pour remplir le registre des clients de manière simple.
Questions fréquentes sur l’enregistrement des voyageurs.
Est-il obligatoire d'enregistrer les clients dans une location de vacances ?
Oui, c’est obligatoire. Le décret royal 933/2021 stipule que tous les propriétaires de logements de vacances en Espagne doivent enregistrer leurs locataires et communiquer leurs données au ministère de l’Intérieur via SES Hospedajes (ou les systèmes régionaux en Catalogne et au Pays basque).
Le non-respect de cette obligation entraîne des amendes comprises entre 100 € et 30 000 €.
Cela inclut les logements proposés sur des plateformes telles qu’Airbnb, Booking, Vrbo et les locations directes.
Quelles informations dois-je collecter auprès de mes clients ?
Les informations principales : nom, sexe, nationalité, type de document, numéro de document, date de naissance, adresse, téléphone, e-mail, nombre de voyageurs et dates du séjour. Registro Parte Viajeros saisit automatiquement toutes ces informations sans erreur, ce qui vous fait gagner du temps.
Comment automatiser l'enregistrement des voyageurs dans ma location de vacances ?
Vous avez 3 options :
Enregistrement en ligne : vous envoyez un lien. Le client remplit le formulaire depuis son téléphone portable avant son arrivée.
Enregistrement avec QR : vous placez un code QR. Ils le scannent et remplissent le formulaire en quelques secondes, sans application.
Numérisation de documents : scannez votre carte d’identité avec votre téléphone portable. Le système extrait automatiquement les données.xcv
Toutes envoient automatiquement le formulaire d’arrivée des voyageurs à SES.Hospedajes.
Quelles amendes puis-je recevoir si je ne respecte pas l'enregistrement des voyageurs ?
Les sanctions pour non-respect des obligations légales des campings varient :
Infractions mineures (100 € – 600 €) : retards ou erreurs mineurs.
Infractions graves (601 € – 30 000 €) : non-enregistrement, données incorrectes ou non conservation pendant 3 ans.
Infractions très graves (plus de 30 000 €) : falsification ou récidive.
Registro Parte Viajeros fonctionne-t-il avec Airbnb, Booking et d'autres plateformes ?
Oui, Registro Parte Viajeros est 100 % compatible avec Airbnb ou Booking.
Vous ne changez pas votre façon de travailler. Lorsque vous recevez une réservation via une plateforme de location, vous envoyez le lien ou le QR code d’enregistrement en ligne à votre hôte. Le système envoie automatiquement le formulaire aux autorités. Vous continuez à gérer vos réservations normalement sur vos plateformes habituelles.
Combien de temps ai-je pour envoyer la liste des passagers ?
Au plus tard 24 heures après l’arrivée du client. Mais l’idéal est de l’envoyer avant ou au moment de l’enregistrement. Avec Registro Parte Viajeros, cela se fait automatiquement et immédiatement, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit manuellement.
Comment la plateforme garantit-elle la sécurité des données personnelles ?
Registro Parte Viajeros est 100 % conforme au RGPD. Toutes les données sont envoyées cryptées à l’aide d’un mot de passe, protégeant ainsi les informations sensibles de vos clients. Seuls vous et les autorités avez accès à ces données.
De plus, nous utilisons un cryptage avancé pour toutes les transmissions entre les appareils, les serveurs et la plateforme SES.Hospedajes. Vos informations sont protégées à tout moment.
¿Qué pasa si un huésped no completa el registro?
Registro Parte Viajeros envoie des rappels automatiques (3, 2, 1 jour avant votre arrivée).
Si vous ne complétez pas l’enregistrement, nous continuons à insister. De plus, vous recevez une alerte la veille afin de contacter directement le client. Vous évitez ainsi les amendes et gardez tout sous contrôle.
Le système fonctionne-t-il en plusieurs langues ?
Oui, tout à fait.
Registro Parte Viajeros détecte automatiquement la langue de l’appareil du client (espagnol, anglais, français, allemand, portugais, italien…) et adapte le formulaire en conséquence. Le client peut le modifier manuellement s’il le souhaite. Idéal pour les propriétaires accueillant des touristes internationaux.
Puis-je gérer plusieurs logements à partir d'un seul compte ?
Oui, tout à fait. Si vous possédez plusieurs propriétés, vous pouvez toutes les gérer à partir d’un seul compte centralisé dans Registro Parte Viajeros. Vous recevrez les alertes regroupées par propriété, ce qui facilitera le contrôle et le suivi de tous vos logements. Cela simplifie considérablement la gestion si vous possédez plusieurs logements.
Puis-je créer des contrats personnalisés ?
Oui. Ajoutez vos propres règles (annulation, dommages, cohabitation…). Registro Parte Viajeros génère automatiquement le contrat. Votre hôte le signe numériquement lors de son enregistrement et vous recevez tous les deux une copie au format PDF. De plus, les contrats sont disponibles en plusieurs langues.
Comment cela améliore-t-il l'expérience de mes clients ?
L’automatisation de l’enregistrement avec Registro Parte Viajeros améliore considérablement l’expérience de vos clients et les évaluations sur Airbnb et Booking :
Sans attente : enregistrez vos données avant votre arrivée ou en quelques secondes à l’aide d’un QR code.
Plus de confort : tout se fait depuis votre mobile.
Dans votre langue : formulaires automatiques multilingues.
Sans contact inutile : vous pouvez vous enregistrer à distance si vous le souhaitez.
Première impression professionnelle : vous transmettez une image moderne et efficace dès le premier contact.
Y a-t-il des frais cachés ?
Non. Registro Parte Viajeros propose des formules transparentes et adaptées au nombre de propriétés et au volume de réservations. Tout est inclus dans votre abonnement : enregistrement en ligne, QR, scan, rappels, contrats, envoi automatique à SES Hospedajes et assistance. Pas de surprises. Le gain de temps et l’évitement des amendes compensent largement l’investissement.
Ai-je besoin de connaissances techniques ?
Non, pas du tout. Registro Parte Viajeros est conçu pour être intuitif et facile à utiliser, même pour les personnes sans expérience technologique.
La configuration initiale est guidée étape par étape, puis il vous suffit d’envoyer le lien ou d’afficher le code QR à vos clients, la plateforme se charge automatiquement du reste.
Si vous en avez besoin, nous avons un guide – tutoriel pour vous faciliter encore plus la tâche 😉
Nous vous proposons également une assistance technique en espagnol.
Je suis un particulier, suis-je concerné par le décret royal 933/2021 ?
Oui, tout à fait. Même si vous ne louez qu’une seule chambre ou votre logement de manière occasionnelle sur Airbnb, Booking ou par le biais de locations directes, vous avez l’obligation d’enregistrer vos hôtes et d’envoyer leurs données au ministère de l’Intérieur. Cette obligation s’applique à toutes les personnes physiques et morales qui exercent des activités d’hébergement, qu’elles soient professionnelles ou privées.
Vous pouvez en savoir plus sur la réglementation et sur la manière d’enregistrer votre hébergement dans ce GUIDE – SES Hospedajes.
Quelles sont mes obligations spécifiques en tant que propriétaire particulier d'une résidence secondaire ?
En tant que particulier, vous devez : enregistrer les données de tous vos hôtes âgés de plus de 16 ans, communiquer ces informations via SES Hospedajes, conserver un registre à jour pendant 3 ans et envoyer la déclaration d’arrivée des voyageurs dans les 24 heures suivant l’arrivée de l’hôte. Avec Registro Parte Viajeros, tout est automatisé et vous vous conformez sans effort.
Uniquement pour les plus de 16 ans ? Qu'en est-il des mineurs ?
Oui, seuls les passagers âgés de plus de 16 ans doivent être enregistrés. Cependant, il est recommandé de noter les coordonnées des mineurs accompagnants pour plus de sécurité et de clarté. Dans la rubrique Registro Parte Viajeros, le système s’adapte en fonction de l’âge des passagers et ne saisit automatiquement que les informations requises.
Cette obligation s'applique-t-elle aux étrangers qui louent un logement en Espagne ?
Oui. Le décret royal 933/2021 s’applique à tous les hébergements touristiques sur le territoire espagnol, quelle que soit la nationalité du propriétaire ou du locataire. Si vous êtes étranger et que vous louez une maison de vacances en Espagne, vous devez vous conformer à l’enregistrement des voyageurs.
Registro Parte Viajeros est multilingue et s’adapte automatiquement à la langue de l’appareil du client.
Cela s'applique-t-il également aux locations de longue durée ?
Cette obligation s’applique aux locations de toute durée, à condition qu’il ne s’agisse pas d’un logement permanent. Même une location de 90 jours doit enregistrer les clients si elle est considérée comme touristique ou de vacances.
Avec Registro Parte Viajeros, vous pouvez personnaliser les contrats et vous assurer que tout est légal.
Que se passe-t-il si je loue occasionnellement ma résidence principale ?
Même si c’est occasionnel, si vous louez votre logement à des fins touristiques (moins de 30 jours), vous devez enregistrer vos hôtes. Cette obligation s’applique même si vous ne louez qu’une ou deux fois par an. C’est pourquoi il est important de disposer d’un système automatisé tel que Registro Parte Viajeros, même si vous louez rarement.
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Registro Parte Viajeros
Simplifiez l'enregistrement des clients dans votre location de vacances.
Registro Parte Viajeros est la solution qu’il vous faut pour vous conformer automatiquement à la réglementation, gagner du temps et offrir une expérience moderne à vos clients. Compatible avec Airbnb, Booking et toutes les autres plateformes.
Automatisez l’ensemble du processus dès le départ. Sans équipement coûteux, sans complications.
