Découvrez ce qu’était Guardia Civil Hospederías, l’outil historique pour le enregistrement des voyageurs dans les hébergements touristiques, et comment le Real Decreto 933/2021 l’a remplacé.
Nous vous expliquons les nouvelles obligations légales et la centralisation des données sur la plateforme actuelle SES Hospedajes pour assurer le respect légal de votre propriété de vacances, ainsi que la façon de simplifier et d’automatiser ces démarches avec Registro Parte Viajeros.
De Guardia Civil Hospederías à SES Hospedajes : L’enregistrement centralisé des voyageurs avec le RD 933/2021
L’outil historique Guardia Civil Hospederías a été remplacé par la plateforme centralisée SES Hospedajes du Ministère de l’Intérieur. Cette transition, impulsée par le Real Decreto 933/2021, unifie la transmission télématique des données des clients en Espagne (sauf pour les régions avec des systèmes autonomes comme Mossos ou Ertzaintza).
Automatisez votre partie des voyageurs avec des solutions comme Registro Parte Viajeros pour se conformer à la nouvelle réglementation et moderniser la gestion.
Qui est tenu de se conformer à l’enregistrement des voyageurs ?
Selon la Orden INT/1922/2003 et le Real Decreto 933/2021, sont tenus d’enregistrer leurs voyageurs tous ceux qui exercent des activités d’hébergement, y compris :
- Hôtels, auberges et pensions.
- Appartements et logements de vacances
- Maisons rurales
- Campings et glamping
- Logements partagés (type Airbnb)
- Établissements d’hébergement spécialisé.
- Plateformes numériques d’intermédiation d’hébergements touristiques
L’obligation s’applique que vous soyez propriétaire individuel ou entreprise professionnelle. Même si vous louez un logement de manière occasionnelle.
Obligations légales pour les hôtes et les gestionnaires.
Les responsables des hébergements touristiques doivent :
S’inscrire à SES Hospedajes ou au système officiel correspondant.
Remplir et envoyer les fiches des voyageurs dans les 24 heures suivant la confirmation ou l’arrivée.
Conserver les registres pendant au moins trois ans.
Garantir la signature des invités de plus de 14 ans.
Maintenir la confidentialité et la sécurité des données conformément au RGPD.
Le non-respect peut entraîner des sanctions administratives importantes, c’est pourquoi l’automatisation du processus est essentielle pour éviter les erreurs et les retards.
Stockage et conservation des données
En tant que hôte ou gestionnaire d’hébergement, vous êtes responsable de conserver les registres originaux pendant trois ans à compter de la date de départ du client, conformément au Real Decreto 933/2021 et à la réglementation RGPD sur la protection des données.
Important : Le Registre Partie Voyageurs ne stocke pas les données des clients de manière permanente. Le flux de données est direct : client → SES Hospedajes (autorités) + client → hôte (PDF chiffré). Une fois l’envoi à SES Hospedajes terminé, les données sont supprimées de manière sécurisée.
Comment fonctionne le bulletin d’entrée des voyageurs ?
La feuille d’arrivée des voyageurs est un document officiel (physique ou numérique) qui contient les données de chaque personne séjournant dans un établissement touristique. Cette feuille doit :
- Être rempli complètement avec toutes les données obligatoires.
- Être signé par chaque invité âgé de plus de 14 ans (ou son représentant légal s’il est mineur).
- Être communiqué aux autorités dans les 24 heures.
- Être conservé dans le dossier de l’établissement pendant trois ans.
Processus traditionnel vs. Processus automatique avec Enregistrement Partie Voyageurs
| Aspect | Méthode traditionnelle (obsolète) | Avec enregistrement Partie Voyageurs (automatique) |
|---|---|---|
| Distribution de la part | Imprimer sur papier ou envoyer par email manuellement | Envoi automatique du lien dans les messages de bienvenue (manuel ou automatique) |
| Collecte de données | Remplir manuellement ou donner un formulaire papier | L’hôte remplit un formulaire numérique sur n’importe quel appareil |
| Numérisation de documents | Non disponible | Numérisation automatique de la carte d’identité/passeport (si c’est en présentiel) |
| Signature | Signature physique sur papier | Signature numérique sécurisée sur l’appareil de l’invité |
| Validation des données | Manuelle (sujette à erreurs) | Automatique en temps réel |
| Envoi aux autorités | Envoi manuel à la Guardia Civil par fax ou portail | Envoi automatique à SES Hospedajes (sans intervention de l’hôte) |
| Réception de la part | Fichier papier ou PDF basique | PDF crypté avec toutes les informations de l’hôte |
| Conservation des archives | Registres physiques ou dossiers d’archives | Accès numérique centralisé avec alertes automatiques si l’invité ne complète pas |
| Synchronisation des réservations | Saisie manuelle | Synchronisation automatique depuis Airbnb, Booking, Vrbo, etc. |
| Plusieurs langues | Non disponible | Oui : espagnol, anglais, français, allemand, polonais, norvégien et plus |
| Contrats personnalisés | Gestion séparée des documents | Contrats numériques signés dans le même formulaire |
| Rappels automatiques | Non | Alertes à l’hôte si l’invité ne complète pas le rapport |
| Conformité légale | Risque de retards ou d’erreurs | Garanti : respect automatique des délais |
Le plus important : Avec Registro Parte Viajeros, vous ne configurez le système qu’une seule fois, et le reste fonctionne de manière totalement automatique. Vous n’avez pas besoin de vous souvenir des envois, de valider les données ou de vous soucier des délais légaux.
La solution automatisée : Enregistrement Partie Voyageurs
L’enregistrement manuel des voyageurs est fastidieux, sujet à erreurs et consomme un temps opérationnel précieux. De nombreux hôtes et gestionnaires commettent des erreurs qui entraînent des sanctions administratives. Une solution automatisée comme Registro Parte Viajeros résout ces problèmes :
- Réduit le temps d’enregistrement de minutes en secondes.
- Minimisez les erreurs dans la saisie des données.
- Garantit l’expédition dans les délais automatiquement.
- Conforme à la réglementation sans interprétations erronées.
- Améliorez l’expérience client avec des processus agiles.
Si vous enregistrez encore les voyageurs manuellement ou dépendez de systèmes obsolètes, vous êtes en désavantage compétitif et risque légal. Les sanctions ne pardonnent pas l’ignorance, et les nouvelles exigences de SES Hospedajes sont complexes sans outils appropriés.
Avantages d’utiliser l’automatisation pour l’enregistrement des voyageurs
Avantages pour les hôtes
- Économie de temps massive : Enregistrement de 5-10 min à 30-60 sec.
- Zéro erreur : Extraction automatique DNI/passeport + validation réelle .
- Sans paperasse : Signature numérique et stockage cloud.
- Multidispositivo: Mobile/tablette/PC sans applications.
- Automatisation totale : Capture → envoi SES Hébergements garanti.
Avantages pour les gestionnaires de plusieurs propriétés
- Contrôle centralisé de tous les enregistrements.
- Rapports consolidés par propriété et période.
- Audit facilité pour les démonstrations légales.
- Évolutivité sans augmentation proportionnelle de la charge administrative.
Comment l'enregistrement aide les voyageurs
L’envoi manuel de partes de viajeros est lent et sujet aux erreurs. Registro Parte Viajeros automatise complètement ce processus avec deux modalités de check-in :
Enregistrement en présentiel intelligent.
- Code QR personnalisé : L’invité accède à un code QR entièrement personnalisé.
- Numérisation automatique des documents : La technologie OCR lit la MRZ (DNI, passeports et autres documents) en quelques secondes.
- Capture automatique des données : Tous les champs sont remplis sans intervention manuelle.
- Signature numérique : L’invité signe directement sur la tablette ou le mobile.
Enregistrement en ligne par lien.
- Envoyez un lien à l’invité avant son arrivée.
- L’invité complète son enregistrement depuis n’importe quel appareil.
- Option de scanner votre propre document avec la caméra du mobile (bientôt).
- Gagnez du temps à la réception et améliorez l’expérience.
Envoi automatique à SES Hospedajes
Une fois l’enregistrement terminé, Registro Parte Viajeros envoie automatiquement toutes les données à SES Hospedajes sans besoin d’intervention manuelle.
Questions fréquemment posées sur Guardia Civil Hospederías
Le système de Guardia Civil Hospederías fonctionne-t-il encore ?
Oui, techniquement il existe, mais il n’est pas fonctionnel opérationnellement depuis octobre 2024. L’accès à hospederias.guardiacivil.es affiche des messages indiquant qu’il faut utiliser SES Hospedajes.
Que se passe-t-il avec mes anciens enregistrements à Guardia Civil Hospederías ?
Les enregistrements effectués avant octobre 2024 sont valides et conservés. Il n’est pas nécessaire de les migrer, mais les nouveaux enregistrements doivent obligatoirement être réalisés dans SES Hospedajes.
Quelle est la différence entre « partie des voyageurs garde civile » et « partie des voyageurs SES » ?
on esencialmente lo mismo, pero en plataformas diferentes:
- Parte Guardia Civil : données envoyées à hospederias.guardiacivil.es (déjà obsolète opérationnellement)
- Partie SES : données envoyées à seshospedajes.es (plateforme actuelle et obligatoire)
Ambos tienen los mismos campos y requisitos legales, pero SES.Hospedajes es más moderna, centralizada y con mayores capacidades de integración.
Dois-je enregistrer mon logement dans SES Hospedajes si je l'avais déjà fait dans Guardia Civil Hospederías ?
Oui, même si vous étiez inscrit à Guardia Civil Hospederías, vous devez compléter l’inscription dans SES Hospedajes. Le processus est obligatoire depuis octobre 2024 pour tous les établissements
Et souviens-toi :
La conformité légale n'est pas optionnelle.
Fais-le simple, fais-le bien, fais-le avec Registro Parte Viajeros.
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