Receber uma família numerosa, um grupo de amigos, uma equipa corporativa ou outros grupos grandes é uma excelente notícia para a rentabilidade do teu alojamento, mas pode ser um pesadelo logístico para o registo de viajantes.
Se alguma vez estiveste à porta da tua propriedade com 12 pessoas cansadas, a tentar anotar à mão os dados de 12 DNIs diferentes enquanto as crianças correm e as malas bloqueiam a passagem, sabes do que falamos.
Aqui tens o guia definitivo para gerir grandes grupos com rapidez, precisão e, acima de tudo, cumprindo a lei.
O grande desafio: O efeito “gargalo”
O erro mais comum é tentar registar os hóspedes um a um à chegada. Isso gera:
- Atrito na receção: Os hóspedes querem largar as malas, não fazer fila.
- Erros pela pressa: Dados mal escritos ou saltar alguém sem querer.
- Risco legal: Esquecer uma única pessoa num grupo de 15 é uma violação do RD 933/2021.
Estratégias para uma gestão massiva eficiente
1. O registo “delegado” (O líder do grupo)
Quando geres grupos grandes, normalmente há uma pessoa que fez a reserva e o pagamento.
- Conselho: Contacta com o responsável alguns dias antes. Pede-lhe para partilhar o link de registroparteviajeros.com com o resto do grupo através do WhatsApp.
- Resultado: Cada hóspede preenche os seus próprios dados desde o seu sofá antes de sair de casa. Tu só tens de verificar no teu painel se tens os 10 ou 15 registos completos antes de entregar as chaves.
2. O método do Código QR “XL”
Se preferires que o registo seja feito à chegada, esquece o papel e a caneta.
- A técnica: Coloque uma moldura com um código QR bem visível na entrada ou na mesa de jantar com o texto: “Bem-vindos. Por favor, todos maiores de 14 anos digitalizem este código para completar o registo obrigatório”.
- Vantagem: Em vez de uma fila com 15 pessoas à tua frente, tens 15 pessoas a usar o seu próprio telemóvel simultaneamente. O processo de 10 minutos reduz-se a 60 segundos.
3. Validação por lotes
Não envies os relatórios um a um às autoridades conforme forem chegando.
- A solução: Utiliza uma plataforma que te permita agrupar todos os registos da mesma reserva. Assim, com um só clique, confirmas que o “Grupo García” está completo e envia-se toda a informação em bloco para a plataforma SES.HOSPEDAJE.
Lista de verificação para o anfitrião de grandes grupos
Antes que o grupo atravesse a porta, assegura-te de ter sob controlo:
- [ ] Número total de lugares: O número de inscritos coincide com o número de pessoas que entraram? (Crucial para evitar sobrelotação não declarada).
- [ ] Menores de 14 anos: Lembra-te que não precisam de parte individual, mas devem estar associados ao registo de um adulto responsável.
- [ ] Documentação internacional: Se o grupo for estrangeiro, certifique-se de que todos têm o passaporte ou cartão de identificação à mão.
Comparação de tempos: Registo de 12 pessoas
| Tarefa | Método Manual (Papel) | Método Digital (Registro Parte Viajantes) |
| Recolher dados | 25 – 30 minutos | 0 minutos (autocompletado por hóspedes) |
| Verificação de IDs | 10 minutos | 2 minutos (revisão de fotos) |
| Envio às autoridades | 15 minutos (um a um) | 1 clique (envio em lote) |
| Tempo total | Aprox. 55 minutos | Aprox. 2 minutos |
Conclusão: Profissionaliza o volume
Gerir um grupo grande não tem de ser stressante. A chave está em descentralizar a carga: deixa que os convidados façam o trabalho pesado (inserir os seus dados) e tu limita-te a supervisionar.
Não só vai poupar quase uma hora de trabalho por cada grupo, como também vai oferecer uma imagem muito mais tecnológica e profissional do seu negócio.
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