Como anfitrião, conheces a história: um voo atrasado, um carro de aluguer que demora mais do que o esperado e, de repente, recebes uma mensagem às 2:30 da manhã: “Já estamos no portal”. Da cama, preparas-te para fazer o check-in de madrugada, sem conseguires descansar devidamente.
O dilema é real. Levantas-te e recebes os hóspedes só para recolher os dados do BI? Ou deixas-lhes as chaves numa caixa e arriscas-te a que se esqueçam de te enviar a foto do documento no dia seguinte, incumprindo o prazo legal de 24 horas?
Neste artigo mostramos-lhe como gerir as chegadas nocturnas de forma profissional, legal e, acima de tudo, sem que isso lhe custe o descanso.
O risco legal das “chaves sob o tapete”
O sistema de self check-in (entrada autónoma) revolucionou o setor, mas legalmente tem uma armadilha. O Real Decreto 933/2021 obriga a que a identificação seja efectiva no momento da entrada.
Se deixares entrar um hóspede na tua propriedade às 3:00 AM e não registares os seus dados na plataforma das autoridades antes das 3:00 AM do dia seguinte, estarás a cometer uma infração. Se ocorrer qualquer incidente de segurança nessa noite e o hóspede não estiver registado, o responsável legal és tu.
3 Estratégias para um Check-in Noturno impecável
1. Check-in Online Prévio (A opção mais segura)
Não espere o hóspede chegar à porta. Envie um link de registo automático 24 ou 48 horas antes da chegada.
- Vantagem: Quando o hóspede chega a tua casa de madrugada, tu já tens a sua parte da entrada assinada e validada no teu painel de controlo.
- Punto clave: Condiciona a entrega do código da fechadura eletrónica à finalização do registo. “Sem registo, não há código”.
2. Fechaduras Inteligentes sincronizadas
Se usares dispositivos como Nuki, Yale ou Salto, podes automatizar o processo por completo.
- Fluxo ideal: O hóspede preenche os seus dados em registroparteviajeros.com → O sistema verifica a sua identidade → É-lhe enviado automaticamente o código de abertura temporário para a sua estadia.
3. O QR de Boas-Vindas na Alojamento
Se preferires não ser tão rigoroso antes da chegada, coloca um cartaz visível com um código QR mesmo na entrada ou na mesa da sala.
- O hóspede chega cansado, digitaliza o código com o seu telemóvel, tira uma foto ao seu passaporte e o sistema trata do resto. Tu apenas recebes uma notificação no teu telemóvel a confirmar que o registo foi enviado à Polícia ou Guarda Civil.
O que deve incluir o teu “Protocolo de Madrugada”?
Para que este sistema funcione sem atritos, assegura-te de comunicar estes três pontos nas tuas mensagens automáticas do Airbnb, Booking ou do teu próprio site:
- Aviso de Obrigatoriedade: “Por segurança nacional e cumprimento do RD 933/2021, todos os hóspedes devem registar-se antes de aceder à acomodação”.
- Instruções do processo digital: Explica que é um processo de 30 segundos que podem fazer desde o seu telemóvel.
- Suporte básico: Indica o que devem fazer se a digitalização do Cartão de Cidadão falhar (por exemplo, carregar a foto manualmente).
Conclusão: O teu descanso é produtividade
Gerir uma Habitação de Uso Turístico (HUT) não deveria significar estar disponível 24 horas para tarefas burocráticas. A tecnologia atual permite que o cumprimento normativo seja invisível e automático.
Em registroparteviajeros.com desenvolvemos uma ferramenta que trabalha enquanto dormes. O sistema recebe os dados dos teus hóspedes noturnos, gera o registo de entrada e comunica-o às autoridades de imediato.
Quer começar a dormir tranquilo sabendo que os seus check-ins de madrugada são 100% legais?
Gostaria que o ajudássemos a configurar a sua mensagem de boas-vindas automática com o link de registo?
