Gli obblighi legali della registrazione dei viaggiatori in Spagna hanno subito una profonda trasformazione con la piena applicazione del Real Decreto 933/2021. Dal 2 dicembre 2024, l’adempimento di tali obblighi non è solo una raccomandazione, ma un requisito cruciale per chiunque, persona fisica o giuridica, eserciti un’attività di ospitalità (hotel, appartamenti turistici, case rurali, pensioni, ecc.).
L’obiettivo principale di questa normativa è migliorare la sicurezza pubblica attraverso la digitalizzazione e la centralizzazione delle informazioni.
1. La piattaforma obbligatoria: SES.Hospedajes
Le principali obbligazioni legali della registrazione dei viaggiatori in Spagna riguardano la piattaforma ufficiale SES.Hospedajes, gestita dal Ministero dell’Interno. Per operare su di essa, le strutture devono essere registrate e accedere tramite metodi di identificazione digitale sicuri, come il certificato digitale, il DNI elettronico o il sistema Cl@ve.
Da Registro Parte Viaggiatori automatizziamo l’invio dei dati del modulo viaggiatori richiesti dal Ministero dell’Interno a soli 3€ al mese per proprietà, garantendo che tu rispetti gli obblighi legali e che i dati dei tuoi ospiti siano al sicuro, grazie alla nostra crittografia di altissima qualità. Evita errori nell’invio con il nostro servizio
2. Informazioni richieste: quali dati devi raccogliere?
La normativa richiede la raccolta di un volume di dati più ampio rispetto al passato. Devono essere distinti due tipi di informazioni:
- Dati del viaggiatore: Nome e cognome, sesso, tipo e numero di documento d’identità (DNI, passaporto, TIE), numero di supporto, nazionalità, data di nascita, indirizzo completo (abituale), telefono cellulare e email.
- Dati della transazione e del soggiorno: Data e ora di arrivo e partenza, identificazione del mezzo di pagamento (tipo, intestatario, ecc.), numero di viaggiatori e il rapporto di parentela in caso di minori.
Con la nostra applicazione puoi scansionare il codice MRZ del documento d’identità dei tuoi ospiti, senza bisogno di scattare una foto del documento d’identità, attività che svolgono molti host e che tuttavia, è illegale, poiché stai esponendo una serie di dati personali non necessari per l’obbligo di registrazione dei viaggiatori. Incorrendo inoltre nella possibilità di sottrazione di queste immagini, il che causerebbe un danno agli ospiti e comporterebbe sanzioni legali.
Importante: Tutti gli ospiti maggiori di 14 anni devono firmare il modulo di registrazione (sono accettate firme elettroniche convalidati).
3. Tempi di comunicazione
La legge è severa con i tempi di spedizione. L’informazione deve essere comunicata entro un massimo di 24 ore da quando si verificano due momenti chiave:
- La formalizzazione della prenotazione (o la sua cancellazione).
- L’inizio dei servizi contrattati (il momento del check-in).
4. Conservazione e protezione dei dati
- Archivio: I soggetti obbligati devono mantenere un registro informatico aggiornato di tutti i dati raccolti per almeno 3 anni dalla conclusione del servizio.
- Protezione (RGPD): Poiché vengono gestiti dati personali sensibili, è obbligatorio implementare misure di sicurezza (crittografia, controllo degli accessi, autenticazione multifattoriale) e fornire all’ospite le informazioni necessarie sul trattamento dei suoi dati conformemente al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD).
5. Il rischio di insolvenza
Il mancato rispetto dell’obbligo di registrazione o la mancata comunicazione dei dati nei termini stabiliti è considerato una violazione amministrativa grave secondo la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana. Le sanzioni economiche possono variare in modo significativo, raggiungendo fino a 30.000 euro nei casi di inadempienza reiterata o grave.
Oltre alla registrazione dei viaggiatori al momento del check-in, a partire da febbraio 2026 sono stabiliti degli obblighi legali per la registrazione dei viaggiatori in Spagna, il NRUA o registro annuale. Da quel momento, dovremo raccogliere le date di ingresso e uscita degli ospiti e il numero degli stessi e inviarli al Registro della Proprietà tramite il programma N2. Per qualsiasi dubbio sulla materia, consultate le nostre guide.
