Cos’è SES HOSPEDAJES?
SES HOSPEDAJES è una piattaforma digitale creata dal Ministero dell’Interno per facilitare la registrazione dei viaggiatori negli alloggi turistici. Attraverso di essa, i responsabili delle strutture ricettive dovranno inviare le informazioni degli ospiti, in particolare una serie di dati, come la nazionalità, il numero del documento d’identità o del passaporto, i dati di contatto, il numero di persone che soggiorneranno, tra gli altri.
L’obiettivo è centralizzare e snellire questo processo, che in precedenza veniva effettuato attraverso diversi canali. Attualmente la normativa è il Real Decreto 933/2021, del 26 ottobre. Si tratta di una misura di carattere obbligatorio per gli anfitrioni di alloggi. Da Registro Parte Viajeros ti offriamo la possibilità di digitalizzare il processo tramite il nostro servizio risparmiandoti molto tempo e burocrazia e permettendoti di dedicare più tempo a migliorare il tuo business e al tuo tempo libero.
Perché è importante registrarsi su SES HOSPEDAJES?
SES HOSPEDAJES è una piattaforma obbligatoria per gli alloggi turistici in Spagna, questa piattaforma serve a mantenere un registro degli ospiti che soggiornano nel paese con l’obiettivo di combattere la criminalità e il terrorismo, garantire la sicurezza di ospiti e host, prevenire le frodi e facilitare la comunicazione con le autorità quando queste la richiedano e monitorare i settori dell’abitazione e del turismo.
Il mancato rispetto della registrazione su SES HOSPEDAJES comporterà la imposizione di multe che possono variare tra 100 e 30.000€ e può anche comportare il chiusura dell’esercizio.
Come posso registrarmi?
La registrazione in SES HOSPEDAJES si effettua tramite la sede elettronica del Ministero dell’Interno, se non sei ancora registrato, dovrai completare i seguenti passaggi per l’iscrizione a:
https://sede.interior.gob.es/portal/sede/tramites?idAgrupacion=18
Esta registrazione è obbligatoria e sostituisce l’invio dei dati alla Guardia Civil o alla Polizia Nazionale, eccetto nelle regioni con normative speciali come i Paesi Baschi e la Catalogna, che hanno le proprie piattaforme della Ertzaintza e dei Mossos raccogliendo un numero simile di dati.
Registrazione dell’alloggio
Passaggio 1: Accedere alla piattaforma
Il primo passo sarà accedere alla sede del Ministero dell’Interno attraverso il link precedente. Cerca la sezione “Accesso al registro degli stabilimenti e delle entità” e clicca su ACCESSO per accedere.
Passaggio 2: Registrarsi con le forme di identificazione possibili
La piattaforma SES.HOSPEDAJES richiede l’utilizzo di un sistema di identificazione elettronica per l’accesso. Sono disponibili diverse opzioni:
• CL@VE PIN
• Carta d’identità elettronica (DNIe)
• Certificato elettronico
• CODICE MOBILE
• CODICE PERMANENTE
Se non disponi ancora di nessuno di questi metodi di identificazione, ti consigliamo di ottenerne uno seguendo le istruzioni disponibili sul sito web del Ministero dell’Interno o accedendo al sito https://clave.gob.es/clave_Home/registro.html.
Possibili problemi:
- La pagina rimane costantemente blu:
- Si consiglia di utilizzare il computer con il programma Autofirma se si effettua la firma digitale. Per scaricare autofirma, entrare nel seguente link.
- Normalmente, su alcuni dispositivi mobili possono verificarsi errori durante la registrazione su SES Hospedajes.
- Consigliamo di utilizzare un computer con Chrome per registrarsi, anche se è possibile farlo anche dal cellulare.
Passaggio 3: Registrare l’alloggio
Una volta effettuato l’accesso, vedrai l’opzione per compilare il modulo di registrazione delle entità. Clicca su Compila modulo.
Passo 4: Compilare il modulo
4.1 Selezionare rappresentazione
Una volta selezionata questa opzione ci verrà chiesto di indicare se agiamo in nome proprio o come rappresentante di un’altra persona, questa opzione si riferisce ai gestori di alloggi turistici che gestiscono gli alloggi di altri privati.
4.2 Compilare i dati personali e di contatto
Dopo aver continuato ci verrà chiesto di compilare i nostri dati personali e di contatto:
È importante che nella sezione “Tipo di entità” selezioniamo “Hospedaje”, poiché le altre opzioni si riferiscono alle grandi entità o piattaforme di gestione, come Booking.com o Airbnb. Come privati o aziende che gestiscono alloggi turistici la nostra attività è quella legalmente classificata come “di hospedaje”.
4.3 “Invio di comunicazioni tramite servizio web“:
Compila il modulo con le informazioni sull’alloggio e il proprietario, assicurandoti di includere tutti i dati richiesti da SES Hospedajes. È estremamente importante accettare l’invio delle comunicazioni tramite servizio web affinché registroparteviajeros.com possa inviare rapporti sui viaggiatori per tuo conto.
Inoltre, nell’e-mail di notifica degli errori del servizio web, dovrai inserire il seguente indirizzo e-mail: [email protected]
‼MOLTO IMPORTANTE: Seleziona “Invio di comunicazioni tramite servizio web”
4.4 Dati dell’azienda e aggiunta di indirizzi
Il nostro passo successivo sarà compilare i dati del nostro stabilimento, in cui dovremo selezionare il suo nome, il tipo di stabilimento, il numero di camere, se dispone di connessione a internet e i dati di contatto. La pagina web è opzionale, tuttavia, da Registro Parte Viajeros ti offriamo il servizio di creare una pagina web personalizzata per i tuoi alloggi.
Nella parte inferiore apparirà una lista degli stabilimenti che andremo a registrare, e dovremo aggiungerli alla lista, tieni presente che tutti gli stabilimenti che registrerai saranno collegati all’entità che stai registrando:
4.5 Revisionare e firmare
Per ultimo rimarrebbe solo controllare i dati inseriti e firmarli con l’applicazione Autofirma, ricorda di averla installata sul tuo dispositivo.
Sono già registrato su SES Hospedajes
Non ho le credenziali che finiscono con WS
Le credenziali che terminano con WS sono quelle che ti permettono di automatizzare la registrazione dei viaggiatori con Registro Parte Viaggiatori e altre OTA. Uno dei segnali che non hai ancora le credenziali per il servizio web è che entrando nel portale di Registro di enti e stabilimenti appaiano solo queste 3 opzioni:
Se eri già registrato in SES HOSPEDAJES ma non disponi delle credenziali per le comunicazioni tramite servizio web, all’interno della sede elettronica, entreremo in Registro delle entità e degli stabilimenti e dovremo selezionare l’opzione: “Consulta e modifica dei miei dati”:
Una volta lì, selezioneremo la casella che abilita l’Invio di comunicazioni tramite servizio web e compileremo l’email con la seguente email: [email protected].
Non ricordo le mie credenziali
Se invece era già attivato, ma non ricordi le credenziali, potrai o visitare l’email registrata e cercare la mail di [email protected] o gestire e cambiare le credenziali dalla sede elettronica di SES HOSPEDAJES cliccando su “Gestione credenziali di accesso al servizio web”:
Dentro di questa sezione ci verrà data l’opzione di selezionare su quale entità vogliamo consultare i dati, selezioneremo ciascuna delle entità che gestiamo, selezionandola nel menu a discesa apparirà un utente terminante in WS, questo utente sarà quello che dovremo inserire per l’automazione della registrazione. Raccomandiamo inoltre di cambiare la password di ogni utente, poiché è indispensabile per effettuare la registrazione e la consultazione dei rapporti viaggiatori:
Questo utente e password saranno quelli che inseriremo nell’applicazione di Registrazione Parte Viaggiatori per permetterci di gestire l’invio automatico delle registrazioni.
Ottenere il codice locatore e struttura
I codici del locatore e della struttura le saranno inviati tramite la sua email inviata da: [email protected]. Questa email la riceverà una volta che si registra su SES Hospedajes e avrà un aspetto simile al seguente:
Ogni volta che vorrà consultarli dovrà rivolgersi a questa email, se avessimo cancellato l’email potremo consultarla nella piattaforma di SES HOSPEDAJES, per farlo selezioneremo l’opzione “Consulta y modificación de mis datos”:
Una volta lì, potremo consultare il codice del locatore di SES HOSPEDAJES che si troverà in “I miei dati registrati” e consisterà in diversi zeri seguiti da un numero. Potremo anche consultare i codici di ogni stabilimento nella “Lista degli stabilimenti”:
Automatizzare la registrazione con registroparteviajeros.com
Una volta localizzati i seguenti dati:
- Codice dello stabilimento
- Codice locatore
- utente
- Password
Procederemo ad automatizzare l’invio delle registrazioni dei viaggiatori accedendo all’applicazione Registro Parte Viaggiatori, dove inseriremo i dati raccolti.
- Il primo passo sarà entrare nel nostro assistente virtuale dalla nostra applicazione, per questo selezioneremo il pulsante 🏠proprietà nella parte superiore sinistra e premeremo su “Configura le tue proprietà con l’assistente”:
2. Il secondo passo sarà selezionare la proprietà che vogliamo configurare:
3. Qui inizieremo a inserire i dati della nostra proprietà:
4. Configureremo una password di crittografia per poter aprire i PDF con i dati di registrazione inseriti dagli ospiti:
5. Successivamente, selezioneremo la modalità di invio. Possiamo optare per l’invio automatico tramite le chat delle tue piattaforme di prenotazione, come Airbnb, Booking.com, Holidu o VRBO, questa è l’opzione più comoda per gli utenti, ma esiste anche l’opzione di inviarli manualmente:
6. Selezioneremo su quali piattaforme vogliamo effettuare l’integrazione automatica e copieremo il messaggio per inserirlo nella nostra OTA di fiducia, sotto il pulsante per copiare il messaggio includiamo le istruzioni per effettuare l’integrazione automatica su Airbnb, Booking, Holidu e per il resto di quelle che operano sul mercato:
7. Selezioneremo se vogliamo essere notificati quando i nostri ospiti non compilano il rapporto dei viaggiatori. Questa opzione è abbastanza importante, perché se non si rispettano gli obblighi, è l’host a assumersi la responsabilità:
8. Configureremo il Calendario delle nostre OTA in modo che si sincronizzi con l’applicazione seguendo le istruzioni per l’integrazione sul nostro sito web e compileremo i dati raccolti da SES HOSPEDAJES: l’utente Web Service (terminante in WS), la password di SES HOSPEDAJES, il codice del locatore e il codice dell’istituto che stiamo registrando:
🎉 Congratulazioni! Hai già SES HOSEPDAJES configurato
Avendo configurato SES HOSPEDAJES con Registro Parte Viaggiatori puoi già utilizzare tutti i nostri servizi e ridurre il tempo dedicato alla burocrazia delle tue strutture ricettive turistiche.
