💥 L’AEPD ha appena preso posizione. Nel mondo del turismo e dell’ospitalità, rispettare la legge non è sempre così semplice come sembra. Una delle questioni che genera più dubbi tra proprietari, gestori e aziende del settore è la seguente:
Posso chiedere una copia della carta d’identità ai miei ospiti per rispettare la normativa?
È una domanda molto frequente. Molti esercizi commerciali, per abitudine, semplicità o “precauzione”, continuano a raccogliere copie dei documenti d’identità dei clienti… senza sapere che questa pratica è illegale e che le multe non sono affatto uno scherzo.
📢 Vi illustriamo la NOTA DELL’AGENZIA SPAGNOLA PER LA PROTEZIONE DEI DATI in merito alla richiesta di copie dei documenti di identità negli alloggi per ottemperare al Regio Decreto 933/2021. Potete consultarla qui: 👉 Nota AEPD – Registro degli alloggi
📜 Il Regio Decreto 933/2021: cosa dice realmente
Nell’ottobre 2021 è stato approvato il Regio Decreto 933/2021, che regola l’obbligo di registrare i dati delle persone che utilizzano servizi di alloggio (e anche di noleggio veicoli). Il suo scopo è chiaro: collaborare con le forze dell’ordine per prevenire i reati e garantire la tranquillità dei cittadini.
Questo decreto impone alle strutture ricettive di raccogliere e comunicare alcuni dati identificativi degli ospiti prima dell’inizio del soggiorno, ma c’è una cosa molto importante da tenere presente:
Il Real Decreto NON richiede che venga richiesta o conservata una copia della carta d’identità o del passaporto.
🚫Quindi, richiedere una copia della carta d’identità? NO: lo dice l’AEPD (Agenzia spagnola per la protezione dei dati).
L’Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD) è stata molto chiara al riguardo:
non è necessario richiedere una copia del documento d’identità.
Perché?
Perché richiedere o conservare una copia della carta d’identità o del passaporto viola il principio di minimizzazione dei dati di cui all’articolo 5.1.c) del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD). Tale principio stabilisce che possono essere trattati solo i dati strettamente necessari per lo scopo previsto.
E una copia del documento d’identità contiene molte più informazioni di quelle che ti servono:
- Fotografia
- Data di scadenza
- Nome dei genitori
- Codice CAN
- E molti altri dati
Inoltre, conservare questi documenti aumenta il rischio di furto d’identità, fuga di dati o uso improprio, il che può comportare sanzioni molto severe da parte dell’AEPD.
🤯 Ma non è tutto… ci sono anche delle multe
Sì, oltre ad essere una pratica non consentita, può rivelarsi costosa. Il GDPR prevede multe fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale, a seconda della gravità della violazione.
Per questo motivo ribadiamo: non richiedete né conservate copie dei documenti d’identità dei vostri ospiti. Non è legale, non è necessario e non è sicuro.
✅ Quali dati puoi e devi raccogliere?
Torniamo al Regio Decreto 933/2021. Nell’Allegato I (sezioni A.3, A.4, B.3 e B.4) sono riportate in dettaglio le informazioni obbligatorie che è necessario raccogliere:
- Nome e cognome
- Numero di documento d’identità (carta d’identità, passaporto o equivalente)
- Nazionalità
- Data di emissione e validità del documento
- Indirizzo
- Metodo di pagamento e dati del titolare (se applicabile)
- Telefono ed e-mail
- Eccetera.
👁️🗨️ E come faccio a verificare i dati senza una copia?
È qui che molti si spaventano. Ma non preoccuparti: verificare i dati non implica salvare il documento.
Secondo l’AEPD:
- Di persona, è sufficiente una verifica visiva del documento d’identità. In altre parole, si confrontano i dati forniti con il documento in possesso dell’ospite.
- Online, secondo la legge, puoi utilizzare metodi quali:
- Certificati digitali
- Verifica incrociata con i mezzi di pagamento
- Codici di autenticazione inviati tramite SMS o e-mail
- Altri fattori di autenticazione validi
In sintesi: esistono modi per verificare senza memorizzare. Rispetti la legge e proteggi la privacy dei tuoi ospiti.
🛡️ E come faccio ad assicurarmi di fare tutto bene?
È qui che entriamo in gioco noi. (www.registroparteviajeros.com)
💡 Nel Registro Parte Viajeros ti rendiamo tutto più facile (e legale)
Noi di Registroparteviajeros.com abbiamo progettato una soluzione integrale che rispetta al 100% il Regio Decreto 933/2021, il RGPD e la Legge Organica sulla Protezione dei Dati e la Garanzia dei Diritti Digitali (LOPDGDD).
Cosa possiamo fare per te? Tra le altre cose, infatti:
✔️ Raccogliamo solo i dati richiesti dalla legge.
✔️ Non richiediamo né conserviamo copie dei documenti.
✔️Ti avvisiamo se l’ospite non compila il modulo.
✔️ Comunichiamo e inviamo i rapporti direttamente al Ministero dell’Interno.
In altre parole: ti aiutiamo a rispettare gli obblighi senza complicarti la vita.
E se ci sono cambiamenti normativi, ci adattiamo per te, perché la nostra piattaforma evolve con la legge.
🧾 Quali leggi devi tenere in considerazione?
Se desideri approfondire l’argomento, ecco le principali normative che regolano il trattamento dei dati e l’attività di hosting in Spagna:
- Decreto reale 933/2021, del 26 ottobre
- Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) – Regolamento (UE) 2016/679
- Legge organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e la garanzia dei diritti digitali (LOPDGDD)
- Legge sulla sicurezza dei cittadini (Legge organica 4/2015), che disciplina anche parte degli obblighi in materia di identificazione degli ospiti.
✨ Conclusione: proteggi la tua attività, proteggi i tuoi ospiti
Nel settore ricettivo, la fiducia è tutto. E quella fiducia inizia con la protezione dei dati dei tuoi clienti.
Non richiedere copie della carta d’identità. Non sono necessarie, non sono legali e non aiutano a rispettare meglio la legge.
Fallo bene, fallo facilmente e fallo in modo sicuro.
Noi di Registro Parte Viajeros siamo qui per aiutarti a rispettare la normativa, proteggere le informazioni dei tuoi ospiti ed evitare problemi.
👉 Vuoi saperne di più? Scrivici e ti aiuteremo passo dopo passo. (Whatsapp)
Fonti consultate:
- Decreto reale 933/2021
- RGPD – Regolamento (UE) 2016/679
- Nota informativa dell’AEPD – Giugno 2025
- LOPDGDD – Legge organica 3/2018
