Se sei proprietario di un affitto per vacanze in Spagna, saprai che il Real Decreto 933/2021 ha cambiato le regole del gioco. Ci fa riflettere su come automatizzare la registrazione degli ospiti per il mio affitto per vacanze in Spagna. Non basta più raccogliere il DNI e annotarlo su un quaderno. Con l’obbligo di comunicare fino a 21 dati per prenotazione (inclusi i metodi di pagamento e il rapporto di parentela) in meno di 24 ore, la gestione manuale è, semplicemente, una trappola di tempo e errori.
La buona notizia è che la tecnologia è avanzata in modo che tu non debba essere un esperto di burocrazia. Qui ti spieghiamo come automatizzare questo processo dall’inizio alla fine.
Perché automatizzare con Registro Parte Viaggiatori?
L’automazione non è solo un lusso; è una strategia di sopravvivenza per tre ragioni chiave:
- Zero errori in SES.HOSPEDAJES: Il sistema del Ministero dell’Interno è rigoroso. Un errore in una cifra può invalidare l’invio. Il software di lettura automatica elimina il fattore umano.
- Risparmio di tempo: Passare da 15 minuti per il check-in a meno di 30 secondi.
- Esperienza dell’Ospite: A nessuno piace aspettare alla porta mentre l’host copia i dati. Il Check-in online permette al viaggiatore di fare il lavoro dal proprio cellulare prima di arrivare.
Automatizzare completamente con registrazione parte viaggiatori
1. Il Check-in Online (L’Autoservizio)
Invece di accogliere l’ospite con carta e penna, inviagli un link automatico dopo la prenotazione. L’ospite compila i suoi dati, carica una foto del suo documento e firma digitalmente dal proprio dispositivo.
In primo luogo, per automatizzare il check-in con Registro Parte Viaggiatori dovrai creare il tuo account, una volta creato l’account ricorda che hai 7 giorni gratuiti per provare l’applicazione e che addebitiamo solo 3€ al mese per proprietà, una volta creato l’account inizieremo compilando i dati della tua proprietà, iniziando dal nome dell’alloggio, il numero di camere o posti, se ha WiFi e a che ora si effettua il Check-In e il Check-Out:
Continueremo a configurare il calendario aggiungendo i portali delle OTA che utilizziamo per annunciare e prenotare gli alloggi, consulta le nostre guide per integrare le piattaforme nella nostra app, come quelle di Holidu o VRBO e incolleremo l’indirizzo URL del Calendario:
2. Connettività con SES.HOSPEDAJES
Questo è il passaggio critico. Il tuo sistema di registrazione deve essere collegato tramite API con la piattaforma del Ministero dell’Interno. Una volta che l’ospite firma la sua parte:
- Il sistema genera il file compresso.
- Lo invia automaticamente alle autorità.
- Ricevi e conserva il codice di risposta (la prova di invio) per il tuo archivio legale.
Per effettuare la connettività visita la nostra guida, ma dovrai compilare i dati relativi a SES.HOSPEDAJES:
- Dovremo inserire l’utente e la password di SES.HOSPEDAJES.
- Il Codice dell’Istituto che stiamo registrando.
- Il nostro Codice personale del Locatore.
- Infine imposteremo una password di crittografia per il nostro documento di viaggio.
Con Registro Parte Viaggiatori potremo creare un avviso se il cliente non effettua il parte, stabilendo quanto tempo prima verrà inviato automaticamente il link per effettuare la registrazione e configurare un messaggio di benvenuto personalizzato.
Una volta configurato, potremo incollare il messaggio di benvenuto nella nostra OTA di fiducia in modo che venga inviato automaticamente al momento della prenotazione.
3. Creare una prenotazione
Come esempio, vi mostriamo come registrare un ospite. In primo luogo, dall’app mobile (disponibile su IOS e Android), potremo creare una nuova prenotazione o avviare il check-in.
In secondo luogo, selezioneremo la proprietà di cui vogliamo creare il rapporto di registrazione:
In terzo luogo, stabiliremo la data di ingresso e quella di uscita:
In quarto luogo, potremo generare un Riferimento per il contratto, selezioneremo la sua data e sceglieremo un metodo di pagamento:
Infine, verranno compilati i dati dell’ospite: utilizziamo strumenti che consentano di scansionare il MRZ (la banda di caratteri in fondo a DNI e passaporti). Questa tecnologia estrae istantaneamente nome, cognome, numero del documento e data di nascita, inserendoli direttamente nel modulo di ingresso. Nel caso in cui non ci sia il codice MRZ per essere un passaporto straniero, questi dati verranno compilati manualmente, successivamente compileremo i dati di contatto, il genere, la nazionalità, il tipo di documento d’identità, il numero del documento, l’indirizzo dell’ospite e lasceremo che l’ospite firmi nel riquadro.
E avremmo già registrato automaticamente la segnalazione dei viaggiatori con la nostra applicazione!
Con il nostro metodo di registrazione automatica a un piccolo prezzo puoi semplificare la registrazione e dimenticare gli obblighi burocratici mantenendo un profilo di benvenuto amichevole per i tuoi ospiti.
