💥 Die AEPD hat sich gerade dazu geäußert. In der Welt des Tourismus und der Beherbergung ist die Einhaltung der Gesetze nicht immer so einfach, wie es scheint. Eines der Themen, das bei Eigentümern, Verwaltern und Unternehmen der Branche die meisten Zweifel hervorruft, ist das folgende:
Darf ich von meinen Gästen eine Kopie ihres Personalausweises verlangen, um die Vorschriften einzuhalten?
Diese Frage wird sehr häufig gestellt. Viele Einrichtungen sammeln aus Gewohnheit, aus Bequemlichkeit oder aus „Vorsicht” weiterhin Kopien der Ausweise ihrer Kunden… ohne zu wissen, dass diese Praxis illegal ist und dass die Strafen kein Spaß sind.
📢 Wir erklären Ihnen die MITTEILUNG DER SPANISCHEN DATENSCHUTZBEHÖRDE in Bezug auf die Anforderung von Kopien von Ausweisdokumenten in Beherbergungsbetrieben zur Einhaltung des Königlichen Dekrets 933/2021. Sie können sie hier einsehen: 👉 Mitteilung der AEPD – Registrierung von Beherbergungsbetrieben
📜 Das Königliche Dekret 933/2021: Was es wirklich besagt
Im Oktober 2021 wurde das Königliche Dekret 933/2021 verabschiedet, das die Verpflichtung zur Erfassung von Daten von Personen regelt, die Beherbergungsdienstleistungen (und auch Mietwagen) in Anspruch nehmen. Sein Zweck ist klar: Zusammenarbeit mit den Sicherheitskräften, um Straftaten zu verhindern und die Sicherheit der Bürger zu gewährleisten.
Dieses Dekret verpflichtet Beherbergungsbetriebe, bestimmte Identitätsdaten ihrer Gäste vor Beginn des Aufenthalts zu erfassen und weiterzugeben, aber es gibt etwas sehr Wichtiges, das Sie beachten sollten:
Das Königliche Dekret verlangt NICHT, dass eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses angefordert oder aufbewahrt wird.
El Real Decreto NO exige que se solicite ni se guarde una copia del DNI o del pasaporte.
🚫Also, eine Kopie des Personalausweises verlangen? NEIN: Das sagt die AEPD
Die spanische Datenschutzbehörde (AEPD) hat sich diesbezüglich sehr klar geäußert:
Es darf keine Kopie des Personalausweises verlangt werden.
Warum?
Denn das Anfordern oder Speichern einer Kopie des Personalausweises oder Reisepasses verstößt gegen den Grundsatz der Datenminimierung gemäß Artikel 5.1.c) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Grundsatz besagt, dass nur Daten verarbeitet werden dürfen, die für den vorgesehenen Zweck unbedingt erforderlich sind.
Und eine Kopie des Ausweises enthält viel mehr Daten, als Sie benötigen:
- Foto
- Ablaufdatum
- Namen der Eltern
- CAN-Code
- Und viele weitere Daten
Darüber hinaus erhöht die Speicherung dieser Dokumente das Risiko von Identitätsdiebstahl, Datenlecks oder Missbrauch, was zu sehr schweren Strafen seitens der AEPD führen kann.
🤯 Das ist noch nicht alles… es gibt Geldstrafen
Ja, abgesehen davon, dass es sich um eine unzulässige Praxis handelt, kann es auch teuer werden. Die DSGVO sieht je nach Schwere des Verstoßes Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes vor.
Deshalb betonen wir erneut: Fordern Sie keine Kopien der Ausweise Ihrer Gäste an und bewahren Sie diese nicht auf. Es ist nicht legal, nicht notwendig und nicht sicher.
✅ Welche Daten dürfen und müssen Sie erheben?
Wir kommen zurück zum Königlichen Dekret 933/2021. In Anhang I (Abschnitte A.3, A.4, B.3 und B.4) sind die obligatorischen Informationen aufgeführt, die Sie erheben müssen:
- Vor- und Nachname
- Ausweisnummer (Personalausweis, Reisepass oder gleichwertiges Dokument)
- Nacionalidad
- Ausstellungsdatum und Gültigkeit des Dokuments
- Domicilio
- Zahlungsmittel und Angaben zum Inhaber (falls zutreffend)
- Telefon und E-Mail
- Etc.
👁️🗨️ Und wie überprüfe ich die Daten ohne Kopie?
An dieser Stelle bekommen viele Angst. Aber keine Sorge: Die Überprüfung der Daten bedeutet nicht, dass das Dokument gespeichert wird.
Laut AEPD:
- Bei einem persönlichen Besuch reicht eine visuelle Überprüfung des Ausweises aus. Das heißt, Sie vergleichen die angegebenen Daten mit dem Ausweis, den der Gast vorlegt.
- Online können Sie laut Gesetz Methoden wie die folgenden anwenden:
- Digitale Zertifikate
- Gegenprüfung mit Zahlungsmitteln
- Per SMS oder E-Mail versandte Authentifizierungscodes
- Weitere gültige Authentifizierungsfaktoren
Zusammenfassend lässt sich sagen: Es gibt Möglichkeiten zur Überprüfung ohne Speicherung. Sie halten sich an die gesetzlichen Vorschriften und schützen die Privatsphäre Ihrer Gäste.
🛡️ Und wie stelle ich sicher, dass ich alles richtig mache?
Hier kommen wir ins Spiel. (www.registroparteviajeros.com)
💡 Bei Registro Parte Viajeros machen wir es Ihnen einfach (und legal)
Bei Registroparteviajeros.com haben wir eine Komplettlösung entwickelt, die zu 100 % dem Königlichen Dekret 933/2021, der DSGVO und dem spanischen Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und zur Gewährleistung digitaler Rechte (LOPDGDD) entspricht.
Was tun wir für Sie? Unter anderem:
✔️ Wir erfassen nur die gesetzlich vorgeschriebenen Daten.
✔️ Wir fordern keine Kopien von Dokumenten an und speichern.
✔️ Wir benachrichtigen Sie, wenn der Gast das Formular nicht ausfüllt.
✔️ Wir kommunizieren und senden die Formulare direkt an das Innenministerium.
Mit anderen Worten: Wir helfen Ihnen, die Vorschriften einzuhalten, ohne Ihnen das Leben schwer zu machen.
Und falls es regulatorische Änderungen gibt, Wir passen uns Ihnen an, weil sich unsere Plattform mit dem Gesetz weiterentwickelt.
🧾 Welche Gesetze müssen Sie beachten?
Falls Sie sich näher damit befassen möchten, finden Sie hier die wichtigsten Vorschriften, die die Datenverarbeitung und Hosting-Aktivitäten in Spanien regeln:
- Königliches Dekret 933/2021 vom 26. Oktober
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Verordnung (EU) 2016/679
- Organgesetz 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung digitaler Rechte (LOPDGDD)
- Gesetz über die öffentliche Sicherheit (Organgesetz 4/2015), das auch einen Teil der Verpflichtungen zur Identifizierung von Gästen regelt
✨ Fazit: Schützen Sie Ihr Unternehmen, schützen Sie Ihre Gäste
Im Beherbergungssektor ist Vertrauen alles. Und dieses Vertrauen beginnt mit dem Schutz der Daten Ihrer Kunden.
Verlangen Sie keine Kopien des Personalausweises. Sie brauchen sie nicht, sie sind nicht legal und tragen nicht dazu bei, die gesetzlichen Vorschriften besser einzuhalten.
Machen Sie es richtig, machen Sie es einfach und machen Sie es sicher.
Wir von Registro Parte Viajeros sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, die Vorschriften einzuhalten, die Daten Ihrer Gäste zu schützen und Probleme zu vermeiden.
👉 Möchten Sie mehr erfahren? Schreiben Sie uns und wir helfen Ihnen Schritt für Schritt weiter. (Whatsapp)
Quellen konsultiert:
- Real Decreto 933/2021
- RGPD – Reglamento (UE) 2016/679
- Nota informativa de la AEPD – Junio 2025
- LOPDGDD – Ley Orgánica 3/2018
