Para qualquer proprietário de uma habitação de uso turístico (HUT) ou gestor de alojamentos, o Livro-Registo de Viajantes não é apenas um trâmite administrativo; é um documento de segurança cidadã. Uma das dúvidas mais frequentes é: Quanto tempo devo guardar os registos de entrada de viajantes uma vez que o cliente saiu?
Desde Registro Parte Viajantes explicamos os prazos legais, a forma de conservação e as consequências de não cumprir esta obrigação.
Qual é o prazo legal?
De acordo com a legislação estadual vigente (Orden INT/1922/2003 e o Real Decreto 933/2021), os estabelecimentos de hospedagem têm a obrigação de conservar os registos de entrada (ou o Livro-Registo) durante um período de 3 anos.
Este prazo começa a contar desde o dia em que foi gerado o relatório de entrada.
Em que formato devem ser conservados?
A lei permite flexibilidade no formato, mas exige ordem e disponibilidade imediata:
- Livro-Registo físico: Se utiliza folhas em papel, estas devem estar encadernadas em volumes entre 100 e 500 folhas. Devem estar numeradas e prontas a ser apresentadas se um agente da autoridade as solicitar durante uma inspeção.
- Livro-Registo digital: Cada vez mais anfitriões optam pela digitalização. Se usares uma plataforma de registo, certifica-te de que te permite descarregar o Livro-Registo completo. Os ficheiros digitais têm a mesma validade legal, desde que garantam a integridade dos dados.
Como devo guardar estes dados?
Para qualquer proprietário de uma habitação de uso turístico (HUT) ou gestor de alojamentos, o Livro-Registo de Viajantes não é apenas um trâmite administrativo; é um documento de segurança cidadã. Uma das dúvidas mais frequentes é: Quanto tempo devo guardar os registos de entrada de viajantes uma vez que o cliente saiu?
| Tipo de Documento | Prazo de Conservação | Motivo |
| Parte de Entrada (Físico/Digital) | 3 anos | Segurança Cidadã (Ley Orgánica 4/2015) |
| Faturas da estadia | 4 anos | Obrigações Tributárias (Hacienda) |
| Dados de contacto (Marketing) | Até que o utilizador revogue | RGPD (Proteção de Dados) |
O que acontece depois dos 3 anos?
Uma vez decorridos o prazo legal de três anos, a recomendação é a destruição segura dos documentos.
Já que os formulários de entrada contêm dados pessoais sensíveis (cartão de cidadão, assinaturas, moradas), não podes simplesmente deitá-los no contentor do papel. Deves usar uma trituradora de papel (nível de segurança P-3 ou superior) ou contratar um serviço de destruição certificada para cumprir com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
Sanções por incumprimento
Não conservar as partes durante o tempo estipulado ou perder o Livro-Registo pode acarretar sanções económicas consideráveis ao abrigo da Lei de Segurança Cidadã:
- Infracções leves: De 100 € a 600 €.
- Infrações graves: De 601 € a 30.000 €.
conclusão
Manter um arquivo organizado é a melhor defesa contra uma inspeção. Quer seja numa estante ou nos seus dispositivos, assegure-se de que cada ficha de viajante esteja localizada e datada.
Desde Registro Parte Viajeros recomendamos guardar os Dados do Livro-Registo em formato digital, dado que ao guardá-los em ficheiros físicos torna-se mais difícil para as autoridades consultá-los. Normalmente estas obrigações de guardar partes de entrada de viajantes são feitas para garantir a segurança cidadã e a proteção das pessoas que utilizam os alojamentos turísticos. Portanto, é mais conveniente para si e para as autoridades que os tenham em formato eletrónico.
Recomendamos que os mantenha nos seus dispositivos e que não os carregue para serviços de armazenamento cloud (armazenamento na nuvem), dados os riscos envolvidos em guardar qualquer tipo de dados, sendo especialmente comum nos últimos anos que as grandes empresas sofram falhas de segurança que podem afetar os seus clientes. No Registro Parte Viajeros encriptamos os dados que nos enviam e enviamo-los imediatamente, mantendo-os apenas pelo tempo necessário para que não existam problemas legais e possam ser corrigidos erros, reduzindo enormemente o risco de roubo dos dados.
