O momento do check-in é o ponto mais crítico da experiência do hóspede. É o “primeiro contacto” real, onde se confirma se as fotos do anúncio eram verdadeiras e se o anfitrião é tão amável como parecia por mensagem. A pergunta que fazemos é: Como gerir o primeiro contacto com o teu hóspede?
No entanto, há um obstáculo que costuma quebrar o encanto: a burocracia. Pedir o cartão de cidadão, preencher o boletim de viajantes e falar sobre normas policiais pode transformar uma receção calorosa num processo frio e policial.
Como cumprir a lei sem arruinar a experiência do cliente? Aqui damos-lhe as chaves psicológicas para um check-in perfeito.
O efeito da “Carga Cognitiva”: Não os sature ao chegar
Quando um viajante chega ao seu alojamento, o seu cérebro está em modo “sobrevivência”: está com fome, cansado, procura Wi-Fi e quer saber onde deixar as malas.
- O erro: Abordá-los à porta com um formulário e uma caneta.
- A solução: Deixa-os entrar, respirar e ver a casa. Oferece um copo de água ou uma recomendação local rápida. Uma vez que se sintam “em casa”, a resistência psicológica a dar os seus dados diminui drasticamente.
Muda o “Tenho que…” para o “É pela tua segurança”
As palavras importam. Não é o mesmo dizer “Tenho que pedir-te o Cartão de Cidadão por lei” do que dizer “Para garantir a tua segurança e cumprir com a normativa de proteção ao viajante, vamos realizar o registo rápido de entrada”.
- Psicologia: Ao apresentar o registo como um benefício para a sua segurança (identificação de pessoas no edifício, controlo oficial), o hóspede percebe-o como um valor acrescentado, não como uma incómoda administrativa.
A regra da “Mínima Fricção”
A magia desaparece quando o processo é lento. Se começares a transcrever dados à mão enquanto eles esperam de pé, estás a roubar-lhes tempo das suas férias.
- A solução tecnológica: O uso de ferramentas digitais permite que o processo seja quase invisível. Uma digitalização rápida com o telemóvel ou um registo prévio online elimina a espera.
O “Check-in Invisível”: A melhor experiência é aquela que não se sente
A tendência atual em alojamentos de luxo e nos anfitriões mais bem avaliados é o Pre-Check-in.
- Envias um link 24 horas antes.
- O hóspede preenche-o no conforto do seu sofá.
- Quando chega ao alojamento, a parte “chata” já está feita.
Isto permite-lhe dedicar 100% do tempo de boas-vindas ao que realmente importa: explicar como funciona a máquina de café, onde jantar o melhor peixe ou que locais secretos visitar.
Como estruturar a sua mensagem de boas-vindas?
Aqui tens uma estrutura que equilibra hospitalidade e legalidade:
Olá [Nombre]! Estamos a preparar tudo para a tua chegada. Para que quando chegares só tenhas de te preocupar em desfrutar, envio-te este link para fazer o registo oficial de viajantes (é um requisito legal rápido que a polícia nos pede). Só te vai levar 30 segundos.
Conclusão: Menos papel, mais sorrisos
O registo de viajantes não tem de ser o “vilão” da sua hospitalidade. Se utilizar a psicologia a seu favor e se apoiar na tecnologia, o cumprimento do RD 933/2021 torna-se num processo fluido que até reforça a sua imagem de profissionalismo.
Em registroparteviajeros.com ajudamos-te a que o registo seja tão rápido que os teus hóspedes nem sequer o lembrarão como um procedimento, mas como parte de uma receção perfeita.
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Gostaria que redigíssemos para si uma sequência de mensagens de boas-vindas que maximize a taxa de resposta dos seus hóspedes?
